イベントや研修会運営に必要な「進行表」の作り方とは？便利なテンプレートも

イベントや研修会を開催するにあたり、当日の進行をスムーズに行うために欠かせないのが進行表です。進行表とはイベント・研修会当日の動きや内容をまとめたものです。

進行表を作成することで、当日の集合場所や受付方法、イベント・研修会のテーマやプログラムの流れ、配布資料など、必要なことがすぐに確認できるようになります。案内役スタッフや機材担当スタッフなど各スタッフがどの場面でどう動くかも併せて記載されています。

進行表がきちんと設計されていれば、当日の運営スタッフ全員がスムーズに動くことができます。しかし、進行表に抜けている箇所がある、わかりにくい状態になっている、といった状態では、進行表は役に立たず、スタッフも困ってしまいます。進行表に必要な情報をわかりやすく記載するには、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。

そこで今回は、イベントや研修会を運営する上で進行表をどのように設計すれば良いのか、テンプレート例も合わせて紹介していきます。

 

イベントや研修会の進行表を設計する

イベントや研修会を行う場合、当日の進行をスムーズにする進行表はなくてはならないものです。

進行表を設計する場合は、イベントや研修会の目的を明確にすることから始めます。目的によって、催し物や議題の順序、時間配分が変わるためです。目的にあった順序や配分で行われないと、参加者は飽きてしまったり、混乱してしまったりします。参加者たちに「参加して良かった」と思ってもらえるような質の高いイベント・研修にするためにも、まずは目的をはっきりさせましょう。

目的を明確にしたら、その達成に向けたプログラムを作成していきます。おおまかな流れやプログラムを決めましょう。そして項目ごとに予定している時間や配布資料なども組み込んでいくと、徐々に進行表が形作られていきます。

 

進行表と台本の違い

進行表と台本は似ているようでまったくの別物です。

進行表は、イベントや研修会の構成を時系列順に整理して一覧化したものです。一方台本とは、イベントや研修会がスタートしてから、司会者が話すべき内容を中心に作成されています。

例えば、「グループディスカッション」の場合、進行表では何時何分に行うのか、どのように進めるのか、所要時間はどれくらいかのみが記載されています。台本の場合は、ディスカッションを盛り上げるために、イベントや研修に合わせて選んだキーワードを具体的に記載します。

つまり、進行表とは当日の流れがひと目で全て分かる表であり、台本とはイベント・研修を盛り上げつつ円滑に進めるための肉付けのようなものといえます。

台本について、詳しくはこちらもご覧ください。

司会初心者でも安心！研修会の司会進行や挨拶に使える台本/例文をご紹介

 

進行表テンプレート例

イベントや研修会の進行表を設計するために、おおまかに必要事項などが入ったテンプレートを紹介します。進行表を設計する時の参考にしてみてください。

 

イベント・研修会の名称　開始日時　開催場所　参加人数

イベント・研修会の名称、開催日時、開催場所、参加人数を記載します。

 

イベント・研修会の目的

イベント・研修会の目的を明確にしておくことで、事前準備や当日の動きが変わります。目的をまとめて記載しておきましょう。

 

会場見取り図

当日の動線をわかりやすくするため、見取り図を入れて置くとわかりやすくなります。

 

進行表の一例

進行表は一枚にまとめて、開始時間、所要時間、内容、準備物などがひと目でわかるように作成するとよいでしょう。目安となる所要時間をきちんと決めておくことで、当日の時間配分もスムーズです。備考欄に配布物や注意点を記載しておくと、当日の抜けが少なくなります。

 

進行表作成サービスを利用するのもおすすめ

初めて行うイベントや、新しく始めるイベントなどではないように合わせた進行表を1から作成するのは大変です。そんな時は、「進行表作成サービス」を利用してみてはいかがでしょうか。

「進行表さん」は、進行表を手軽に作成することができる進行表作成サービスです。タイトル、開始日時、開催場所などを入力した後、タイムスケジュールを入力していけば、手軽に進行表が完成します。作成した進行表は印刷して配布するだけでなく、共有用URLでオンライン共有することも可能です。

会員登録をしなくても使用することができますが、無料会員登録を行うと進行表の公開範囲を限定することも可能です。さらに会員以外の編集を不可にするなど会員限定の機能もあります。

 

研修会・イベントの運営を外注する方法も

進行表だけでなく、研修会やイベントの運営を丸ごと外注するという方法もあります。

イベントや研修の企画や準備にはかなりの時間がかかります。通常業務をこなしながら、より良い企画を出したり綿密に準備をしたりするのは、社員にとって大きな負担となることでしょう。また、イベント・研修会の内容にもよりますが、自社の社員だけでは専門的なノウハウがなく、適切な準備ができないかもしれません。

運営を外注すれば、社員の負担を大きく軽減できます。運営会社にはイベント・研修会開催のノウハウがありますので、運営業務をまとめて委託可能です。運営業務を任せられれば、自社の社員は企画立案などイベント・研修会のコアな部分により注力できるようになるでしょう。

また、運営会社に依頼すれば、提示した予算に見合った形でイベント・研修会の運営を進めてくれます。自社社員がノウハウのないまま進めると、全体の規模感をつかめずに予算オーバーすることもありますので、外注することは費用面のメリットもあるといえるでしょう。

 

ただし、外注自体にも相応のコストがかかることに注意しましょう。

また、事前の打ち合わせや見積もりなどもあるため、自社だけでイベント・研修会を企画・運営するよりも時間がかかることが少なくありません。そのため、外注する場合は時間的・費用的余裕を持たせることが必要になります。

 

まとめ

今回は、イベントや研修会をスムーズに進めるための進行表の設計方法について解説しました。

進行表は催し物や議題などの内容が一覧化されており、タイムスケジュールと合わせて見ることでイベント・研修会の進め方がひと目でわかります。スムーズに進行できれば参加者は飽きることがありませんし、スタッフも迷わず動くことができます。そのため、進行表の出来が良ければ、参加者に満足してもらえるようなイベント・研修会に一歩近づくはずです。

進行表を作成するためには、イベントや研修会の目的を明確にして、それに合わせて内容を整えていくことが大切です。どんな催し物が必要なのか、どのような議題を盛り込むべきか、それにどれだけの時間を割くべきか、といったことを整理しましょう。そうすれば進行表はわかりやすくなり、イベントや研修会の内容は充実したものとなります。

進行表は自社で1から作成することもできます。しかし、初めて作成する場合は進行表作成サービスの利用がおすすめです。

また、イベントや研修会の運営を丸ごと外注することもできます。社員の負担を減らしつつ、より良いイベント・研修会を実施したいとお考えなら、運営の代行も検討してみましょう。