オフラインイベントの鉄則！注意点や3つのメリット、オンラインと比較して解説

「オンラインが主流になった今、オフラインイベントを開催してもいいのかな？」

そのように悩まれているイベント主催者の方に向けて、オフラインイベントのメリットや守るべきマナーについて簡潔にまとめました。

この記事を読めば、オフラインとオンラインの有効な使い分けや、オフラインイベントを開催する際に注意すべきことが分かります。ですので、ぜひ最後までお読みください。

 

なぜ企業イベントが重要なのか

企業イベントが重要な理由は、その場で社員同士のフランクなコミュニケーションが生まれるからです。

業務の中では、事務的なコミュニケーションが多く、互いの人となりを深く知る機会は多くありません。イベントをきっかけに、フランクなコミュニケーションが生まれ、それによって業務をより円滑に進めることができます。

また、対外的な企業イベントは、見込み客の集客手段としても有効。それまで自社のことを知らなかった見込み客に対し、イベントに来てもらうことで自社を認知してもらえます。加えて、イベント内で自社商品の紹介も自然な形でおこなえるため、その後の購買にも繋がりやすくなるでしょう。

企業イベントは、社内的にも対外的にも有効に活用できる手段なのです。

 

オフラインイベントの3つのメリット

まずは、オフラインイベントについてのメリットをご紹介します。昨今、オンラインイベントに注目を浴びていますが、オフラインならではの魅力もあります。

オフラインイベントのメリットは以下の3つ。

それぞれについて詳しく解説していきます。

 

実際に会って話せる

オンラインでは得られないメリットは、実際に話せるという点でしょう。

相手が身につけているものや服装、身長や表情、声の大きさなど、オンラインではわかりづらいところもオフラインでは感じられます。オンラインでしか会ったことがなかった相手と実際に会うとそのギャップに驚くこともあるほど。より深く相手を知りたいと思ったら二次会に誘うなど、実際に会うからこそ深められる仲もあるのです。

 

オフラインならではの温度感がある

オフラインイベントは、音響や照明など、オンラインイベントよりこだわり抜いた演出が可能です。もちろん、その分費用もかかりますが、会場の温度感はそれらによって大きく左右されます。

例えば社内での表彰式や対外に新商品を発表する時など、演出によって会場に帯びる熱量は大きく変わります。毎回である必要はありませんが、一大イベントの時はオフラインでの開催の方が盛り上がることは間違いありません。

 

トラブルに対して柔軟な対応ができる

オンラインでの開催に比べて、オフラインイベントの場合は臨機応変なトラブルへの対応が可能になります。

オンラインだと、主催者のネット接続が悪くなってしまうとイベントを中断せざるを得なくなります。また、トラブルの際、運営側はチャットなどでコミュニケーションを取る必要があり、柔軟な対応が難しくなります。しかし、オフラインイベントの場合だと、トラブルが生じても運営側が裏でその問題を対処することができ、参加者にトラブルが生じていることに気づかれずに済むこともあります。

ですので、トラブルへの対応についてはオフラインイベントの方が柔軟しやすいのです。

 

オフラインイベントのデメリット

一方で、オフラインには以下のようなデメリット・注意点があります。

それぞれについて詳しく解説していきます。

 

さまざまなコストがかかる

オフラインイベントにはさまざまなコストがかかります。例えば、会場費・スタッフの人件費・レンタル機材や設備などです。中でも大きなコストがかかるのは会場費で、イベント規模が大きくなればなるほど増大します。

万が一、災害や悪天候などによってイベントが中止になった場合は、キャンセル料もかかる可能性があります。そのような事態も考慮して、予算を組むことが大切です。

 

準備に時間や手間がかかる

オフラインイベントは準備に時間・手間がかかります。

例えば、利便性が高くキャパシティのある会場を使用する場合は1年以上前から予約が必要になることもあります。規模感が大きければ大きくなるほど、設営準備も大掛かりになり時間がかかることでしょう。
また、イベント内容が急に変更になる、参加者が大幅に増減するといったことが起きた場合、その対応にも時間・手間がかかります。

 

内容が行き届かない可能性がある

コンテンツが参加者全員に行き届かなくなる可能性があることもデメリットです。

オフラインイベントは参加者同士が触れ合える温度感がメリットです。その一方で、イベント規模や参加者数が多いと、舞台からの声が届きにくくなったり、スクリーン映像がよく見えなかったりといった事態が生じるかもしれません。

より大きなモニターを設置する、会場をシンプルにするなどの工夫が必要です。

 

オンラインイベントの3つのメリット

次に、オンラインイベントのメリットをご紹介します。ここまではオフラインイベントについてのメリットをお伝えしてきましたが、オンラインイベントならではのメリットもあります。それぞれのメリットを検討し、状況に応じて使い分けることをおすすめします。

オンラインイベントのメリットは以下の3つ。

それぞれについて詳しく解説していきます。

 

コストの削減が可能になる

オンラインイベントは、コスト削減に繋がります。特に大規模なイベントの場合、会場費だけで相当なコストになりますよね。また、音響や照明、受付や見回りなどのスタッフの人件費や、講師の交通費や宿泊費など、費用がどうしてもかかってしまいます。

オンラインイベントであれば、最低限の人員で開催できますし、設備にかかる費用もオフラインイベントほどにはなりません。ですので、開催のためのコストを最小限にしたい場合はオンラインでの開催ができるかどうか検討してもいいかもしれません。

 

集客の範囲が広がる

オンラインイベントは、参加者はネット環境と視聴のための端末があればイベントに参加できるので、参加へのハードルが低くなります。そのため、集客の範囲が広がります。

会場から離れた場所に住んでいても参加できますし、忙しいビジネスマンや主婦の場合は会場へ行く時間も惜しむ人が多いです。なので、オフラインイベントだと参加しなかった層もオンラインの場合なら参加できるケースが多々あるのです。もし、イベントのターゲットが遠隔に住んでいる人や忙しいビジネスマンや主婦であれば、オンラインでのイベント開催が有効な手段となり得るでしょう。

 

中止になるリスクが低い

オンラインイベントは、中止になるリスクがオフラインイベントよりも低いです。例えば、以下のケースが中止になる可能性があります。

中止になれば、あらかじめ集めていた参加費を払い戻す必要が出てくる上に、準備にかかった費用は戻ってこないので、痛手を負うことになりかねません。新型コロナウイルス感染症の蔓延の際、オンラインイベントが普及したのは中止のリスクを防げることも一因でした。もし、中止のリスクが高いタイミングでの開催なら、オンライン開催が無難でしょう。

 

オンラインイベントのデメリット

オンラインイベントにはオフラインにはないさまざまなメリットがあります。その一方で、以下のようなデメリットもあります。

それぞれについて、詳しく解説していきます。

 

接続トラブルの可能性がある

オンラインイベントでは、接続トラブルに注意しなければなりません。

どんなに良いイベントであっても、通信が切れて画面が止まる、参加者側のトラブルでログインできないといった問題が起きる可能性があります。オンラインイベントを開催する場合は、こうした接続トラブルを予測して事前にできる限りの対処をしましょう。また、リハーサルを行って不測の事態に対応できる体制を整えることも大切です。

 

参加者の端末に依存してしまう

オンラインイベントは、快適に参加できるかどうかが参加者の端末に左右されてしまうこともデメリットです。

例えば、デスクトップパソコンで大きな画面で参加するのであれば、イベントコンテンツを問題なく楽しめるでしょう。しかし、スマホやタブレットなど画面の小さい端末だと、スライドが見えない、登壇者の顔が見えないといった問題が生じます。

事前にスマホでの参加者がどれくらいになるか調査・予想する、スライドなどはできる限り大きく映すように工夫するといったことが必要です。

 

直接的な交流を深められない

参加者同士が直接的な交流を深められないこともデメリットです。

オフラインであればイベントの温度を肌で感じられ、参加者同士が顔を合わせて交流を深められます。飲食なども行えるため、参加者の熱気が高まりやすいでしょう。

しかし、オンラインの場合は参加者同士が対面することはありません。イベントの温度も感じにくいため、コンテンツ内容によっては満足度が低くなります。

チャットやアンケートなど、参加者が交流や意見を交えられるような工夫を行いましょう。

 

オフラインイベントを成功させるために

イベントをオフラインで開催する場合、費用や時間がかかります。費用対効果を高めてイベントを成功に導くには、以下のようなポイントを意識しましょう。

それぞれ詳しく解説していきます。

 

開催前：集客や準備を徹底する

オフラインイベントでは、会場内の展示物や配布物をしっかり準備することが大切です。オフラインイベントのメリットである、実際に目で見れる・手に取れることを最大限に活かすためです。商品サンプルや無料クーポンはもちろん、商品ロゴが印字された手提げ袋など必要なものを開催前に準備しましょう。

また、オフラインイベントでは実際に足を運んでもらう必要があり、ターゲットに合わせた集客も重要です。開催前にターゲットを絞り込み、それに合わせてさまざまな媒体で集客を行いましょう。

 

開催中：情報のオンライン管理

オフラインイベント開催中は、交換した名刺や記入してもらったアンケートを管理することも大切です。イベント規模にもよりますが、イベント終了後に名刺やアンケート用紙が山積みになることが少なくありません。それをイベント後に集計するのはあまりにも非効率ですし、紛失などのリスクもあります。可能であれば、イベント開催中にリアルタイムでオンライン集計していきましょう。

また、オンライン事前登録やQRコード受付などを活用すると、スムーズに顧客情報を管理できるのでおすすめです。

 

開催後：確実なフォローアップ

イベント後のフォローアップは、イベント成功のために重要なポイントです。企業がオフラインイベントを行う理由、それは最終的な受注につなげることです。イベント開催中は商談までは進むものの、時間が足りず相談だけで終わることが少なくありません。そのため、イベント終了後にフォローアップを行うことで、受注というゴールにつなげていきます。

フォローアップをする際には、顧客の温度感が下がる前に行うことが大切です。また、メールなどで行う場合は開封率や返信率などで振り分けを行い、より関心度の高い見込み客へ継続的にフォローを行いましょう。

 

まとめ

今回の記事では、オフライン・オンラインイベントのそれぞれのメリットや、オフラインイベントを開催する際のマナーについてお伝えしてきました。

冒頭でもお伝えしたように、企業イベントは社内での交流を増加や、見込み客の獲得が期待できます。オフラインイベントならではの良さを発揮し、より良いイベント作りに挑戦してみてくださいね。

もし、オフラインイベントの開催に自信が無ければ、株式会社ニューズベースにお任せください。

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