カンファレンスにおける司会の役割や進行手順・気をつけるポイントを解説!

公開日:2020.06.04  更新日:2022.11.22

会社によっては、いきなりカンファレンスの司会者として任命されることもあります。カンファレンスは通常の会議とは異なり、規模も大きいので、荷が重いと感じる人がほとんどです。また、カンファレンスにおける司会者は、どのような役割があるのでしょうか。

そこで本記事では、カンファレンスにおける司会者の役割や実際の進行手順気をつけるポイントなどについて解説します。これからカンファレンスで司会を務める方は、ぜひ最後までご覧ください。

 

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カンファレンスとは

カンファレンスとは、英語で「会議」や「協議」といった意味です。しかし、ビジネスにおいては「数十人以上が集う大規模な会議」という意味で使われます。

カンファレンスは医療や介護の現場で使われることをイメージする方も多いかもしれませんが、実際にはビジネスやスポーツ・学術など、幅広い分野において使われています。

使われるシーンや分野によって、「CF」や「カンファ」、「コンファレンス」と呼ばれることも珍しくありません。

 

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カンファレンスにおける司会者の4つの役割

カンファレンスにおける司会者の主な役割は以下の4つです。

・ファシリテーターと連携してスムーズに進行
・時間管理の徹底
・参加者の意見に耳を傾ける
・参加者にとって必要な情報をアナウンスする

順番に解説します。

ファシリテーターと連携してスムーズに進行

司会者は、ファシリテーターとの連携が非常に重要です。ファシリテーターとは、参加者に対して発言を促したり話の方向性をコントロールしたりする担当者のことを呼びます。

司会者は、あくまでもカンファレンスの進行役を担う人のことなので、ファシリテーターと間違わないように注意しましょう。ファシリテーターの状況に合わせながら進めていくことで、スムーズな進行が可能となります。ファシリテーターの役割も担う司会者もいますが、経験とスキルが求められるため注意しましょう。

時間管理の徹底

時間管理も司会者の役割です。時間管理のなかでも最も重要なのが、カンファレンスの開始時間終了時間となります。

開始時間が遅れてしまえば、カンファレンスそのものが締りのないものとなってしまいます。また、終了時間が大幅に遅れてしまうと、参加者の集中力が欠けてしまうだけではなく、その後の予定がある参加者もいるので、クレームにつながる可能性もあるのです。

結果として参加者に多大な迷惑をかけてしまう恐れがあるため、時間管理を徹底しましょう。

参加者の意見に耳を傾ける

初めての参加で緊張してしまう参加者も少なくありません。緊張をほぐしてあげるのも司会者の役割です。参加者の意見に対して耳を傾けて頷くことによって、「しっかりと自分の意見を聞いてくれる」と、参加者は安心感を得ることができます。

カンファレンスでは、参加者同士が意見を積極的に発言してもらうことが重要なので、司会者は発言しやすい環境を作ることを意識しましょう。

参加者にとって必要な情報をアナウンスする

参加者の多いカンファレンスでは、広い会場で行うことが通常です。また、参加者のほとんどが初めて使用する会場である場合も多いでしょう。そのため、カンファレンス司会進行では会場の使用方法カンファレンスでの注意点など必要な情報をアナウンスすることが求められます。

必ず案内すべき内容はカンファレンスによって異なりますが、一般的なものをご紹介します。

 

・お手洗いや自動販売機の場所:
使用する会場からお手洗いや自動販売機の場所までのルートを案内しましょう

・ランチタイムの過ごし方:
カンファレンスによってはお弁当が出る場合もありますが、そうではない場合は近隣の食事処や休憩スペースを案内しましょう

・携帯電話の使用可否:
カンファレンス開催中に携帯電話を使用したい場合は会場の外に出るなどマナーやルールを案内しましょう

・休憩時間の案内:
休憩はどのタイミングで行われるか案内しましょう

以上のように、必ず事前に主催者に確認したうえで必要事項をカンファレンス開始前などの適切なタイミングで案内するように案内してください。

 

※【話し方のコツ】

カンファレンス司会進行では、話し方もとても重要です。参加者が多いからこそ、必要な情報が洩れてしまってはいけません。ボソボソ話さずに、5m先の人にも届くようにはっきりと話すようにしましょう。

はっきり話すためには、発声と話し方がポイントです。

まず声は前方ではなく、頭の上から出すようなイメージで出すとよいでしょう。お腹に力を入れて頭の上から出すことで、遠くまではっきりと聞こえます。また、話し方もいつもよりも大きな口でゆっくりと話すとよいでしょう。滑舌の悪い方は、ひとつひとつの言葉を丁寧に発音するのが重要です。

さらに、句読点を意識して句読点ごとに間をあけるようにすると伝わりやすくなります。

 

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カンファレンスにおける司会で台本や原稿を作成する2つのメリット

カンファレンスが開催される前に、あらかじめ台本や原稿を作成しておく司会者も珍しくありません。

台本や原稿を作成するメリットは以下の2つです。

・議論を結論へと導く
・心を安定させる

順番に解説します。

議論を結論へと導く

カンファレンスで何よりも重要なのが議論を結論へと導くことです。特に大規模なカンファレンスでは、参加者がもう一度あつまって議論することはほぼ不可能です。そのために台本が不可欠になります。

予め議論がうまく進んだ場合とそうではない場合のシナリオを考え、台本にまとめておけば議論を結論へと誘導することが可能です。

心を安定させる

台本や原稿を用意するもう一つの理由は司会者自身の心を落ち着かせるためです。

台本があれば不測の事態でも落ち着いて対応ができます。仮に台本や原稿を使わなかったとしても、台本や原稿があることで「いざとなれば台本をみればよい」という心の余裕を生み出すこともできます。何より自分自身のために台本や原稿を用意しましょう。

 

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カンファレンスの進行手順

カンファレンスの進行手順は以下の3ステップで進めていきます。

・導入
・展開
・まとめ

それぞれの具体的な内容について見ていきましょう。

導入

最初の挨拶として、自分が今回のカンファレンスにおける司会者であることを宣言しましょう。その後、カンファレンスのテーマや終了時刻などを参加者に伝えます。

テーマを伝える際には、このテーマに選んだ理由を伝えておくのがおすすめです。テーマに選んだ理由を伝えておくことで、参加者の意識を高めて議論の活発化に期待できます。

展開

カンファレンスのテーマや終了時刻などを伝えたら、参加者や議題提案者からそれぞれ意見を発表してもらいます。議論が白熱すると、本来の主旨とは異なる話題が展開される可能性があるので、司会者は方向性を修正しながら進行していくことが大切です。

ファシリテーターがいる場合には、迅速に連携してスムーズな進行を心がけましょう。終了時間を過ぎないように時間管理を徹底することが重要です。

まとめ

終了時間が近くなったら、これまでの参加者の意見をまとめて認識の相違がないか、擦り合わせを行います。擦り合わせの結果、問題がなければ、参加者から合意を得て最後に締めの挨拶を行い終了です。

 

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カンファレンスの進行で気をつけたいポイント

カンファレンスを進行する上で気をつけたいポイントは2つあります。

1つ目は参加者の意見を否定しないことです。

意見を否定してしまうと、参加者は不安に感じてしまい、その後の議論で発言しにくくなります。そのため、参加者の意見の内容が本来の主旨とは異なっていても、否定するのではなく一度受け入れることが大切です。

2つ目は発言しやすいような環境を作ることです。

カンファレンスでは、参加者同士が意見を述べなければ議論が進みません。しかし、カンファレンスによっては人数が多く、発言するのを躊躇する参加者もいるので、司会者が参加者に対して質問を投げかけて議論が活発化するようにしましょう。

 

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まとめ

本記事では、カンファレンスにおける司会者の役割や実際の進行手順・気をつけるポイントなどについて解説しました。

カンファレンスにおける司会は、ファシリテーターとの連携や時間管理の徹底・参加者の意見に耳を傾けるなど、さまざまな役割があります。また、議論を活発にするためにも参加者に対して質問を投げかけて、発言しやすいような環境づくりを行うことが大切です。

 

カンファレンスは一般的な会議とは異なり、大規模で開催されるケースが多いので、スキルと経験のある司会者を自社で確保するのが困難な企業も少なくありません。

そんなときには、株式会社ニューズベースにお任せください。

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