研修で外部講師へお礼メールを送る際のポイントとは?活用できる例文も紹介!

公開日:2023.12.20

研修を開催するにあたって、外部講師に依頼した場合、研修終了後に担当者から「お礼メール」を送るのが一般的なマナーです。

しかし、どのようにお礼メールを書けばいいのかわからないという方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、研修で外部講師にお礼メールを送る理由やポイント・例文について解説します。

 

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研修で外部講師にお礼メールを送る理由

研修で外部講師にお礼メールを送る理由として、以下の2つが挙げられます。

  • 感謝の気持ちを述べるため
  • 良好な関係を構築するため

順番に解説します。

 

感謝の気持ちを述べるため

外部講師に依頼することで、自社では身につけることのできない知識やスキルを習得することができます。

また、社内で講師を担当できるような従業員がいないことから、外部講師のおかげで研修が成り立っているという企業もあるはずです。

これらのことから、感謝の気持ちを述べるという意味でお礼メールを送ります。

 

良好な関係を構築するため

外部講師にお礼メールを送ることで、講師にとっては「研修が好印象であった」という実感を持つことができ、企業と講師の間の良好な関係の構築につながります

その結果、次回の依頼がしやすくなったり、打ち合わせや日程調整がスムーズに進むなどの効果が期待できます。

 

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研修で外部講師にお礼メールを送る際の記載項目

研修で外部講師にお礼メールを送る際には、以下4つの項目を記載しましょう。

  • 件名
  • 冒頭文
  • お礼
  • 締めの挨拶

一つずつ解説します。

 

件名

まずは件名です。

長い件名や内容がわかりにくい件名は避け、「研修の御礼」といった、なるべくシンプルでわかりやすい件名にしましょう。

 

冒頭文

冒頭文は、基本的に相手への挨拶を記載します。

例えば

「お世話になっております。株式会社〇〇の△△です。先日は弊社の研修で講師を務めていただき、ありがとうございました。」

などの文章が好ましいです。

 

お礼

冒頭文の後は、お礼の文章を記載します。

研修に対する担当者の感想を記載するだけでなく、受講者の声を伝えるのもおすすめです。

 

締めの挨拶

お礼メールの最後は、締めの挨拶を記載しましょう。

例文としては、以下の通りです。

「本日は貴重なご講演をいただき、ありがとうございました。今後ともご指導の程、宜しくお願い申し上げます。」

「研修で学んだ内容を早速職場で実践してまいります。今後とも何卒お願い申し上げます。」

 

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研修で外部講師にお礼メールを送る際のポイント

研修で外部講師にお礼メールを送る際には、以下5つのポイントを意識しましょう。

  • 誤字脱字に気をつける
  • なるべく早めに送る
  • 簡潔に書く
  • 研修の具体的な感想を記載する
  • 返信不要である旨を伝える

順番に解説します。

 

誤字脱字に気をつける

せっかくお礼メールを送ったのにもかかわらず、誤字脱字が多数あると、受け取った講師によっては不快な気持ちを抱いてしまいます。

また、内容について誤解を与えてしまう恐れもあるので、送る前に誤字脱字がないかを必ずチェックしましょう。

 

なるべく早めに送る

たとえお礼メールを送ったとしても、研修が終了してからある程度の期間が空いてしまうと、あまり感謝が伝わらない可能性があります。

お礼メールを送る際には、なるべく早めに送ることを意識しましょう。

送るタイミングについて明確な期限はありませんが、なるべく当日中に送るのがおすすめです。

なお、「お礼メールはお手紙で送らなければいけない」といった認識を持っている方もいるかもしれませんが、基本的にはメールでも問題ありません

 

簡潔に書く

お礼メールを長々と書くと、文章にまとまりがなくなり、結局何を伝えたいのかがわからないような内容となってしまいます。

結論を最初に述べて、なるべく簡潔に書くようにしましょう。

 

研修の具体的な感想を記載する

どの研修にも当てはまるような定型文を並べたお礼メールでは、外部講師に感謝の気持ちが伝わりません。

逆に失礼となってしまう可能性もあるため、しっかりと感謝の気持ちを伝えたいのであれば、研修の具体的な感想を記載するようにしましょう

そうすることで、外部講師は「講師を引き受けてよかった」と思えるようになり、今後に向けて良好な関係を構築できるはずです。

 

返信不要である旨を伝える

お礼メールを受け取った外部講師によっては、返信すべきかどうかを迷うはずです。

お礼メールへの返信は、外部講師にとって負担となります。

そのため、文章の最後に「本メールへの返信は不要ですので、お気遣いなさらぬようお願い申し上げます」などと記載して、返信不要である旨を伝えましょう

 

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研修でお礼メールを送る際の例文

研修でお礼メールを送る際の例文として、外部講師の場合と社内講師の場合でそれぞれ紹介します。

 

外部講師の場合

件名:研修の御礼

〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。

 

昨日は、弊社主催の研修で講師を務めていただき、誠にありがとうございました。

特に後半の××については、私も知らない内容ばかりだったので、今回の研修で深く理解できるようになりました。

受講者の皆様からも「××についての知識がさらに深まった」「機会があれば、また〇〇様の講演に参加したい」といった声が数多く寄せられました。

〇〇様にお聞きした内容を、今後の仕事にも活かしていきたいと考えております。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
本メールへの返信は不要ですので、お気遣いなさらぬようお願い申し上げます。

株式会社〇〇
△△ △△

 

社内講師の場合

件名:研修の御礼

〇〇部 〇〇様

お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。

 

本日はご多忙のなか、研修の講師を務めていただき、ありがとうございました。

前半部分で△△についてお話ししてくださったことで、具体的な対応策について知ることができました。
早速、現在のプロジェクトでも実践していきます。

これからも引き続き、よろしくお願いいたします。

〇〇部 〇〇

 

まとめ

本記事では、研修で外部講師にお礼メールを送る理由やポイント・例文について解説しました。

外部講師へのお礼メールは、感謝の気持ちを述べたり、良好な関係を構築したりするために必要不可欠です。

お礼メールを送る際には、誤字脱字に気をつけることはもちろん、なるべく早めに送ったり研修の具体的な感想を記載したりすることを意識しましょう。

 

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