展示会報告書を作成する目的とは?記載すべき項目やポイントについて解説!

公開日:2023.07.18

展示会報告書とは、社内で展示会の情報を共有するための文書のことであり、作成するのは展示会に参加した従業員です。

しかし、どのように展示会報告書を作成すればいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、展示会報告書を作成する目的や記載する項目・作成する際に意識すべきポイントなどについて解説します。

 

ニューズベースの展示会主催者・出展者サポートをご紹介します

展示会報告書を作成する目的

展示会報告書を作成する最大の目的は、情報共有です。

基本的に展示会に参加できる従業員は限られています。

そのため、展示会報告書を作成することで競合他社や来場者の状況など、展示会におけるあらゆる情報を社内で共有する必要があるのです。

また、展示会報告書は今後自分たちが展示会に出展する際の参考資料にもなります

特に展示会の出展経験が浅い企業にとっては、展示会報告書こそが重要な参考資料となるといっても過言ではありません。

 

展示会報告書を作成する前に行うべきこと

展示会報告書を作成する前に、以下3つのことを行っておきましょう。

  • 作成する目的を明らかにしておく
  • チェックリストを作成しておく
  • 展示会でどのブースを回るか決めておく

順番に解説します。

 

作成する目的を明らかにしておく

展示会報告書を作成する主な目的は情報共有ですが、それだけでは抽象的すぎて、どんな情報が必要なのか曖昧になってしまいます。

「来場者数や展示会全体の雰囲気が知りたい」「競合他社の状況について把握したい」など、情報共有という目的のなかでも、必要な情報を具体的にしておきましょう

 

チェックリストを作成しておく

展示会当日は数多くのブースが設置されていることもあり、展示会報告書を作成するための情報をメモするだけでも時間がかかります。

迅速かつスムーズに情報収集するためにも、あらかじめ各ブースにおける基本的なチェックリストを作成しておきましょう

 

展示会でどのブースを回るか決めておく

展示会の規模が大きいと、ブースの数も必然的に多くなります。ただ闇雲に展示会を歩いているだけでは、限られた時間内にブースを回りきれません。

そこで、自社が情報を集めたいブースを事前に決定しておき、当日回るブースを決定しておきましょう

会場のレイアウトも参考に、回る順番もあらかじめ想定しておけるとよいでしょう。

 

展示会の成功事例はこちら

展示会報告書に記載する項目

展示会報告書を作成するにあたって、記載する項目は以下の通りです。

  • 展示会の名前
  • 展示会の会場
  • 展示会に参加した日
  • 作成者の名前
  • 作成日
  • 展示会に参加した目的
  • 参加内容
  • 展示会に参加した感想

上記の内容をもとに、次項では例文を紹介します。

展示会報告書の例文

○○株式会社主催の展示会

 

会場:〇〇ホール

参加日:2023年7月11日

参加者:〇〇

作成日:2023年7月11日

 

●参加目的

新商品を宣伝するために、来年以降は展示会への出展を検討している。
その際の参考になるのではないかと思い、参加した。

●参加内容

展示会の会場が広く、出展している企業数も多いと感じた。
競合他社であるA社・B社・C社についてそれぞれ記載する。

A社

通路からブース全体が見渡せるようなレイアウトとなっており、来場者が入りやすいような設計となっていた。目を惹くようなキャッチコピーが入ったパネルが装飾されており、実際に立ち止まって興味を示しているような来場者も多かった。

ノベルティには試作品を提供しており、渡した直後にスタッフが積極的に声をかけてブースへ誘導していた。

ブース外でもスタッフ一人ひとりが来場者に対して自分たちのブースをアピールしており、活力があると感じた。

 

B社……

 

C社……

 

●展示会に参加した感想

今回は競合他社であるA社・B社・C社を重点的に観察した。

集客できているブースの特徴として、スタッフ一人ひとりが積極的に声かけをしており、自発的に行動している様子が伺えた。

また、インパクトのあるパネルやポスターに興味を持ってブースで説明を受けている来場者も多く見受けられた。

われわれが出店する際もこの2点を意識する必要がある。

 

展示会の成功事例はこちら

展示会報告書を作成する際に意識すべき5つのポイント

展示会報告書を作成する際には、以下5つのポイントを意識しましょう。

  • 事実と感想は一緒にしない
  • なるべく当日中に作成する
  • 写真を積極的に活用する
  • 5W1Hを意識する
  • 誰が見ても読みやすい文章を心がける

一つずつ解説します。

 

事実と感想は一緒にしない

展示会報告書の作成時に事実と感想を一緒に書いてしまうと、要点がわかりにくくなってしまい、読む人に誤解を与える恐れがあります。

そのような事態を避けるためにも、事実と感想は分けて書くようにしましょう

 

なるべく当日中に作成する

展示会に参加してから時間が経ってしまうと、当日の記憶が薄れてしまい、具体的な内容が書けない可能性があります。

そのため、展示会報告書はなるべく当日中に作成するようにしましょう

展示会に参加している最中も当日作成することを意識しておくことで、情報精査におけるクオリティが向上します。

 

写真を積極的に活用する

テキストだけで展示会当日の様子を表現するのが難しいということであれば、写真を積極的に活用しましょう

テキストでは表現しづらい情報を伝えることができます。

そのためにも、展示会当日はカメラもしくはスマートフォンで写真を撮影しましょう。

 

5W1Hを意識する

展示会報告書を作成する際には、5W1Hを意識しましょう。
5W1Hとは、情報を整理するためのフレームワークであり、以下の英単語の頭文字をとってできた言葉です。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(だれが)
  • What(なにを)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

5W1Hを意識することで、まとまりのあるわかりやすい文章となります。

 

誰が見ても読みやすい文章を心がける

作成した展示会報告書は、社内全体で共有されます。

そのため、専門用語をなるべく使わないようにしたりわかりやすい言葉を用いたりするなど、誰が見ても読みやすい文章を心がけましょう。

 

展示会の成功事例はこちら

まとめ

本記事では、展示会報告書を作成する目的や記載する項目・作成する際に意識すべきポイントなどについて解説しました。

展示会報告書は、展示会における情報を社内で共有するために必要不可欠です。展示会報告書を作成する際には、テキストだけでなく写真を積極的に活用したり、5W1Hを意識したりすることが重要です。

例文も紹介しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

今後展示会に出展する上で、「自分たちで効果的な展示会パネルを作成できるか不安」「展示会当日に集客できるか心配」などの悩みをお持ちの担当者も多いはずです。

そんなときには、弊社株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、展示会主催者・出展者サポートを提供しており、展示会パネルの作成や集客を全面的にバックアップしています。

そのほかにも、ブースデザインの作成や備品準備・来場者対応など、さまざまな業務に対応しています。

これまで数多くの実績があり、お客様の状況によって展示会に精通したプロの担当者をアサインしますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

ニューズベースの展示会主催者・出展者サポートをご紹介します

\ 成功事例・トレンド・お悩み対策や便利なテンプレートなど、有用な情報を配信中! /

メルマガ登録はこちら

関連記事

2019.11.06

企業イベント費を計算しよう。プロが...

自社でイベントを開催する際にイベント会社の利用をご検討されている方に向けて、企業イベントの専門家が「業務内容」と「費用感」について...

2023.09.12

【社内イベント】参加率を上げるため...

社内イベントを開催するにあたって、参加率が低いことを課題と感じている担当者も多いはずです。そこで本記事では、社内イベントを開催する...

2023.10.10

表彰式でスライドを作成する際に意識...

表彰式ではスライドを使って視覚的な演出を行うこともありますが、いざ自分がスライド作成の担当となった場合、どのように作成すればいいの...

2019.10.24

効果的なセミナー企画のノウハウ教え...

他社との協賛ではなく自社セミナーを開催すれば、セミナー内容も自由に決めることができるのでぜひチャレンジしたいところ。しかしセミナー...