レセプションパーティーの招待状に記載すべき内容とは？例文や作成する際のポイントを紹介

レセプションパーティーを開催するにあたって、ゲストを招待するために招待状を作成する必要があります。

しかし、具体的にどのように作成すればよいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、レセプションパーティーの招待状に記載すべき内容や作成する際のポイント・例文について紹介します。

 

そもそもレセプションパーティーとは？

そもそもレセプションパーティーとは、主催者がゲストを招待して開催するパーティーのことです。

企業の創立記念や新商品の発表会・代表就任記念などの節目に行われることが多く、規模が大きくフォーマルな場として位置付けられています。

基本的には招待制であり、参加費は無料で主催者側が食事代などを負担しますが、その代わりゲストは手土産を持参するのが一般的です。

レセプションパーティーは、人脈作りや新商品・新サービスの認知拡大など、さまざまな目的で開催されます。

 

レセプションパーティーの招待状に記載すべき内容

レセプションパーティーの招待状に記載すべき内容は、以下の通りです。

順番に解説します。

 

件名・タイトル

レセプションパーティーの招待状で最初に記載するのが、件名・タイトルです。

受け取った方が一目で内容が理解できるよう、「〇〇レセプションパーティのご案内」といった感じで、件名・タイトルはシンプルに記載しましょう。

 

宛名・宛先

次に宛名・宛先を記載します。

宛名・宛先は、社内と社外で以下のように記載内容が異なります。

社内	個人宛：「〇〇様」・「〇〇部 〇〇様」 部署宛：「〇〇課 各位」
社外	個人宛：「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様」 会社宛：「〇〇株式会社 〇〇部 御中」

社内と社外で間違えないように注意しましょう。

 

挨拶文・季節の挨拶

次に挨拶文・季節の挨拶を記載します。たとえば、5月中旬～6月上旬ごろの例文なら以下の通りです。

「拝啓　新緑の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。」

挨拶文・季節の挨拶を記載することで、受け取った側は丁寧な印象を受けるはずです。

季節の挨拶は時期によって変化するため、その時期に適したものを調べて使用するようにしましょう。

 

イベントの内容

次に「いつ・どこで・どのようなレセプションパーティーを開催するのか」イベントの内容を記載します。

具体的に記載すべき項目は、以下の通りです。

ゲストが判断に迷わないよう、曖昧な表現を用いるのではなく具体的に記載することを心がけましょう。

「当日ご来場の皆さまに、感謝の気持ちを込めて〇〇を用意しております」といった一言を追加することで、参加意欲が高まり参加率が向上するため、おすすめです。

 

返信のお願い

次に返信のお願いについて記載します。これは当日の参加人数を把握するためにも欠かせません。

返信期日を記載しないと後回しにされてしまい、最終的に返信されないという可能性もあるため、必ず返信期日を明記するようにしましょう。

 

結びの言葉

次に結びの言葉を記載します。

例文は、以下の通りです。

「ご多忙のところ恐縮ですが、ぜひご臨席賜りますようお願い申し上げます」

 

連絡先・問い合わせ先

最後に連絡先・問い合わせ先を記載します。

具体的に記載すべき項目は、以下の通りです。

 

レセプションパーティーにおける招待状の例文

レセプションパーティーにおける招待状の例文を紹介します。

 

ぜひ、レセプションパーティーの招待状を作成する際の参考にしてみてください。

 

レセプションパーティーの招待状を作成する際のポイント

レセプションパーティーの招待状を作成する際には、以下のポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

遅くとも1ヶ月前には送付する

レセプションパーティーの開催日直前で招待状を送ってしまうと、予定がすでに埋まっている恐れがあるため、遅くても1ヶ月前には送付するようにしましょう。

相手が予定を調整しやすいよう、可能であれば開催日の3ヶ月前に送付するのがおすすめです。

 

簡潔かつ丁寧な文章を心がける

文章が長すぎると、相手は途中で読むのに疲れてしまい、最後まで読まれない可能性があります。

その結果、誤った解釈をしてしまったり認識の相違が起きたりする恐れがあるため、簡潔かつ丁寧な文章を心がけるようにしましょう。

箇条書きを用いて見やすくするのもおすすめです。

 

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まとめ

本記事では、レセプションパーティーの招待状に記載すべき内容や作成する際のポイント・例文について紹介しました。

レセプションパーティーの招待状を作成するにあたって記載すべき項目は数多くあるため、抜け漏れがないよう、注意しましょう。

レセプションパーティーの招待状を作成する際には、簡潔かつ丁寧な文章を心がけ、できれば3か月前、遅くとも1ヶ月前には送付することをおすすめします。

実際に活用できる例文を紹介しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

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