事務アウトソーシング料金は一体いくらする?内訳を解説

公開日:2020.02.18  更新日:2022.09.30

「事務スタッフを採用・教育するには手間やコストがかかる」「アウトソーシングで効率的に事務を任せたい」など、事務をマネジメントしているご担当者はこれらのような悩みを持つことはないでしょうか。

自社の事務業務を適切にアウトソーシングすることで、人件費を減らして生産性を高めることが可能です。

本記事では事務アウトソーシングの業務内容料金相場についてお伝えします。

 

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事務アウトソーシングとは

事務アウトソーシングとは、業務で発生する事務処理業務を委託できるサービスのことです。

事務処理業務といってもエクセルによるデータの入力作業や書類の整理・資料の作成など、さまざまな業務が挙げられます。膨大な量の事務処理業務によって本来注力すべき業務ができないと嘆く企業も少なくありません。

しかし、事務アウトソーシングで解消できます。事務アウトソーシングを利用することで、さまざまなメリットがあるのです。

 

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事務アウトソーシングの業務内容

事務アウトソーシングの業務内容は以下の3つです。

・電話・メール代行

・社内文書の作成・管理

・商品の受発注・管理

1つずつ紹介します。

電話・メール代行

会社では営業時間中に多くの取引先やお客様から連絡やお問い合わせがきます。代行会社が社内の電話・メールを担当することで、従業員が連絡する手間を省くことが可能です。

例えば、代行スタッフ専用の電話を設定しておき、お客様からの問い合わせに対してマニュアル通りに対応できます。

着信対応だけでなく代行スタッフから確認のお電話などもサポートいたします。また、必要に応じて電話やメールで予約を受け付けてスケジュールを管理したり、お客様からのクレーム対応したりも可能です。

社内文書の作成・管理

会社を経営していくには請求書や発注書などさまざまな文書の作成・管理が必要です。事務をアウトソーシングすることで、代行会社が社内文書の作成や管理も対応してくれます。

例えば取引先に対して納品書を発行したり、従業員に支払調書を作成したりすることが可能です。また、外部から受け取った書類を代行スタッフがファイルや専用パソコンで管理します。

代行会社に任せる社内文書の種類が増えるほど、アウトソーシングの料金も高くなる傾向です。そのため必要な文書だけ代行管理してもらうことでコストと手間をうまく削減できます。

商品の受発注・管理

事務業務には会社で取り扱う商品の受注を対応したり、必要な商品を発注したりする仕事もあります。

代行スタッフに商品の受発注を任せることで、在庫管理の手間を減らせるのも利点です。業務知識のある代行会社が在庫を管理することで、発送の遅延などトラブルを対策できます。

受発注に必要となる書類の作成や取引先との連絡も代行会社に任せることが可能です。

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事務アウトソーシングに依頼するメリット

事務アウトソーシングに依頼するメリットは以下の3つです。

  • ・コア業務に注力できる
  • ・コストの削減
  • ・業務クオリティの向上

1つずつ紹介します。

コア業務に注力できる

ほとんどの業務において、高度な判断を要する「コア業務」担当者以外でも対応できる「ノンコア業務」に分かれています。

担当者の多くはなるべくコア業務を優先したいと考えていますが、ノンコア業務の量が膨大にあるため、注力できない従業員も少なくありません。

ノンコア業務の中でも事務処理業務が比較的多いので、事務アウトソーシングに依頼することで業務を委託してコア業務への注力が可能となります。

コストの削減

通常の業務量が多いため、残業するのが当たり前となってきている企業も少なくありません。

残業代を削減するために新しい従業員を雇用したとしても、人件費がかかったり一から教育しなければいけないので、さらにコストがかかるケースもあります。

事務アウトソーシングでは、委託するだけで専門のスタッフが業務を行なってくれます。費用は発生しますが、一から指導する必要もないので、トータル的なコストの削減にもつながるのです。

業務クオリティの向上

事務アウトソーシングのスタッフは事務処理業務を専門としてきたプロです。

自社の従業員に比べて効率的かつ正確な業務が行えるので、最終的には業務クオリティの向上にも期待できます。

 

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事務アウトソーシングに依頼するデメリット

事務アウトソーシングに依頼するデメリットは以下の2つです。

  • ・ノウハウが蓄積されない
  • ・トラブルが発生する可能性がある

ノウハウが蓄積されない

事務処理業務を事務アウトソーシングに委託すると、その業務だけ自社でノウハウが蓄積されなくなります。そのため、その後もずっと事務アウトソーシングへ頼りっぱなしになってしまうのです。

最終的に社内で業務を完結したいのであれば、少しずつ事務アウトソーシングに依頼する業務量を減らしながら調整していったり、内製化支援のある事務アウトソーシング業者に依頼したりするなど、検討しましょう。

トラブルが発生する可能性がある

事務アウトソーシング業者によっては依頼時の打ち合わせ以降、連絡をあまりしないケースもあります。

お互いが連絡をしない状態が続いてしまうと、納品時に自分たちが意図していた業務内容と異なっていたりマニュアルに沿った業務が行われていなかったりするなどのトラブルが発生する可能性があるのです。

未然に回避するためにも綿密なコミュニケーションを日頃から心がけましょう。

 

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事務アウトソーシングの3つの料金形態

事務アウトソーシングの3つの料金形態は以下の通りです。

  • ・固定料金
  • ・契約期間の長さによって料金が変動する
  • ・従量課金

順番に説明します。

固定料金

固定料金とは、毎月の金額があらかじめ決められている料金形態です。

毎月かかる費用がわかりやすく、決められた料金を支払えば業務量に関係なく依頼することができます。そのため、依頼する業務量が多い場合にはおすすめです。

契約期間の長さによって料金が変動する

「毎月30時間まで」、「勤務日のうち10日間」など、契約期間の長さによって料金が変動する料金形態もあります。

契約期間が長ければ長いほど料金が高くなりますが、自分たちで契約期間を決めることができるため、調整しやすいのがメリットです。ただし、契約期間内に業務が終わらない場合には自分たちが対応する必要があるので、注意しましょう。

従量課金

従業課金とは、自分たちが依頼したい業務内容や業務量に応じて依頼する料金が変動する料金形態です。急を要する場合やスポットで業務を依頼したい場合にはおすすめです。

ただし、発生する費用が月末にならないと確定しないので、気をつけましょう。

 

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事務アウトソーシングの料金相場

事務アウトソーシングの料金相場として、常駐の場合とスポットの代行依頼の場合の2つが挙げられます。それぞれにかかる料金についてみていきましょう。

常駐の場合

代行スタッフを社内に常駐させる場合、アウトソーシングの料金は以下の4つの項目により変動します。

1.初期費用

2.稼働費(スタッフの人数や労働時間で変動)

3.技術費(委託する業務の難易度で変動)

4.マネジメント費

例えば、2名の代行スタッフにフルタイムで働いてもらう場合、毎月80万円程度のコストが発生します。給与所得者の年間平均給与は441万円であり、毎月の平均給与は1人あたり約37万円です。

参考:https://www.nta.go.jp/information/release/kokuzeicho/2019/minkan/index.htm

スタッフへの給料に加えてマネジメントなどのサービス料金がかかるため、2名のスタッフを常駐させると80万円程度のコストが毎月かかります。

スポットの代行依頼の場合

「事務業務の処理件数が多くて大変」という状況で選ばれやすい方式がスポット型です。スポット型では従量課金制に近い料金テーブルによりアウトソーシングのコストが決定します。

例えば、社内の給与計算をスポットでアウトソーシングする場合、1名につき1,500円の費用が毎月かかります。仕分けや経費精算などの経理を任せる場合は毎月10万円ほどのコストを支払うことが必要です。

スポット型の代行会社では従量課金制に近い料金体系が多く、業務量に合わせてコストを調整できるメリットがあります。

 

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事務アウトソーシングを選ぶポイント

事務アウトソーシングを選ぶポイントは以下の3つです。

・依頼した業務に対応しているか

・過去の実績はあるか

・予算内であるか

1つずつ解説します。

過去の実績はあるか

これまでどのような案件に対応してきたのか、過去の実績を確認しましょう。過去の実績を確認することで、信頼できる会社かを判断して自社に合ったアウトソーシング業者か確認できます。

基本的にはホームページに案件実績が掲載されていますが、非公開にしているケースもあるので、その際にはお問い合わせしてみましょう。

依頼した業務に対応しているか

事務アウトソーシング業者によって対応している業務が異なるケースがあります。契約する直前に依頼したい業務に対応していないことがわかった場合、これまでの時間が非常に無駄です。

そのため、気になる事務アウトソーシング業者を見つけたら、まずは依頼したい業務に対応しているかを確認しましょう。

予算内であるか

依頼したい事務アウトソーシング業者を見つけたら、予算内であるかどうかを確認しましょう。

固定料金の場合にはある程度の予算を把握できますが、従量課金制の場合には月末にならないと費用が確定しません。依頼する業務内容や業務量によって費用が大きく変動するので、注意しましょう。

 

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まとめ

今回は、事務アウトソーシングの業務内容やメリット・デメリット、料金相場や選ぶポイントについて紹介しました。事務処理業務に忙殺されてしまい、コア業務に注力できない従業員も少なくありません。そんな時には事務アウトソーシングを利用して業務の効率化を図りましょう。

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