【コロナ禍イベント】オンラインでコミュニケーションを取る最新ツール紹介

公開日:2020.06.26
オンラインコミュニケーション

 

Withコロナ時代に突入した我々ですが、イベントの企画・制作・運営と数多くのイベントに関わってきた弊社には「オフラインでイベントをやりたい!」「オンラインイベントへの転換をしたいがどうしたらいいのか分からない!」…と日々さまざまなお問い合わせをいただいております。

今回は、オンラインイベントで新しいシステムやコンテンツの導入を考えている企業のご担当者様に向けて、オンラインで使えるさまざまなツールをご紹介したいと思います。

 

依然として猛威を振るうコロナウイルスですが、緊急事態宣言も解除となり段階的ではあるものの対策さえすればイベントの開催も許可されている今の状況。しかし、本当に開催してもいいのだろうか?自分たちでうまく出来るだろうか?とお悩みをお持ちではないでしょうか?
これを機にオンラインイベントを開いてみようとご検討の方もいるかと思います。

 

「どうしてもオフラインイベントを開催したい」
「3密対策をしてイベントを開催したいが、人手が足りない」
「オンラインに切り替えてセミナーや採用イベントをしたいが、ツールが使いこなせない」
「オンライン上でグループに分かれてワークショップをしたい」

など多くのお問い合わせが来ておりますが、
こちらのブログでは、そんなお困りごとの参考になりますように特にお問い合わせの多いオンラインイベントで使える最新ツールやアイデアなどをご紹介していきたいと思います。

 

通常のライブ配信に加え、見て聞いてくれている人が参加できる形にすることで参加者の熱量を維持させることに繋がります。

オンライン上はコミュニケーションを取りづらいことで集中が切れ離脱してしまうこともあるので、参加型イベントにするにはどのようなツールを使えばいいのか是非参考にしてください。

 

まず最初の章で、最新のイベントに関するガイドラインについても内容を記載させていただきました。オフラインイベントを開催する上での必要な対策が記載されております。

 

1.最新イベントガイドラインについて

ここでは、「展示会業界におけるCOVID-19感染拡大予防ガイドライン」という6月10日付けで日本展示会協会から出されたガイドラインを元に解説させていただきます。

 

こちらのガイドラインは、政府の「新型コロナウイルス感染症対策の基本的対処方針」を踏まえ、新型コロナウイルス感染症対策専門家会議「新型コロナウイルス感染症対策の状況分析・提言」において示されたガイドライン作成の求めに応じ、展示会・見本市及び付帯イベントにおける新型コロナウイルス感染症拡大予防策として実施すべき基本的事項を具体的に整理したものとなっております。

 

【必ず行うべき対策】

・関係者及び出展者、来場者すべて体調確認と検温を行う
(37.5度以上の発熱が確認された場合は入場NG)

・関係者及び出展者、来場者に対してマスクの常時着用と手洗い、手指消毒の徹底

・来場者に対して事前の情報公開(対策や個人情報取得有無のお知らせ等)

・密になりにくいレイアウトプランの立案

・接触を避け、待機列などの対人距離をなるべく2mあける

・施設の換気と接触部位の消毒と清掃の徹底

・必要に応じたサインの設置やシステムの導入

・必要に応じた人数制限や自粛

・感染疑いが発生時のマニュアルを制作し、対応手順や担当者など関係者に周知徹底させる

 

ソーシャルディスタンスをとる

 

やはり、3密を避けたレイアウトの検討と来場者への事前の案内や会場案内サインの準備、当日は関係者すべての体調を調べ、衛生面の徹底が必須です。運営マニュアルの作成と事前の計画段階でしっかり対策を練っておきましょう。

また、運営面では来場者を誘導し人数コントロールしながらイベントを進めるスキルが必要になってきます。

 

上記の対策を取った上でしたら現状オフラインのイベント運営は可能です。

直接人に会えるイベントはやはり魅力的なのは間違いないと思いますし、来場者の熱量も高いです。そういった面でオフラインイベントをやりたいという企業様からのお問い合わせも多々いただいております。

オフラインイベントの開催方法に関しては、グループ会社の株式会社ウィズアスのブログで詳しく説明させていただきましたので、併せてご確認ください。

以下のブログでは、上記の必ず行うべき対策が盛り込まれた内容となっております。

イベント開催のための「3密を避ける対策」~コロナ禍での300人セミナー運営~

 

2.オンラインイベントのおすすめツール&アイデア

この章では、イベントをオンラインへ切り替えたみなさま、もしくは切り替えをご検討されているみなさまへ向けて、オンラインイベントで使えるツールのご紹介をいたします。

 

以下、いくつかのシーンで使えそうなものに分けてみました。

2-1.面接や採用活動シーン
2-2.セミナーやカンファレンスシーン
2-3.教育シーン
2-4.インパクトある演出をしたい
2-5.その他

 

 

2-1.面接や採用活動シーン

面接や採用活動

1| インタビューメーカー

こちらは、PCやスマートフォン、タブレットがあれば、いつでもどこでも面接できるというものです。時間や場所の制約が少ないため、書類選考のような手軽さで面接可能となっております。

 

POINT

・応募者が簡単に面接予約できる
・いつでもどこでも面接できる
・社内の情報共有、面接スキルの均質化に繋がる
・手軽に面接でき、再チェックも可能
・求人媒体を一括管理できる
・媒体の費用対効果が一目でわかる

 

 

2|オフィスツアー動画

オフィスで企業説明会やインターンシップなどがこれまでのようには行えない状況で、候補者が気になること、知りたいこととして社風だったり実際の従業員の方たちの雰囲気を感じ取りたいということだったりします。

そこで、候補者の不安解消のひとつとしてオフィスツアー動画を作成し、公開するということはとても有効かと思います。

とても凝った長編動画である必要はないです。数分の動画コンテンツでもオフィスの外観や社内の風景、働く姿を映すことでイメージが伝わりやすくなり、候補者会社理解へと繋がっていきます。

また、面接時にオフィスツアーを一緒に行い説明しながら会話をするのも良いかと思います。

 

 

2-2.セミナーやカンファレンスシーン

セミナーカンファレンス

 

次は、セミナーやカンファレンスなど少し大き目のイベントを開催したい場合のツールです。

 

1|slido

こちらは、Q&Aやアンケートを取りたい場合に使用するツールとなります。
単なるチャットだけでなく、「いいね」や「投票」も行えるため数値で視聴者の動向をとらえやすく、視聴者も視覚的に意見をとらえられるので使いやすいのではないでしょうか。

 

POINT

・質の高いQ&Aセッションを開催できる
・聴衆からのリアルタイム投票で、会議やイベントをよりインタラクティブに演出できる
・どのトピックが視聴者の共感を呼んだかイベント分析が可能

 

 

2| FRESHVOICE

こちらは遠隔の講師と受講者をつないで行うオンラインセミナーソリューションです。

登壇者と質問者のやりとりが動画付きで視聴者全員で共有することが可能となっており、挙手機能で質疑応答もでき、利用はボタンを押すのみというシンプル操作。最大で3名まで同時双方向のやりとりが実現できます。

チャットよりもコミュニケーションエラーが起きづらく、ライブ感も出やすいツールです。

 

POINT

・インストールレス(Chromeで使う場合)
・資料共有機能付
・挙手機能で双方向のやり取りOK
・録音、録画機能付
・ウェビナー参加者の全員が共有できるチャット機能付き
・最大50人に同時配信可能

 

 

3|名刺交換ツール

こちらでは名刺交換ツールをご紹介します。セミナー等では名刺交換をしたい場面も多いと思います。今回は2つのツールを挙げさせていただきました。

今はオンライン上で簡単に名刺交換ができ、データの保管も可能なので是非使ってみてください。

 

sansan

POINT

・相手がsansanユーザーでなくても簡単に登録できる
・部門を越えて名刺交換した方たちの情報を可視化・共有することができる

 

eight

POINT

・名刺交換した方たちの近況状況が分かる
・メッセージから気軽に連絡可能

 

 

2-3.教育シーン

教室 教育シーン

 

続いて、iPad、タブレット、ノートPCなど端末の種類を問わず利用できる授業支援システムです。

緊急事態宣言発令中の中、教育現場はオンライン対応に乗り出せたところ、乗り出せなかったところと大変苦労されたと思いますが、以下のようなツールを導入することで少しでも教育環境が整えばいいと思っています。

 

 

1|schoolTakt

「先生が教えやすく、生徒が楽しく学べる」環境作りのため開発されたツールで、さまざまな教材や、お手持ちの PDFの教材・写真をアップロードするだけで、生徒の学習状況をリアルタイムに把握できたり、生徒同士の解答を共有することで「みんなで学び合う」学習環境をカンタンに構築できます

 

POINT

・Webブラウザだけで協働学習できる
・全国500校以上での導入実績
・直感的な操作で手軽にタブレット授業をスタートできる
・導入、運用管理は低コスト
・一斉授業・協働学習・反転授業どんなスタイルにもフィット
・授業支援だけでない、学級経営に使える

 

 

2-4.インパクトある演出をしたい

バーチャルリアリティー

 

次は少しインパクトのあるイベントを演出できるツールをご紹介します。
VRなど最新のツールは参加者の興味関心も高いので楽しいイベントや話題性を演出するにはもってこいです。

 

1|CrazyTalk

こちらのツールは3Dアバターを作成することができます。
音声とテキストを使用して鮮やかに顔画像をアニメーション化でき、あらゆる分野で活躍できそうです。
例えば、ビデオ制作や企業のキャラクターとして商品の販促、Webサイト、研修ビデオに使ったりすることができるでしょう。

 

POINT

・写真から簡単にしゃべる3Dヘッドが作成できる
・いきいきしたアニメーションを自動再生できる
・テキストやオーディオ、ご自身の声に合わせた自動リップシンク
・マウス操作による表情コントロールが可能

 

 

2|cluster

こちらは無料でヴァーチャルイベントを開催できるというツールです。
音楽ライブやプレゼンテーション、ファンミーティングやトークイベント、動画鑑賞などさまざまなシチュエーションで活用可能です。

 

POINT

・誰でも無料でイベント作成ができる
・収容人数が無限大
・マネタイズシステムも完備
・空間演出も思いのままできる

 

 

2-5.その他

オンライン通訳 動画撮影

 

1|interprefy

こちらは、クラウドベースの遠隔通訳プラットフォームです。あらゆる場所から、いつでも、何ヶ国語でも、参加者が何人でも気にせず、会議やイベントで同時通訳を利用できます。
通訳品質はそのままに、会議運営の業務負担を大幅削減できます。

 

POINT

・コストと手間を削減できる
・使い方がシンプル
・モニタリングにるサポート機能あり

 

 

2|ONE STOP STUDIO

こちらはオンラインイベント配信スタジオです。新商品発表会やライブ配信もこちらのスタジオで可能です。設備に不安がある方や広い場所を確保したいなどのご希望がある場合は、こういった場所を使って撮影をするという手段もあります。

 

POINT

・撮影内容に合わせた最新機材で対応可能
・専用の撮影ルームでクオリティをあげられる

 

3.イベントのオンライン化による注意点と課題

前章では、オンラインイベントに使えるいくつかのツールをご紹介いたしましたが、この章では、イベントをオンライン化する際の注意点と課題に触れたいと思います。

 

新型コロナウイルスの影響を受けて多くのオフラインイベントは自粛を余技なくされ、現在もガイドラインを遵守した上で制限されたイベント開催しかできない状況です。
この状況を打破する手段のひとつとしてイベントをオンライン化しているところは多いかと思います。

オンラインイベントは移動の必要もなく、主催者側も来場者側も場所を選ばず参加ができます。またコスト面でも会場費や設営費等が大幅に削減できるというメリットがあります。

最近では、オンラインイベントを盛り上げるさまざまなツールもあるため、個性豊かに楽しい演出をすることも可能になってきています。

 

ですが、以下のようなトラブルには注意が必要です。

3-1.配信トラブル
3-2.運営上のトラブル
3-3.一方通行のイベントになってしまう

 

こういった課題は最低限計画段階で想定しておき、事前に対応方法を検討しておくべきです。
当日、いざトラブルが発生してしまったとしても、事前準備をしっかりしておけばある程度、落ち着いて対応することができます。

 

 

3-1.配信トラブル

まずオンラインイベントをする上で最も重要で必要不可欠なことは、配信環境の構築です。快適なPC(スマホ)動作環境がなければ、動画や音声が止まってしまうなどのトラブルに繋がってしまいます。有線LANを準備するか安定した高速の通信環境を準備することで最低限このトラブルは防ぐことができます。

もうひとつ大事なこととしてPCのスペックです。ライブ配信をするのはPCに大きな負荷をかけることになるため、PCのスペックも高いものをおすすめします。
これは、配信者側だけではなく参加者の環境も同様ですので、事前に推奨するPCのスペックなどを伝えておくといいかと思います。

また、オンラインイベントでは音声がしっかり聞こえるということも大きなポイントです。
パソコンのスピーカー機能を使うのではなく、ノイズキャンセリング機能がついたヘッドセット等を使うことで音質を担保することができます。

 

 

3-2.運営上のトラブル

こちらは、例えばオンライン上でワークショップをしたいので、全体の参加者をグループに分けたいなど運営上必要な対応がうまくできなかったりすることが考えられます。

主催者側が運営もやりながら、しかも多くの人数が集まる中、インタラクティブな演出を加えながらの運営となると、トラブルが起こった際に手が回らなくなることがあります。

進行や運営内容に不安がある場合は、その部分を外部の会社に委託することでセミナー内容や参加者の反応に集中することが可能になると思うので、運用のプロである専門業者に依頼することもおすすめします。

 

 

3-3.一方通行のイベントになってしまう

こちらは、オンラインイベントの欠点でもあるかと思いますが、イベントの雰囲気や温度感が伝わりづらく、熱量を持って聞いてもらえなかったり、集中力も欠けがちになってしまうことです。

この課題を少しでも解決するため、前章でいくつかツールのご紹介をしました。
双方向のやりとりを可能にすることで気軽に質問やアンケートの回答を可能にしたり、話題性のある3DやVRを活用して相手の興味を引くこともできます。

自分たちが伝えたいことだけを伝えるのではなく、参加型イベントにすることで相手の興味や疑問にも応えてあげることで、よりリアルに近い環境を作り出せることができるのだと思います。
顔が見えないからこそ、参加者がどう思って聞いているのかという反応を探ることが必要かと思います。

お役立ち資料

4.まとめ

ここまでで、オンラインイベントの役に立つツールとアイデア、また、その課題について書いてきましたが、これからもオンラインイベントの需要は増えてくるかと思います。

同時にそれを盛り上げるためのツールもどんどん進化し、オリジナリティ溢れるイベントが増えてきて、オフラインイベントにも負けないコミュニケーションが取れるものになるかもしれません。

 

我々はイベントの企画・制作・運営、またイベントに関わるバックオフィス業務までを一貫して担ってきたイベントのプロです。

最近はオンラインイベントへのシフトに伴い、オンラインイベントに関するご質問をたくさん受けております。そのご質問を受けて、今回はツールについていくつか挙げさせていただきました。

 

弊社では、オンラインイベント、オフラインイベントに関わらずイベントに関するお問い合わせをお受けしておりますので、何かお悩みやご相談事がございましたら、株式会社ニューズベースまでお問い合わせください。

また、イベントに関わるバックオフィス業務や出展者や来場者管理などにつきましてもご対応可能です。

人的リソースを避けないなど業務をアウトソーシングしたいと思われている企業様はグループ会社の株式会社ウィズアスまでお問い合わせください。

お問い合わせ

 

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参考:
一般社団法人 日本展示会協会 ”展示会業界におけるCOVID-19感染拡大予防ガイドライン(2020.6.10)”