キャンペーンをする際、事務局は代行した方が良いのはなぜか?

アウトソーシング

製品のプロモーションの一環として行う、不定期なキャンペーン施策。
通常のターゲットよりも話題性をうまく掛け合わせ合えれば、より幅広いターゲットに届けることが可能な有効な施策です。

ただ、全体図や各パーツでどれくらいの作業量、コストが発生しているか把握していないと見繕ったリソースを上振れてしまうこともあります。

今回は、キャンペーン事務局業務を中心にご紹介しますので、キャンペーンを控える担当者様は是非この機会にご確認ください。

 

目次

1. キャンペーン施策の全体図
2. キャンペーン事務局の業務一覧
3-1.キャンペーン運営で注意が必要なポイントとは?
3-2.キャンペーン事務局代行を依頼するメリット<>
4-1.プロモーション担当者は考える仕事を
4-2.キャンペーン事務局代行を依頼するなら
5. まとめ






1.キャンペーン施策の全体図 

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「宣伝活動」の一環でもある活用されるキャンペーン施策。
知ってもらうきっかけや、買ってもらうきっかけに自社のPRも兼ねられるキャンペーンは有効な活動です。

私たちの日常生活においてもテレビで、交通広告で、またSNSでキャンペーンに触れる機会は多くあります。また、キャンペーンを行う際は、ただ単純に集客ができるように、売り上げが上がるようにだけではなく、実施までの企画設営工数もきちんと把握し臨まなければなりません。

例えばキャンペーン応募者の管理や応募者からの問い合わせ対応など、「事務局対応」が必要となり、通常業務に加えて実施するとなると大きな負担となります。

今回はキャンペーンの運用フェーズにおいて知っておきたい「キャンペーン事務局の代行」についてご紹介します。まずはキャンペーンを行う際にどのような業務が発生するのか見ていきましょう。






2.キャンペーン事務局の業務一覧 

キャンペーンとして有名な手法の一つが「プレゼントキャンペーン」です。

プレゼントキャンペーンは購入者が応募するとオリジナルグッズや金券がもらえる企画です。そのプレゼントキャンペーンを企画するキャンペーン事務局がするべき仕事を洗い出します。
キャンペーン事務局の業務
時期別に「事前準備」「募集期間の運営」「締め切り後の対応」の3フェーズに分けて見ていきましょう。


1:事前準備

• スケジュール作成
事前準備から事後の対応までを含めたスケジュールの作成
• 業務設計、マニュアルの用意
業務タスクの洗い出し、ワークフロー構築、各業務担当者へのマニュアルの用意、お問い合わせQAの作成、業務担当への説明
• 受付窓口の用意
電話番号の取得、留守番電話の設定、メールアドレスの用意、私書箱の用意など

2:募集期間の運営

• 応募の受付
応募物の郵便局への引き取り、送り先違いの応募物がないか確認、応募条件への適合を確認、応募のリスト化、ハガキなど応募物の管理
• 問い合わせ対応
キャンペーン参加(希望)者からの問い合わせへの対応、問い合わせ内容のリスト化

3:締め切り後の対応

• 抽選
抽選(手引き、コンピュータ)、重複当選の確認、当選者への連絡、当選者のリスト化
• プレゼント発送
梱包、発送(宛名作成、送付状の用意)、未着・不良品対応(配送状況の確認、交換、再送などとそれに付随する当選者との連絡)

以上のようにキャンペーンの事務局の業務は単純作業ですが、1つ1つ洗い出すと手間のかかるものが多くあります。手間が多くかかってしまう業務こそ代行の価値が高いと言えるでしょう。

また、なかでも「応募の受付」「問い合わせ対応」「プレゼント発送」は特に社内で事務局対応をする場合には注意が必要な業務になります。その点について次の項で説明します。





3-1.キャンペーン運営で注意が必要なポイントとは?

キャンペーン事務局業務の中でも応募の受付、問い合わせ対応、プレゼント発送は以下の点から特に注意が必要となります。

• 「生活者と直接コミュニケーションする」

キャンペーン内容への問い合わせや発送後のプレゼントへの問い合わせなど、事務局にはキャンペーン応募者から様々な問い合わせやクレームが入る可能性があります。このような連絡には「即時、適切な」対応が求められます。

• 「個人情報を取り扱う」


応募者の情報は個人情報となります。それを集め、リスト化し、原本を管理し、またそれを使ってプレゼントを発送するという作業は「個人情報の取り扱いに対する正しい知識」と「ヒューマンエラーを起こさないための運用ノウハウ」が必要です。

もし、以上の対応で不備があれば応募者=自社のビジネスターゲットに悪いイメージを与えることになり、またインターネット上の口コミなどから企業の経営自体を揺るがす事態に発生する可能性もあります。

もし、そんな事になればイメージアップや販売促進のために行うキャンペーンが本末転倒となってしまいます。そういったことが起きないためにしっかりとしたノウハウを持つパートナーとリソースを確保して臨むことが必要です。

上記の「作業項目が多い」「問い合わせ対応の注意」など普段の業務に加えてキャンペーン対応業務があるとなると、人員不足や管理など多くの問題が発生する可能性があります。

そこで、このようなキャンペーンを企画・実行するにあたり、キャンペーン事務局を代行依頼するメリットを次にご紹介します。






3-2.キャンペーン事務局代行を依頼するメリット

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電話やメールなどに24時間365日対応します。待たせることはそれだけで不快に感じられてしまう可能性がありますが、これによってクレームやお問い合わせに対してお客様を待たせることが無くなります。

コンシューマー対応

キャンペーン応募者への対応は「お客様対応」となり、しっかりとした対応のスキルが必要になります。キャンペーンを企画する部署のメンバーが全てお客様対応の経験者であることも少ないので、対応に不安がある場合は外部に委託するメリットとなります。また、外部委託先としてもキャンペーン事務局業務も兼ねる委託先であればキャンペーン内容を理解させる作業や電話対応のマニュアルを別途作成するといった手間がなくなることもメリットになります。

個人情報の取り扱い

上記の通り応募者の情報は個人情報となります。JNSA(日本ネットワークセキュリティ協会)の調査結果によると、2017年の個人情報の漏洩の原因は「誤操作 25.1%」「紛失・置忘れ 21.8%」「管理ミス 13.0%」「不正な情報の持ち出し 6.5%」※1など約70%近くが人的な要因で起きています。

例えば社内で応募リストを作成するのであればそのリストのファイルはどこに置くのでしょうか?アクセスが制限されたフォルダーはありますか?そのパソコンはUSBなどの外部メモリーは使用できない設定になっているでしょうか?

このように個人情報漏えいのリスクを少なくするためには運用上のノウハウが必要になり、もし社内に個人情報の取り扱いに関する知識啓蒙がされていないのであれば外部委託するメリットの一つとなるでしょう。

以上3点のような外部ノウハウの活用というメリットとともに「リソース」面での外部委託のメリットも忘れてはいけないところです。キャンペーンの規模にもよりますが応募者のリスト化、プレゼント発送や窓口業務などは単純作業ですが時間を取られるものです。

こういった単純作業はアウトソーシングしたり(BPO)、ロボットに任せたり(RPA)しようというのが業務効率化を求められる昨今の風潮でもあります。この観点からも事務局の代行を依頼する価値はあるでしょう。






4-1.プロモーション担当者は考える仕事を

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日本の一人当たりの労働生産性はOECD加盟国35カ国中21位と低く、さらに少子高齢化による生産人口の減少からも生産力が下がって行くという中で業務効率を良くすることが強く求められています。プロモーションの担当者はより良いプロモーションを考え、実行していくことが本来の業務であり、キャンペーン応募者のリスト化やお問い合わせの対応に時間を取られることは本意ではないはずです。

そういった単純作業はアウトソーシングしてより生産性の高い業務を目指すべきでしょう。






4-2.キャンペーン事務局代行を依頼するなら


もし、キャンペーン事務局代行の活用を検討されるのではあれば「年間300案件の豊富な実績」「リピート率80%以上」「一部業務から依頼可能」という株式会社 ウィズアスにご相談してみていかがでしょうか。

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5.まとめ

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キャンペーンは製品・サービスのプロモーションにおいて欠かせないものです。しかし、その運用面においては「失敗できない」「リソースの負荷がかかる」といった懸念点もあります。

その懸念点を解決するのがキャンペーン事務局代行のサービスです。キャンペーン運営に関わる外部ノウハウを活用しながら、単純作業のリソースを減らすことができる事務局代行のサービスは業務効率化にもつながります。うまく活用してプロモーション担当者様は本来のプロモーションを考える業務に集中してはいかがでしょうか。

参考文献


※1出典:2017年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書【速報版】|特定非営利活動法人 日本ネットワークセキュリティ協会(JNSA)
https://blog.btrax.com/jp/team-building/