業務効率化によるメリット・デメリットとは?具体的な施策3選!

公開日:2023.03.23

業務効率化をすることで、コストの削減従業員満足度の向上が期待できます。しかし、どのような方法で業務効率化を行えばいいのか分からない担当者も少なくありません。

そこで本記事では、業務効率化によるメリットやデメリット・実施するための手順・具体的な施策などについて解説します。これから業務効率化を検討している担当者は、ぜひ最後までご覧ください。

 

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業務効率化とは?

業務効率化とは、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」をなくして業務プロセス全体を改善することを指します。業務におけるムリ・ムダ・ムラの一例は以下の通りです。

ムリ:業務量が多すぎて、残業するのが当たり前になってきている
ムダ:不要な工程が多く、業務を遂行するまで時間がかかっている
ムラ:従業員の移り変わりが激しいので、担当者によって業務クオリティが大きく異なる

業務効率化によって上記の問題が解消できるだけでなく、コストの削減や従業員満足度の向上など、さまざまなメリットが期待できます。

 

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業務効率化のメリット

業務効率化のメリットとして、以下の3つが挙げられます。

・コスト削減につながる
・従業員満足度が向上する
・生産性の向上が期待できる

順番に解説します。

コスト削減につながる

人手が不足しているのにもかかわらず業務量は変わらないため、残業するのが当たり前となっている企業も少なくありません。その結果、残業代が大きな負担となっており、少しでも削減したいと考える経営者がほとんどです。

業務効率化することで、業務におけるムリ・ムダ・ムラをなくせるので、業務時間が短縮されて残業時間が減り、コスト削減につながります。

従業員満足度が向上する

最近では、ワークライフバランスを重視する人も増えてきました。業務効率化によって業務時間が短縮されるので、従業員はこれまで以上に自分のプライベートな時間が確保できるようになります。

オンオフの切り替えができるようになることで従業員満足度が向上し、離職率の改善にもつながるのです。

生産性の向上が期待できる

業務効率化によって業務のムリ・ムダ・ムラをなくせるので、余剰のリソースが生まれるようになります。リソースを別の業務に充てることで生産性が向上し、増益にも期待できるのです。

 

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業務効率化のデメリット

業務効率化はメリットだけではなく、デメリットもあります。

主なデメリットは以下の2つです。

・初期費用や手間がかかる
・従業員の給与が減る

一つずつ解説します。

初期費用や手間がかかる

業務効率化の実施に伴い、ツールやシステムの導入を検討している企業も少なくありません。ツールやシステムを導入することで、当然ですが初期費用がかかります。また、操作方法や機能なども覚えなければいけないので、手間がかかるのがデメリットです。

従業員の給与が減る

業務効率化することで、残業時間を大幅に削減できます。その結果、プライベートの時間を確保できるようになるので、喜ぶ従業員がいる反面、残業代が出なくなることで給与が減ってしまうため、不満の声を漏らす従業員がいるのも事実です。

業務効率化によって従業員との関係が悪化する可能性もあるため、一人ひとりの意見をしっかりと汲み取った上で実施するか判断しましょう。

 

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業務効率化を実施するための4つのステップ

業務効率化は、以下4つのステップで実施できます。

1.現状の業務をすべて洗い出す
2.業務における問題を見つける
3.問題を改善するための施策を決める
4.施策を実行する

手順を順番に解説します。

現状の業務をすべて洗い出す

まずは、現状の業務をすべて洗い出します。

その結果、業務の担当者や業務の工数・業務を遂行するまでの時間などが把握できます。

業務における問題を見つける

現状の業務をすべて洗い出して可視化に成功したら、業務におけるムリ・ムダ・ムラとなる問題を見つけていきます。

問題が複数ある場合には、優先順位を決めておきましょう。

問題を改善するための施策を決める

業務における問題を見つけたら、問題を改善するための施策を決めていきます。

問題を改善するための施策はさまざまあるので、自分たちの状況に合わせて最適な施策を選びましょう。具体的な施策については、次項で詳しく解説します。

施策を実行する

実際に施策を実行していきます。

一つの施策だけではうまくいかないこともあるので、あらかじめ複数の施策を選択しておくのがおすすめです。定期的にPDCAを回すことも忘れないようにしましょう。

 

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業務効率化の具体的な3つの施策

業務効率化を実施するための具体的な施策は以下の3つです。

・RPAツールを活用する
・アウトソーシングを検討する
・業務マニュアルを作成する

一つずつ解説します。

RPAツールを活用する

業務効率化したいのであれば、RPAツールを活用してみましょう。

RPAとは「Robotic Process Automation」の略称であり、パソコン上における作業の一部をロボットによって自動化するツールのことです。RPAツールを活用することで、ヒューマンエラーの防止業務クオリティの向上などが期待できます。

RPAツールは以下の3種類に分類されているので、それぞれの特徴を把握した上で選びましょう。

デスクトップ型
パソコン一台ごとにインストールするタイプで、管理コストは安く済むが、共有できないので属人化しやすい

サーバー型
自社のサーバーに構築するタイプで、インターネットに接続しなくても使用できるため、セキュリティ面は安心だが、導入コストが高い

クラウド型
クラウド上で使用できるタイプで、インターネットを接続することで使用できるため、導入コストは安いが、セキュリティ面が弱点

アウトソーシングを検討する

アウトソーシングを検討してみるのもおすすめです。

アウトソーシングによって、担当者の高度な判断を要するコア業務に注力できるようになります。また、専門的な業務も委託したいのであれば、BPO(Business Process Outsourcing)を活用してみましょう。

業務マニュアルを作成する

業務マニュアルを作成することによって、誰かに聞かなくても1人で作業できるようになるので、業務効率化だけでなく業務クオリティの均一化にも期待ができます。

業務マニュアルを作成する際には、誰が見ても理解できるように図や表などを用いることが大切です。

 

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まとめ

本記事では、業務効率化によるメリットやデメリット・実施するための手順・具体的な施策などについて解説しました。業務効率化によって、コストの削減や従業員満足度の向上などが期待できます。

業務効率化の具体的な施策として3つ紹介しましたが、株式会社ニューズベースのアウトソーシングサービスをご利用いただき、業務効率化を行うことも可能です。

スポットでの依頼はもちろん、トータルでのサポートも承っておりますので、お気軽にご相談ください。

本記事を参考に、業務効率化の実施を検討してみましょう。

 

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