セミナー・ウェビナーで必要な案内メール/リマインドメールのテンプレートや参加者を増やすためのポイントを解説!

公開日:2019.09.24  更新日:2022.11.15

セミナーを開催するにあたって送るのが案内メールです。案内メールを送ることで当日の参加率を向上させる目的があります。しかし、実際にどのような文書のメールを送ればいいのかわからない担当者も多いのではないのでしょうか。

そこで本記事では、案内メールやリマインドメールのテンプレートや参加者を増やすために意識すべきポイントなどについて解説します。

 

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セミナーやウェビナーで案内メールを送る目的

セミナーやウェビナーにおいて案内メールを送る目的は、参加率を向上させるためです。どんなにクオリティの高いセミナーやウェビナーを開催したとしても、参加者が少なければ意味がありません。

セミナーやウェビナーの詳細や、参加するメリットが書かれた案内メールを送ることで、キャンセル率の減少に期待できるのです。

リマインドメールとは

セミナーやウェビナーにおけるリマインドメールとは、開催する日にちが近づいていることを事前に知らせるメールです。申込者のなかには、参加する日程を忘れていたり、参加申し込みしたことすら覚えていなかったりする人も少なくありません。

リマインドメールを送ることによって、セミナーやウェビナーに申し込んだ事実を思い出させて、参加率を向上させます。

 

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案内メールに記載すべき項目や内容

案内メールに記載すべき項目や内容は以下の通りです。

・件名
・挨拶文
・リード文

・セミナーや ウェビナーの詳細な内容

件名は、誰が見てもセミナーやウェビナーの案内メールであることがわかるようなタイトルにしましょう。挨拶文やリード文には、セミナーウェビナーに参加するメリットを記載して、参加意欲を引き立たせることが重要です。

 

セミナーや ウェビナーの詳細な内容については、以下の内容を忘れずに記入しましょう。

・学習する内容
・開催日時
・当日の講師
・参加費用
・申し込み方法

参加者は、セミナーやウェビナーで学習できる内容が気になるはずなので、特に詳しく書くのがおすすめです。

 

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実際に使える案内メールとリマインドメールのテンプレート

実際に使える案内メールとリマインドメールのテンプレートを、セミナーとウェビナーに分けてそれぞれ紹介します。

セミナーの場合

件名:【重要】〇〇セミナーのお申込み受付と会場のご案内

○○様

お世話になります。
〇〇セミナーの○○と申します。
この度は、〇〇セミナーにお申込みいただき、誠にありがとうございます。
お申込み内容とセミナー受講料のお支払い方法をご案内させて頂きます。

【セミナー名】

【お申込み内容】

・お名前:
・ご住所:
・電話番号:
・お支払い方法:

【受講料】

円(税込)

【お支払い方法のご案内】

振込口座:

【セミナーの詳細情報】

・セミナー名:
・セミナー内容:
・開催日時:
・開催場所:
・最寄り駅:
・持ち物:

それでは、会場でお会いできることを楽しみにしています。

【運営元:株式会社○○〇】

住所:
電話番号:
担当:

ウェビナーの場合

件名:【重要】〇〇セミナーのお申込み受付と会場のご案内

○○様

お世話になります。
〇〇セミナーの○○と申します。
この度は、〇〇セミナーにお申込みいただき、誠にありがとうございます。
お申込み内容とセミナー受講料のお支払い方法をご案内させて頂きます。

【セミナー名】

【お申込み内容】

・お名前:
・ご住所:
・電話番号:
・お支払い方法:

【受講料】

円(税込)

【お支払い方法のご案内】

振込口座:

【セミナーの詳細情報】

・セミナー名:
・セミナー内容:
・開催日時:
・ログインURL:
・ログインID:
・パスワード:

お時間となりましたら、上記のURLからログインしてください。
もしログインできなかった場合、「ブラウザで開く」をお選びください。ブラウザで参加される場合は、 なるべくChromeをご利用ください。

セミナーのキャンセルご希望の場合は、【セミナー予約キャンセルフォーム】から受け付けております。

【運営元:株式会社○○〇】

住所:
電話番号:
担当:

リマインドメールの場合

件名:【重要】〇〇セミナーのお申込み受付と会場のご案内

○○様

お世話になります。
〇〇セミナーの○○と申します。
先日は弊社の【◯◯セミナー】へお申し込みいただき、誠にありがとうございました。
【◯◯セミナー】の開催日が近づいてきましたので、再度メールさせていただきました。
セミナーの詳細につきましては下記をご覧ください。

【セミナー名】

【お申込み内容】

・お名前:
・ご住所:
・電話番号:
・お支払い方法:

【受講料】

円(税込)

【お支払い方法のご案内】

振込口座:

【セミナーの詳細情報】

・セミナー名:
・セミナー内容:
・開催日時:
・開催場所:
・最寄り駅:
・持ち物:

それでは、会場でお会いできることを楽しみにしています。

【運営元:株式会社○○〇】

住所:
電話番号:
担当:

 

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セミナーやウェビナーの参加者を増やすためのポイント

セミナーやウェビナーの参加者を増やしたいのであれば、以下の4つのポイントを意識しましょう。

・送信スケジュールを考える
・セミナーやウェビナーに参加するメリットを伝える
・リマインドメールを予約配信にする
・件名を工夫する

一つずつ解説します。

送信スケジュールを考える

参加者を増やすためには送信スケジュールも非常に重要となってきます。

案内メールは申し込みと同時に送られることがほとんどですが、リマインドメールは企業によって異なります。前日に1回しか送らない企業もあれば、複数回に分けて送る企業もあるなど、さまざまです。

リマインドメールは、送れば送った分だけ参加率の向上に期待できるので、最低でも3回は送るようにしましょう。

セミナーやウェビナーに参加するメリットを伝える

参加者は、自分にとってメリットがなければ、セミナーやウェビナーに参加しようとは思いません。

そのため、「セミナーに参加することでどのような知識が得られるのか」、「ウェビナーに参加してどういったことが学べるのか」など、案内メールで参加者にメリットを伝えましょう。

付加価値をつけることが大事です。

リマインドメールを予約配信にする

リマインドメールは案内メールと違って複数回送る必要があるため、担当者が送るのを忘れてしまうことも珍しくありません。ヒューマンエラーを防ぐためにも、リマインドメールは予約配信にするのがおすすめです。

予約配信にすることで、決まった時間にリマインドメールが送られるようになります。設定も非常に簡単ですので、試してみましょう。

件名を工夫する

例えば、件名が「〇〇セミナーのご案内」だけでは埋もれてしまい、開封率が下がる可能性があります。

「【重要】 〇〇セミナーのご案内 」というように目に留まりやすい件名にすることで開封率を上げることができます。

 

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まとめ

本記事では、案内メールやリマインドメールのテンプレートや参加者を増やすために意識すべきポイントなどについて解説しました。

案内メールやリマインドメールを送ることで、セミナーやウェビナーの参加率向上に期待できます。セミナーやウェビナーを開催したのにもかかわらず、参加者が増えないのであれば、本記事を参考に案内メールやリマインドメールを作成してみましょう。

人的リソースが足りず、セミナーやウェビナーが開催できないのであれば、株式会社ニューズベースにお任せください。株式会社ニューズベースでは、社内イベントやセミナーなどの準備から当日の運営をサポートしています。

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