プロジェクトマネジメントにおいてフェーズ分けするメリットや概念について解説！

プロジェクトマネジメントを行うにあたって、「フェーズ」と呼ばれる概念について把握しておく必要があります。

本記事では、プロジェクトマネジメントにおけるフェーズの概念やフェーズ分けするメリット・各フェーズごとの概要について解説します。

イベント運営におけるフェーズ分けについても紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

プロジェクトマネジメントにおけるフェーズの概念とは

プロジェクトマネジメントにおけるフェーズとは、作業内容や期間などによって区切られる単位のことです。

ちなみにフェーズそのものの意味としては、直訳で「段階」や「局面」を指します。

プロジェクトマネジメントにおけるフェーズは、以下のとおりです。

詳細については、後ほど詳しく解説します。

 

プロジェクトマネジメントにおいてフェーズ分けするメリット

プロジェクトマネジメントにおいてフェーズ分けするメリットは、以下のとおりです。

一つずつ解説します。

 

管理を簡素化できる

プロジェクトマネジメントにおいてフェーズ分けをすることで、プロジェクト完了までのタスクを細分化できます。

その結果、タスクの抜け漏れの防止や進捗状況を把握しやすくなるため、タスク管理を簡素化することが可能です。

タスクを管理しやすくなることで、担当者の負担軽減につながるでしょう。

 

業務の効率化につながる

プロジェクトマネジメントのフェーズ分けによって、やるべき業務が明確となり、自然と無駄な作業を削減することにつながります。

このように業務の効率化が実現できれば、イレギュラーな事態に対応する余白を作ることができ、結果としてプロジェクトの安定した遂行が可能になるでしょう。

 

問題点を早期に発見できる

プロジェクトのフェーズ分けを行うだけでなく、各フェーズの最終段階でそのフェーズの内容を評価することで、問題の早期発見が可能になります。

これはフェーズゲートと呼ばれ、フェーズを移行するタイミングで移行に足る状況に達しているか判定を行う仕組みです。

問題があった場合は次のフェーズに進むことはできません。問題箇所のを特定し、必要な変更や修正を行ったり、または中止の判断を下したりします。

フェーズゲートを用いて問題を早期に発見すれば、影響を最小限に抑えて対処することが可能となり、プロジェクトの成功確率が高まるでしょう。

 

プロジェクトマネジメントにおけるフェーズ分け

プロジェクトマネジメントにおけるフェーズ分けは、以下の5ステップです。

順番に解説します。

 

1.プロジェクトの立ち上げ

まずはプロジェクトを立ち上げます。プロジェクトにおいて最初に必要となる、以下の内容を設定しましょう。

 

2.プロジェクトの計画

次にプロジェクトの計画を立てます。主に以下の内容について設定しましょう。

 

以下5つの頭文字を取ってできたフレームワーク「SMATの法則」を活用してみるのもおすすめです。

 

3.プロジェクトの実行

プロジェクトの計画を立てたら、実行に移します。

具体的には、以下のタスクをこなしていきます。

 

4.プロジェクトの監視・コントロール

プロジェクトの実行と並行して、プロジェクトの監視・コントロールも行います。

具体的には、KPIを活用してプロジェクトが計画通りに進捗しているかを把握したり、パフォーマンス指標を測定して評価したりします。

 

5.プロジェクトの終了

プロジェクトが無事に完了したら、正式にプロジェクトを終了しましょう。

終了する前には、必ずミーティングでよかった点と改善すべき点について話し合い、次回のプロジェクトに活かしましょう。

 

イベント運営においてもフェーズを分けて考えることは重要

イベントの運営もプロジェクトと同様、開催に向けてやらなければいけないことが数多くあり、タスクが煩雑化するケースがほとんどです。

そこで、イベント運営においてもフェーズを分けて管理していくことが重要です。

各フェーズでタスクの漏れをなくすことができるほか、フェーズゲートを用いて一定の品質に達しているかを確認することで、早い段階で問題に対処していくことができます。

では、具体的にイベント運営においてどのようなフェーズ分けを行うべきでしょうか。

 

イベント運営におけるフェーズ分け

イベント運営をフェーズ分けした場合、以下の7ステップとなります。

順番に解説します。

 

1.目的や目標の設定

まずは「なぜイベントを開催する必要があるのか」「イベントを開催することでどのようになりたいのか」、目的や目標を設定しましょう。

目的や目標の内容次第で、どのようなイベントになるのかが大きく変わってくるため、なるべく明確に設定することが大切です。

 

2.ターゲットの設定

目的や目標を設定したら、次にターゲットを設定します。

ターゲット設定の際は、ペルソナを活用するなどして、なるべく明確に設定しましょう。

 

3.企画の立案

ターゲットを設定したら、「どのようなイベントを開催するのか」企画を立案します。

これまでにも何度かイベントを開催した経験がある場合は、過去のイベントを参考にしてみましょう。

ただし、競合他社との差別化を図りたい場合は、オリジナリティに富んだイベントを考えてみるのもおすすめです。

 

4.会場や日程の設定

企画を立案したら、会場や日程を設定します。

会場を選ぶ際には、アクセスのしやすさや会場ルール・必要な機材がそろっているかなどを必ずチェックすることが大切です。

 

イベントの会場選びについて詳しく知りたい人は、以下の記事をご覧ください。

セミナーやイベントにおける会場の選び方とは？下見で注意すべきポイントを解説！

 

5.集客活動

会場や日程の設定が完了したら、集客活動を行いましょう。

集客方法の一例は、以下のとおりです。

イベントが成功するかどうかは、集客活動によって決まるといっても過言ではないため、必ず注力しましょう。

 

集客方法や集客を成功させるためのコツについて詳しく知りたい人は、以下の記事をご覧ください。

イベントの開催における8つの集客方法や成功させるためのコツなどを解説！

 

6.会場準備

集客活動が完了したら、会場の準備を行います。

会場の準備に伴い、リハーサルも忘れずに行いましょう。

 

7.当日の運営

いよいよイベント当日です。

イベント当日は、イレギュラーな事態が発生する可能性が非常に高いため、そのような場合でも迅速に対応できるよう、万全の運営体制を整えておくことが大切です。

イベントが無事に終了したら、参加者に対してアンケートやフォローアップを必ず行いましょう。

 

まとめ

本記事では、プロジェクトマネジメントにおけるフェーズの概念やフェーズ分けするメリット・各フェーズごとの概要について解説しました。

プロジェクトマネジメントにおいてフェーズ分けすることで、管理を簡素化できたり業務の効率化につながったりするなどのメリットに期待ができます。

イベント運営においてもフェーズを分けて考えることは重要ですので、これからイベントの開催を検討している企業は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

 

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