イベント運営の大まかな流れを解説!成功させるために意識すべきポイントも

公開日:2024.04.02

自社でイベントを開催するにあたって、経験が少ない場合、何から準備を進めればよいのかわからない、という担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、イベント運営の大まかな流れについて解説します。イベントを成功させるために意識すべきポイントも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

 

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イベント運営の大まかな流れを解説

イベント運営の大まかな流れは、以下の7ステップです。

  • イベントを開催する目的やターゲットを決める
  • イベントの開催形式を決める
  • イベントのスケジュールを調整する
  • イベントに向けた集客を行う
  • イベント当日に必要なモノを準備する
  • リハーサルを行う
  • イベントを開催する

順番に解説します。

 

1.イベントを開催する目的やターゲットを決める

まずは、イベントを開催する目的やターゲットを決めましょう。

多くの企業はイベントを開催する目的として、新たな商品やサービスを宣伝して見込み客を獲得したり、認知度を向上させたりすることなどが挙げられます。

開催する目的をなるべく明確にすることで、よりターゲットのニーズを満たせるようなイベントとなるはずです。

ターゲットについては、しっかりとしたペルソナ像を設定しましょう

 

ペルソナ像の設定において、最低限決めておくべき項目は以下の通りです。

  • 年齢
  • 性別
  • 住んでいる場所
  • 職業
  • 現在の収入
  • ライフスタイル
  • 性格

企業向けのイベントであれば、売上高や規模・ビジネスモデルなどをペルソナ像として設定しましょう。

 

2.イベントの開催形式を決める

イベントを開催する目的やターゲットを設定したら、次にイベントの開催形式を決めます。

イベントの開催形式は、主に3種類あります。

  • オフライン
  • オンライン
  • ハイブリッド

それぞれの特徴は、以下の通りです。

 

オフライン

<メリット>

  • 直接コミュニケーションを図れるため、関係性が構築しやすい
  • 来場者にその場の臨場感を楽しんでもらうことで、記憶に残りやすくなる

<デメリット>

  • 会場の設営や当日の運営など、やるべきことが多く、準備に時間がかかる
  • 会場費やスタッフの人件費など、膨大なコストがかかる

オンライン

<メリット>

  • パソコンとネット環境さえあれば、どこにいても参加できるため、オフラインよりも参加率の向上に期待ができる
  • 会場を確保したり設営したりする必要がないため、コストや手間がかからない

<デメリット>

  • 通信環境や機材などのトラブルが発生する可能性がある
  • オフラインのような臨場感がなく、途中で飽きられる可能性がある

ハイブリッド

<メリット>

  • オフラインでもオンラインでも参加できるため集客しやすく、参加者のエンゲージメント向上につながる
  • 何かしらのトラブルや災害が起きた際にも臨機応変に対応できる

<デメリット>

  • オフラインとオンラインのどちらにも対応しなければいけないため、運営が複雑になり、混乱を招く恐れがある
  • 上記を参考にした上で、どのように開催するのかを決めましょう。

 

お役立ち資料 当日スケジュール(Excel形式) はこちら

3.イベントのスケジュールを調整する

イベントの開催形式を決めたら、イベントのスケジュールを調整します。

どのような層をターゲットにするのかによって、スケジュールは大きく変わります

一般消費者向けのイベントであれば、土日のお昼もしくは平日の夕方など、なるべく参加しやすい時間帯や日時にしましょう。

 

4.イベントに向けた集客を行う

イベントのスケジュールを調整したら、集客を行います。

SNSやオウンドメディア・メールマガジン・Web広告など、集客方法はさまざまあります。

一人でも多くの顧客に参加してもらえるよう、ターゲット層やイベントの内容に適した方法で集客を行いましょう

 

5.イベント当日に必要なモノを準備する

続いて、イベント当日に必要なモノを準備します。イベント当日に必要なモノの一例は、以下の通りです。

  • 運営マニュアル
  • イベントがスムーズに進むためのツールやシステム
  • 配布する資料
  • ノベルティ
  • アンケート など

上記のほかにも、イベント当日に必要なモノがあれば、適宜準備しましょう。

 

6.リハーサルを行う

イベント当日に必要なモノを準備したら、リハーサルを行いましょう。

リハーサルによって、新たな課題や問題に気づくこともあるはずです。もし見つけた際には、適宜修正していきます。

時間に余裕がある場合には、1回だけでなく複数回行うのがおすすめです。

 

7.イベントを開催する

リハーサルも行ったら、いよいよイベント開催です。

たとえリハーサルを行っていたとしても、当日はイレギュラーな事態が起きることは珍しくありません。

トラブルが起きても迅速に対応できるよう、適切にコミュニケーションを取って連携することが求められます。

 

お役立ち資料 イベント工程管理表(Excel形式) はこちら

イベントを成功させるために意識すべきポイント

イベントを成功させたいのであれば、以下4つのポイントを意識しましょう。

  • 運営マニュアルを作成する
  • 案内状を作成する
  • 独自性を持たせる
  • 外注を検討する

一つずつ解説します。

 

運営マニュアルを作成する

イベントを成功させたいのであれば、運営マニュアルを作成しましょう。

運営マニュアルとは、イベントの詳細な情報や組織図などが記載されているマニュアルのことです。

運営マニュアルがあることで、担当者一人ひとりの役割が明確となります。

また、イレギュラーな事態が起きても迅速に対応できるようになるため、スムーズな運営が可能です。

 

案内状を作成する

たとえクオリティの高いイベントを開催したとしても、参加者が来なければ意味がありません。

集客方法として、SNSやオウンドメディア・メールマガジン・Web広告などがありますが、案内状の作成もおすすめです。

案内状について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

イベント開催に伴い案内状を出す理由とは?書く際のポイントやテンプレートも紹介

 

独自性を持たせる

日々多くの企業がイベントを開催しているため、SNSやオウンドメディアで告知したり案内状を出したりしても、思った以上に参加者が集まらない可能性があります。

ひとりでも多くの参加者を集めたいのであれば、イベントに独自性を持たせることを意識しましょう。

独自性を持たせるためにも、これまで競合他社が開催したイベントを調べたり自社の魅力を深堀したりしてみましょう。

 

外注を検討する

イベントを成功させるためには、十分なリソースを確保した上で万全の運営体制を整えることが大切です。

自社だけではリソースを確保するのが難しいということであれば、外注を検討してみましょう。

外注することで、イベント運営に関する業務をトータルでサポートしてくれるため、現状のリソースだけでも開催することが可能となります。

外注業者はイベント運営におけるプロですので、クオリティにも期待ができます。

 

しかし、外注業者は数多くあるので、どこに依頼すればいいのかわからないという方もいるはずです。

そのような場合には、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、社内コミュニケーションイベントプロデュースを提供しており、イベントに関するさまざまな業務のサポートを行っています。

豊富な支援実績もあるため、イベントの開催経験が乏しくても安心です。

まずはお気軽にお問い合わせください。

 

お役立ち資料 イベント事例集 一覧はこちら

まとめ

本記事では、イベント運営の大まかな流れやイベントを成功させるために意識すべきポイントについて解説しました。

イベントを運営するにあたって、さまざまなステップがあるため、開催経験が乏しい方は本記事を参考にしてみてください

イベントを成功させたいのであれば、運営マニュアルを作成したり独自性を持たせたりすることを意識しましょう。

外注を検討しているのであれば、株式会社ニューズベースにお任せください。

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