展示会出展者がやりがちな失敗、完全防御マニュアル

イベントノウハウ

大規模な展示会に出展する目的は、数千から数万規模の来場者をブースに呼び込み商談のリードを増やす事や自社や自社商品、サービスを多くの人に知ってもらうためです。東京ビッグサイトや国際フォーラムといった大会場では、さまざまな展示会が開催されています。

中小企業などは予算の都合上、良い商品やサービスを持っているのにも関わらず、マスをターゲットにした広告や宣伝に力を入れられません。このような企業にとって展示会は直接的に潜在顧客と接触できる絶好の機会です。工夫次第で大きな効果を上げられる場です。

展示会に出展することで、営業案件の獲得、認知度の向上、既存顧客との関係性の強化などのメリットが得られます。

この記事では、展示会で得られるメリットデメリット、準備の方法や注意点を詳しく紹介。展示会というビジネスチャンスを逃さないために、ぜひ参考にしてください。

展示会に出展することでどういう効果が出る?メリットデメリット
展示会を開催する前に、まず知っておきたいのが展示会のメリットデメリット。やみくもに展示会に参加しても、思った通りの効果が得られず、コストや手間、時間だけがかかってしまった…。といった結果にもなりかねません。

メリットデメリットを知り、展示会に参加する目的を明確化することによってビジネスチャンスを最大限に生かしましょう。

目次

1.展示会に参加するメリットとは

2.展示会に参加するデメリット

3.展示会に出展する時にやらないといけないこと

4.展示会出展スケジュール

5.まとめ






1.展示会に参加するメリットとは

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・営業案件の獲得


企業ブースへの来場者に適切なアプローチをすることで、商談へと繋げることができます。自社の利益と直結する、非常に大きなメリットです。

その場で商談につながるケースもありますが、見込み客の獲得も重要なメリットです。展示会ブースで顧客情報を獲得。電話・メール・DM・訪問などでの継続的なフォローをすることで、有望な見込み客へと育てて、商談へと繋げられます。

その場で商談につながる見込み客をメインにするなら、商談ブースを充実させましょう。また、見込み客獲得をメインにするなら、広く来場者を集めるために立ち寄りやすいブースづくりをします。

・認知度の向上

自社について知ってもらう機会を作り出すことは容易ではありません。メディアに企業のイメージ広告を出して、多くの広告のなかで認知度を高くして成果につなげる費用対効果は年々薄くなっています。

そこでおすすめなのが、展示会に出展し来場者に自社をアピールすること。自社のイメージに合った、ユニークな展示をすることで、ブランドイメージを知ってもらえるチャンスが生まれます。

・既存顧客との関係性向上

展示会を既存顧客とのコミュニケーションの場とすれば、日ごろの感謝や新しい取り組みを伝え、関係性を向上することができます。

顧客との関係を深めることで、自社の他の商品やサービスの導入、顧客からの紹介、契約の延長などにつながります。






2.展示会に参加するデメリット

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・コストや手間がかかる

展示会の準備は想像以上にやることが多く、しっかり段取りをしないと失敗してしまう可能性が高くあります。準備を万全にしなければ出展費やブースの装飾などにかかったコストが無駄になってしまいます。

・来場者が来ない可能性がある

ブースの位置や来場者の導線、時間帯、人員の配置などを念頭に置いて事前に戦略を練るのが重要です。ただ、展示会に参加しただけでは来場者がブースに訪れなかった全然来なかったり、せっかく来ても商談へとつなぐ事ができないかもしれません。






3.展示会に出展する時にやらないといけないこと


展示会には多くの企業が出展しているので、その中から自社を選んでもらい、顧客を獲得するのは容易ではありません。ですので、展示会で効果を上げるためには、ただ出展をするのではなく、見込み客獲得や契約などの成果に繋がるよう戦略を練る必要があります。

これを怠るとせっかくコストや手間をかけて展示をしても、成果が得られず無駄になってしまいます。では具体的にどのようなことをすれば良いのでしょうか。

■何を誰にアピールするのかを考える

まずは展示の目的を設定して、自社のどんな商品やサービスを、どのターゲットに伝えるのかを決めます。次にターゲットにどんなアピールが響くのかを考えて作戦を立てます。

例えば、コスト削減に悩む企業がターゲットであれば、「自社のサービスを使えば、コストが削減できる」といったように、ターゲットの抱えている課題が自社の商品やサービスを導入することで解決できるという訴求をすると有効でしょう。

■紹介する商品やサービスを絞る


出展する際には、「できるだけ多くの人の関心を引きたい」と思うあまりに、紹介する商品やサービスを多くしがちです。

ですが、紹介するものが多くなればなるほど、来場者がパッとブースを見たときに、何をアピールしているのかが分かりにくくなります。

1ブースにつき1アイテムに絞って紹介し、ピンポイントで訴えかける方が見込み客の獲得に繋がり、商談に進みやすくなります。

■印象的なキャッチコピーを掲げる

企業ブースの多くで、社名や商品名を大きく掲げていますが、自社や商品名の知名度に自信がない限り、おすすめしません。

なぜならば、知名度がない企業の場合、来場者が社名や商品名を見てもピンと来ないからです。社名や商品名を知ってもらう前に、まずは印象的なキャッチコピーを掲げて、来場者の注意を引くことが肝心です。

例えば、コストを削減するサービスなら、コスト削減の効果をアピールするキャッチコピーで目を引き、その近くに社名や商品名を掲げるとよいでしょう。






3.展示会出展スケジュール

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展示会出展の準備はタスクが非常に多く、スケジュール管理が大変です。下記に展示会準備の基本的なスケジュールを記載しましたので、参考にしながら作業の優先順位を決めていきましょう。

■1年~半年前

・予算項目の確認
展示会出展の予算を決めます。主な予算項目は、出展費、ブース装飾・運営費、その他ですが、詳細に費用をピックアップすることで、より予算管理がしやすくなります。

・出展申し込み
展示会によっては一年前くらい前から申し込みをスタートしているケースもあります。早期申し込みをすると特典がある場合もあるので、早めに申し込むのがおすすめです。

■半年前

・過去のデータを確認する
これまでの出展時の目標値と達成できたかどうかを確認。その数値をもとに、今回の目標値を決めます。前回達成できていなかった場合は、対策を考えましょう。

・展示の目的を決める
見込み客が獲得したい、商談をなるべく多くしたいなど目的によって展示のコンセプトや内容を決めます。具体的な数値目標も合わせて設定しましょう。

■5ヶ月前

・予算の設定
参加経験がある場合は昨年の予算を、新規出展の場合は出展マニュアルを参考に、以前洗い出した予算項目をもとに予算を設定します。

・出展ブースの最終決定
展示内容やプログラムを考慮したうえで、出展ブースを最終決定します。あまり窮屈なブースですと、立ち寄りにくいので、その点も考慮してブースの構成、人員の配置を設計しましょう。

・コンテンツの選定
ブースに展示する製品やサービスなどを決めます。

■4ヶ月前

・業者への依頼
展示ブースの企画や運営などを任せる業者に依頼をします。

・運営スタッフの選定
スムーズに進行するには、充分な人数の運営スタッフが必要です。早めに確保しておくと安心です。

■3ヶ月前


・展示ブースの装飾業者の決定

・ホテルや交通機関のチケットの手配
大規模なイベントになればなるほど、直前にホテルの部屋を確保するのは難しくなります。交通機関のチケットと合わせて早めに手配しておきましょう。

・カタログ・パンフレットの企画構成
カタログやパンフレットを作る場合は、この時期からとりかかるとスムーズです。

■2ヶ月前

・展示会運営事務局への各種申請
必要な申請はこの時期に済ませておきましょう。また、装飾業者が代行してくれるケースも多いので、事前に確認しておくと良いです。

・招待状の作成
ブースへの来客が見込まれる得意先や見込み客の送付リストを作り、招待状を作成します。

■1ヶ月前

・招待状の送付

・輸送の手配
大型、または精密品の輸送は早めに手配しておくとスムーズです。

・カタログ、パンフレットの印刷

・ノベルティの準備

■2週間前

・プレスリリース
自社のホームページやメディアなどに、出展の案内を出します。

■1週間前

・運営シミュレーション
当日の運営がスムーズに行われるよう、チームでシミュレーションを行います。

・最終調整・確認
最終チェックをして、準備の漏れを防ぎます。






まとめ

exhibition_(2).jpg展示会は自社や自社商品をアピールし、売り上げアップをかなえるビッグチャンスです。メリットとしては、営業案件の獲得や認知度の向上、既存顧客との関係性向上などがあげられます。

コストや手間がかかる、来場者が来ない可能性があるなどのデメリットはありますが、特に中小企業にとっては、新規開拓の絶好の機会。大企業に比べて、知名度や広告にかけられる費用の額が低くても、多くの人にアピールするチャンスです。

展示会に参加する際のポイントは二つ。スケジュール管理を徹底することと、成果を出すために戦略を練ることです。

展示会の準備の作業量は膨大なので、スケジュール管理をしっかりしないと、当日の運営が上手くいかないといった事態を招きかねません。一年前、半年前…と時期ごとにやるべきタスクをしっかり把握して、優先順位を意識したスケジューリングをしましょう。

展示会には多くの企業が出展しているので、ただブースを設けているだけでは埋もれてしまいます。ターゲットをしっかり設定する、紹介する商品やサービスを絞る、印象的なキャッチコピーで来場者を引きつけるといった工夫をすることで、顧客獲得や売り上げアップなどの成果につながります。

<参考>
・展示会から確実に売り上げを上げるための教科書サイト~展示会の目的は明確になっていますか?「目的」から考える展示会出展~

・EXPO INTERNATIONAL LTD.~展示会出展の基本!出展までの準備スケジュール例~

・成功展示会.com~中小企業の展示会出展で よくある6つの間違い~