内定の出し方に悩む人事必見!内定通知書の作成から管理までをアウトソーシングするメリットを紹介!

公開日:2021.08.19  更新日:2022.12.08

最近では超売り手市場ともいわれているため、内定を出したのにもかかわらず、求職者から辞退されるケースも珍しくありません。そのため、内定の出し方について悩んでいる人事担当者も多いのではないのでしょうか。

内定を承諾してもらうためには、内定の出し方に工夫を凝らす必要があります。

そこで本記事では、内定を出すまでの一連の手順や、内定通知書の書き方アウトソーシングを利用するメリットなどについて解説します。人事担当者はぜひ最後までご覧ください。

 

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内定を出すまでの一連の手順

内定を出すまでの一連の流れは、以下の5ステップです。

1.最終面接で人事決定権を持つ役職者に対して内定を出すことを伝える
2.了承を得てから応募者に内定したことを電話もしくはメールで伝える
3.後日、内定通知書を内定者に郵送する
4.内定通知書と一緒に入社承諾書を送る
5.内定通知書と入社承諾書に署名捺印をしてもらい、返送してもらう

多くの企業では、上記のような流れで内定を出します。

ほかの企業からも既に内定をもらっている可能性もあるので、内定を出すことが決まったら、なるべく早めに連絡することが重要です。

 

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内定の出し方には工夫が必要

以前までは企業が求職者を選んでいましたが、現在では「求職者が企業を選ぶ時代」となっているため、内定を出しても辞退されてしまうケースは珍しくありません。超売り手市場といわれているほど、人材を確保するのが難しくなってきているのです。

就職先をじっくりと考えたい求職者もいれば、すぐにでも働きたいという求職者もいます。内定の捉え方もさまざまなため、企業は求職者によって工夫しながら、柔軟に対応する必要があるのです。

 

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内定を出す上で必要な内定通知書とは

内定通知書は内定したことを知らせる書類のことを指し、オファーレターとも呼ばれています。

内定通知書をもらった内定者は内定を承諾するか否かを判断し、承諾するのであれば入社承諾書を企業に送ることによって入社する前までの準備や手続きを進めることになります。

本来であれば、企業側が内定者に対して内定通知書を送らなければいけないという義務は存在しないのですが、内定者とのトラブルなどを回避する為にも送る企業がほとんどです。

しかし、決まったフォーマットというのがあるわけでもないので、企業によって書き方は異なります。以前までは書類の郵送や電話が主流となっていましたが、現在ではメールで送る企業も増えてきています。

記載すべき事項

内定通知書に記載すべき事項は以下の通りです。

・内定通知書を作成した日付
・自社名と代表取締役の氏名
・応募してくれたことに対するお礼
・採用内定の通知
・入社年月日
・同封する書類の案内
・入社までに提出が必要な書類の案内
・内定取り消し事由
・担当者の連絡先

最低でも上記の内容は忘れずに記載しましょう。あらかじめ、テンプレートを担当者同士で共有しておくのがおすすめです。

おすすめの例文やテンプレートを次項で解説します。

おすすめのテンプレート

実際に使えるおすすめのテンプレートを紹介します。

令和〇〇年〇月〇日

〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇
代表取締役〇〇〇〇

内定通知書

拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。この度は、当社の社員採用試験にご応募賜り誠にありがとうございました。

慎重な選考の結果、○○様の採用を内定いたしましたので、ここに通知申し上げます。

つきましては、同封の書類に署名捺印の上、下記期日までにご返信くださいますようお願い申し上げます。ご不明な点がございましたら、以下連絡先までお問い合わせください。

○○様の残り少ない学生生活も充実したものになりますよう、心よりお祈りいたします。

敬具

1. 入社予定日 令和○年○○月○○日
2. 勤務先 ○○本社 ○○部署
3. 雇用条件 別紙記載
4. 同封書類
○○ 1通
○○ 1通
○○ 1通
5. 返信期限 令和○年○○月○○日

以上

お問い合わせ先

人事部 ○○ ○○
電話番号:○○-○○○○-○○○○
Email:○○○○○○@○○○○

テンプレートの内容に加えて、面接で決め手となったポイントを伝えてあげると、より効果的です。

内定通知書を送るタイミング

内定通知書が遅いと、入社意欲が低下してしまう恐れがあります。そのため、内定通知書はできるだけ早く送りましょう。遅くても1週間以内には内定者の元に届くよう準備しておくのがおすすめです。

 

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内定通知書の作成から管理までに気をつけるポイントについて

内定通知書の作成から管理までに気をつけるポイントは以下の6つです。

・一目見てわかるような件名にする
・選考に参加してくれたお礼を記載する
・事務的ではなく、気持ちのこもった文章を心がける
・署名を忘れない
・内定を出す決め手となったポイントを伝える
・万が一の事態に備えてコピーを取っておく

内定通知書を作成する際には、必ず選考に参加してくれたことへの感謝の気持ちを述べましょう。また、事務的な文章の場合、求職者が不安に感じてしまうことがあるので、なるべく気持ちのこもった文章を心がけることが大切です。

送られてきた内定通知書を管理する場合には、万が一の事態に備えてコピーしておくことをおすすめします。

 

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採用アウトソーシングサービスを利用するメリット

内定通知書のポイントについて紹介しましたが、内定者に対して送る書類なので、誤字脱字はもちろん、通知書の不備などはあっていけません。その為、書類の作成に想像以上に時間がかかってしまうという採用担当者も多いのではないのでしょうか。

そんな時には採用アウトソーシングサービスがオススメです。

採用アウトソーシングサービスとは「Recruitment Process Outsourcing」の略称「RPO」とも呼ばれ、採用業務の一部を別の企業に委託することを指します。

採用アウトソーシングサービスに依頼するメリットは主に2つあります。

・採用のプロによる業務代行
・コア業務に専念できる

順番に解説します。

採用のプロによる業務代行

採用アウトソーシングサービスは採用のプロが業務をおこないます。

今回の内定通知書の作成などは簡単な業務のように思いますが、1人1人に対して書かなければいけないので、非常に集中力の要する作業です。また、内定通知書を送ったとしても、内定者が入社承諾書を提出しなければ意味がありません。その為、内定通知書の作成というのは、入社を決める最後の一押しとして非常に重要な役割を持っているのです。

1箇所でも不備がある状態で送ってしまうと、企業に対して不信感を強めてしまい内定を辞退してしまうという可能性もあります。

採用アウトソーシングサービスでは、緻密な業務設計をおこなった上で業務を遂行します。その為、ヒューマンエラーなどを防ぎ、安心して業務を任せることができるのです。

コア業務に専念できる

全ての業務は主に専門性を必要とする「コア業務」と専門性を必要としない「ノンコア業務」に分けることができます。

採用活動におけるコア業務というのは、面接や求人票の内容の変更、企業説明会での資料の作成などが該当します。今回の内定通知書の作成や管理は重要な業務ではありますが、専門性を必要としないノンコア業務に分類されます。

採用アウトソーシングサービスではノンコア業務を全て委託することができるので、これまで時間のかかっていた内定通知書の作成から管理までを全て委託し、時間の割けなかったコア業務に専念することが可能になるのです。

 

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内定通知書の作成から管理をアウトソーシングするなら株式会社ニューズベースへ

内定通知書の作成から管理を採用のプロである採用アウトソーシングサービスに依頼を検討されている採用担当者や人事の方は、是非株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用アウトソーシングサービスや研修運営アウトソーシングサービスなどを提供しており、年間400件以上の運用実績があるので、高品質で満足いただけるサービスと好評を頂いています。

また、株式会社ニューズベースを選ぶメリットとしては2つあります。

1つ目は多数の実績によってサービスにおける運用環境が整えられていることです。

お客様から依頼された場合は専任のプロジェクトマネージャーを中心に業務を遂行するため、これまで採用アウトソーシングサービスを利用したことのない企業の担当者様や、採用業務が苦手な企業様であっても常に相談しやすい環境で行わせていただきます。

また、年間400件以上の運用実績があるので、スピーディーな対応が可能です。

2つ目は、企業様の悩みに沿った柔軟な対応が可能です。

今回の場合であれば、内定通知書の作成から管理までを採用アウトソーシングサービスに委託したくても、あらかじめ会社で使える予算が決まっているということであれば、予算内に合わせた提案を行わせていただきます。

また、希望する期間だけスポットで業務を依頼したい、細かい業務だけ依頼したいという場合にも柔軟にご対応可能です。無理のない範囲で依頼することが可能なので、まずはお気軽にお問い合わせください。

業務の可視化、言語化に協力して自社でも業務が完結出来るような内製化支援もさせていただきます。

 

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まとめ

本記事では、内定を出すまでの一連の手順や内定通知書の書き方・アウトソーシングを利用するメリットなどについて解説しました。

内定通知書は、内定を出す上で欠かせない書類であることはもちろん、求職者や企業にとっても重要です。そのため、必要な内容は必ず記載し、気持ちのこもった文章を作成することを意識しましょう。

内定の出し方に困っている担当者は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

 

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