学会事務局、委託すると得られる変化、メリットとは？

公開日：2020.06.04 　更新日：2022.09.30

毎年行われる学会運営の開催に多大な労力を費やしている運営者は多いでしょう。学会運営における必要な事務業務は多岐に渡り、開催側の大きな負担となっています。

解決案として学会運営における事務作業を、専門の代行業者に委託することが挙げられます。

専門の代行業者では、学会開催までの受付対応業務やWEBサイトの構築・運用などをサポートしてくれる他、学会運営時における進行管理まで依頼できるのです。

利用することで人材確保から解放され、さらに専門業者から得たノウハウで次回の運営改善につなげられます。

そんな学会運営における事務作業を委託するメリットを詳しくご紹介していきましょう。

1.委託できる事務業務とは

学会運営において事務作業の量は膨大です。まずは、どのような業務を委託できるのか確認して、委託する業務内容を検討してみるのが良いでしょう。

以下に委託できる７つの事務業務を分解して記載します。

・顧客データ管理業務

顧客データ管理を委託できます。例えば、顧客に送るメール対応、顧客の退会・異動などをシステムで一元管理が可能です。また、個人情報の漏洩に対するセキュリティー面にも厳重な対策があります。

・受付窓口業務

学会における問い合わせ業務を委託できます。顧客からの電話・メールを迅速に対応してサポートしてくれます。

・会計・経理業務

会計・経理業務では、学会運営における備品・会場費による出納管理はもちろん、顧客へ向けて学会参加への参加費、会費の催促から決算報告まで対応してくれます。

・発送業務

発送業務の委託は顧客に向けた各種書類の送付です。例えば、定期的に発行するニュースレターから学会開催の手紙も含まれます。発送業務では、各種書式の印刷から郵送まであわせて対応してくれます。

・運営サポート業務

学会の運営中のサポート業務です。受付や進行管理、司会者などの配置からディレクションを任せることができます。

・WEBサイト制作・管理業務

WEBサイトの制作から管理業務を任せられます。学会では開催までに複数回WEBページの更新やコンテンツの追加が発生します。このようなデザイン変更から保守までを依頼できます。

・業務報告

学会運営における各業務の進捗を逐一報告してくれます。学会開催という社内で管理しきれない業務を一元管理し、報告を受けられることで学会の実行スピ―ドを加速してくれます。

事務作業を委託することで得られる変化は2つあります。

まず、1つ目に事務作業を委託すると社内の人材確保が必要なくなる点です。

例えば、自社内だけで学会運営を完結させる場合、学会運営に人材が足りなければ自社で雇う必要があるでしょう。

ですが、学会運営のためだけに人員を増やすと閑散期と繁忙期に落差が生じ、1年を通して無駄な採用コストがかかる可能性があります。さらに、自社でスタッフを配置するとなると一から教育する必要があり、多大な時間と経費がかかると考えられます。

このように、無駄なコストを消費せずに済むのが専門業者への委託です。

次に2つ目の変化ですが、事務作業を委託することで情報を一元化できる点です。

例えば、もし自社で学会運営を行なう場合、各個人の業務量や可能業務に差がでるでしょう。

改善するために個人の業務報告を各箇所から受けていると情報量は膨大になり、収集するだけでも一苦労でしょう。

ですが、学会運営を委託すると各業務の細かい業務内容や運営方法をまとめて報告してくれます。そのため、情報を主催者が明確に理解でき、次回の学会開催の改善点として大きく役立てられるメリットがあります。

学会開催に向けて事務作業を自社で運営するには、教育によるコストと多大な時間がかかります。

学会開催の成功に導くためには、専門的な知識と運営ノウハウを持った専門業者に委託するのが得策だと言えるでしょう。

また、業者に委託する場合、どうしても人材が足りない配置や運営が難しいポジションだけのスポットで委託するのもおすすめです。時間的労力がかかる箇所のみ依頼するだけで負担の少ない学会開催が期待できます。

もし、委託を検討するのであれば学会の代行経験が豊富な「ニューズベース」がおすすめです。

ニューズベースでは年間400件以上の運営実績を誇り、大手企業はもちろん中小企業のサポートまで受けています。

また、運営後のデータ集計サポートが利用できるので、学会終了後の改善案をデータとして収集でき、企業としての成長にもつながります。

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