学会運営を代行する3つのメリットとは。費用はいくら?

公開日:2020.05.08  更新日:2022.09.30

「学会運営を代行業者に依頼した方が良いのだろうか?」

「学会を代行業者の内容や費用感は?」

学会運営を検討する際に社内で完結できるか、それとも専門の運営代行を利用するか迷いますよね。運営代行では、一部だけの代行など状況に合わせた対応も可能なので一度検討してみるのが良いでしょう。

この記事では、運営代行に依頼するメリットを3つ紹介するとともに、運営代行の具体的な業務内容や費用感を合わせてお伝えします。

 

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1.運営のプロのため、スムーズ進行が可能

学会運営は、プロの運営代行に依頼するとスムーズに進行が可能です。

なぜなら、専門の運営代行であれば学会以外に研究会やセミナー、講演会などイベントの代行経験が複数あるケースが多く、企業に合わせた様々な要望への対応ができるからです。

例えば、学会運営を経験の浅い自社で全運営に取り組む場合、当日の運営スタッフのディレクションなど、進行が滞ってしまう可能性が考えられます。

しかし、複数のイベント制作に強みのあるプロの運営代行であれば、学会運営の進行に知見があるため適切な運営が可能です。

結果的に、運営代行に任せることで参加者の満足度が高いスムーズな進行による学会開催が達成できます。

 

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2.豊富なマンパワーが準備されるため、作業の幅が広がる

運営代行を利用するとプロの運営スタッフが学会運営に着手してくれるため、自社スタッフの負担を軽減してくれます。

また、マンパワーが足りずできなかった業務の幅も広げてくれるでしょう。

例えば、学会運営は実施前に顧客に宛てたDM作成、学会の資料作成から印刷、さらに冊子の作成など幅広い準備業務が必要です。

もし、社内で完結しようと考えた場合、冊子一つにしても企画から印刷まで、複数の業務を自社スタッフがこなさなければなりません。上記の一連の作業を全項目でこなすと多大な人員を用意する必要があるでしょう。そのため、ほとんどの企業は作業の幅をおさえて着手しています。

しかし、プロの運営代行に任せることで実施したい作業項目を完了できるようになります。

今まで培っていきた豊富なノウハウを駆使してくれるので制作物のクオリティーにも期待できるでしょう。

 

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3.経費削減に繋がる

運営代行の利用は経費削減に繋がります。

理由は、運営代行は学会の開催時期にあわせて必要な時期に人員を配置するなど、状況に合わせた利用ができるからです。

例えば、学会を運営する時期が会社の繁忙期だった場合、運営を行う人員を社内で確保するのは難しいでしょう。

また、自社スタッフで学会運営をする場合、スタッフの教育にコストと時間を費やす必要があります。もし、人員が足りず社内で新たに学会運営のために採用するというのも採用・教育コストが共にかかってしまうでしょう。

上記のように、自社内で学会運営をするには相当なコストがかかります。

しかし、運営代行を利用することで本来着手すべき業務を円滑に進行でき、学会運営をプロスタッフに短期間だけのサポート依頼が可能です。

そのため、運営代行の利用は経費削減につながります。

 

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4.主な代行内容、費用

運営代行が行っている主な代行内容は以下です。

①運営全般トータルサポート

②運営マニュアルの作成

③受付対応と管理業務

④メール配信業務

⑤アンケート集計

⑥業務フローの設計

⑦事務局開設

⑧問い合わせ対応

⑨DM/冊子の作成・発送

⑩レポート作成

上記のように運営代行では、総合的にサポートを行な「運営全般トータルサポート」から各ポジションで利用できる個々の運営代行を依頼できます。

例えば、「社員の負担を軽減して、業務効率を上げたい」ことを希望しているクライアントの場合、学会の業務フロー設計や運営マニュアル作成サポートだけ依頼でき、学会で必須となり社員に負担がかかる業務だけ任せられます。

このように各ポジションだけの業務負担は経費も安く済む上に学会成功に向けた重要な部分を専門家に任せられるためより質の高い学会運営につながるでしょう。

また費用面では、依頼内容によって大きく価格は変わりますが、運営代行の予算感の一例として運営代行に学会員数約300名を依頼した場合の一例を記載します。

例)※会員300名、期間1か月、ランニングコストのみ

 

・問い合わせ・窓口業務 5万〜

・会員管理業務(入退会手続き、会費管理、会員名簿管理) 15万〜

・資料・備品等の発送管理業務(※物品代・送付代は別途) 1万~

・ホームページ管理料 月1万〜

※それぞれ税抜

 

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5.まとめ

学会運営を代行業者に依頼するメリットを紹介し、実際の予算感を紹介しました。

学会運営を自社スタッフで完結するには、人件費や時間的コストの両方を大きく消費します。しかし、プロの運営代行に依頼できれば学会運営における全般の業務を委託できるのでコストをおさえて満足いく学会運営が可能になるでしょう。

また、部分的に人が足りないなどの理由があった場合でも、一部の運営代行にも対応していることから気軽に依頼が可能です。

もし、プロの運営代行に依頼を検討しているのであれば、株式会社ニューズベースにお任せください。ニューズベースでは、年間400案件のアウトソーシング支援を担当しており、運営における徹底的なノウハウを保有しています。

学会運営の目標達成に向けて多角的な提案に期待ができます。さらに、請け負う範囲も主催者の意向によって相談できるので社員の負担が掛かっている一部だけの依頼にも対応可能です。

学会運営の専門業者に委託して満足度の高い学会開催を実施しましょう。

 

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