イベントの企画・制作・運営の違いって何?あなたのイベントにピッタリな会社の見分け方

イベントノウハウ

「主催者としてイベントを担当することになり、検索エンジンでイベント会社を数社ピックアップしたけれども、各社の特性、専門性の違いが判断できずに困った。」

「とりあえずイベント会社にコンタクトをとってみたが、自分たちの依頼したかった業務を断られてしまい結果時間を無駄にしてしまった。」

このようなご経験をされたご担当者様は多いのではないのでしょうか?

実はイベント会社と一口に言っても、その特性は大きく異なります。しかし、会社によって何が違うのかという点については判別しがたいのではないでしょうか?

そこで本記事では、企業イベントのご担当者が知って得をする「イベント会社で異なる専門分野の違い」についてご紹介させて頂きます。本記事をお読みになれば、あなたにピッタリのパートナー企業を見つけるためのポイントを掴むことができます。

この記事を読むよりも早くイベントのアドバイスが欲しい方は、是非コチラよりお問合せください!

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1.企業イベントとは?

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企業イベントとは、企業がビジネスを目的として開催するイベントのことを示しますが、イベント参加者の対象によって「社内イベント」と「社外イベント」に分けられます。それぞれのイベントの分野として下記のような例があります。

・社内イベント
種類:社内パーティー、懇親会、表彰式(インセンティブイベント)、周年イベント
イベント実施目的:一体感の醸成、ビジョンの組織浸透、従業員満足(ES)の向上。

・社外イベント
種類:新製品発表会、PRイベント、メディア発表会、展示会イベント
イベント実施目的:商品認知、販売促進、企業PR、顧客エンゲージメント醸成

これらイベントを成功させるためのプロフェッショナルが「イベント会社」です。






2.イベント会社の3つの業務領域

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下記のようなお悩みを感じている企業イベントご担当者は多いのではないでしょうか?

・実施目的を達成しつつ、参加者に喜んでもらえるイベントはどのようにどうやって作ればいいのだろう?
・やりたい事は頭にあるのだけど。それを実現するには何をどうしたら良いだろう?
・イベントを実行するのに、人手が足りない。誰か現場をサポートしてくれないかな?

企業イベントご担当者様の課題は上記3つに大別されています。上記3つの観点からみて、自分はどのポイントに課題があるかを整理される事をオススメいたします。

主催者の困っているポイントによって相談する会社を選んだ方が、より良い情報や知見が手に入り、実際に仕事を委託する際にも話が早くなります。

それでは、上記のお悩みをお持ちの主催者が知って得をする「イベント会社の業務領域の違い」を説明していきましょう。






2-1.イベント会社の業務領域①企画


「実施目的を達成しつつ、参加者に喜んでもらえるイベントはどのようにどうやって作ればいいのだろう?」

というお悩みを抱えていらっしゃる場合は企画領域に課題があります。

企画を立てる場合は、そもそも何故イベントをするのかという部分を掘り下げる必要があります。調査のために、アンケート、市場分析を行い、自社が持っている強みやバックグラウンドを考慮してテーマを決定します。

そのテーマに合わせたプログラム、コンテンツを考えていくという領域が「企画分野」になります。






2-2.イベント会社の業務領域②制作

「やりたい事は頭にあるのだけど。それを実現するには何をどうしたら良いだろう?」

というお悩みがある方は制作領域に課題があります。

イベントでやりたいことが決まっている段階で必要となってくるのは「イベントをどう作っていくか?」という準備です。当日に向けた準備の領域は「制作分野」と呼ばれます。

具体的には、イベントプログラムを本番で成功させるための体制作り、組織編成、スケジュール計画、コンテンツ実行に関係してくる様々な業者に対する調整、指示出し、交渉、発注など業務になります。






2-3.イベント会社の業務領域②運営

「イベントを実行するのに、人手が足りない。誰か現場をサポートしてくれないかな?」
というお悩みをお持ちの場合は運営領域に課題があります。

当日のスタッフオペレーションに関わる業務領域が「運営分野」です。準備段階で作成した組織図に沿って必要な人員を調達し、スケジュールに合わせた役割を振り分けて現場で対応します。

このように、企業イベントご担当者様のお悩みに対して、イベント会社も得意分野が異なっていきます。次章では、各イベント会社がどの領域の業務が得意なのかを見分けるためのポイントをご紹介していきます。






3.会社による特性の違い

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3-1.企画分野が得意なイベント会社

「会社が10周年を迎え、周年イベントをやりたいけれども何をしたらいいのかわからない」

「新製品を発表するのにPRイベントをしたいが、何をしたらいいのかわからない」

など、イベントを実施したいけれども何を行えば良いのかわからない、といった場合にピッタリなのが「イベント企画に強みを持つ会社」です。

イベント企画会社の一番の強みは、イベント企画経験値が豊富であることです。イベント企画会社は企画を立ち上げる事に特化しているため、どういう会社がどのような時にどのようなイベントを行えば、より満足度が高いイベントになるか、結果が出るイベントになるか、といった充実したデータをイベント制作会社・イベント運営会社より多く持っていることが特徴です。

企画が得意なイベント会社は、映像作品やウェブサイト、パンフレットなどのクリエイティブ系の実績が豊富にある傾向が見られます。また、顧客事例紹介では「クライアントが抱えている課題を提示して、その課題の解決方法としてイベントを活用した。」というストーリー展開している企業も企画領域を得意としている場合があります。


企画分野が得意なイベント会社の特徴として、HPに様々な種類の事例が実名で紹介されていることが多い傾向があります。

企業が主催するイベントは、主催企業の戦略や方針などを反映することが多いため、イベント会社は機密性の高い情報を取り扱います。そのため、イベント会社が制作したコンテンツやイベント事例の公開について主催企業は機密保持の観点から慎重にならざるをえません。

当然ながら、イベント会社が事例をHP上で実社名公開する際には主催企業の許諾が必須です。したがって、事例公開が許可されている場合、そのイベント会社を利用した主催者が提案内容や納品物に対して高い評価をしたと考えることができます。

例えば、社員向けの周年イベントや方針説明会といった社内イベントで流すイベントオープニングVTRなど、自社のブランディングに直結するような内容ではない作品やイベント事例をイベント会社のHPに公開しても主催企業にとってメリットはほとんどありません。

むしろ、自社の事例を他社媒体で公開するには経営幹部クラスや他部署も含めた承認が必要となるため、主催企業の担当者にとって手間や負担がかかります。そのため、イベント会社からの強い要請だけでは実社名で事例公開されることはあまりありません。主催者企業は委託したイベント会社の実績を高く評価している場合に限って、実社名での事例公開を許諾するケースが多いのです。






3-2.制作分野が得意なイベント会社

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「パーティーのプログラムはある程度決まったけれど、細かく何をどうやるかが決まっていない。」

「セミナーの講師は目途がついたけれど、他が全く手につかない。」

このように「何をしたい」がある程度決まっているが、時間もノウハウもない場合に適切なのが制作に特化したイベント会社です。

イベントを制作するにあたって、プロジェクトやチームづくりから始まり、会場確保や施工会社・資材などの空間づくりの組み立て、進行台本の作成など全ての工程に関して、制作分野が得意なイベント会社は運営のノウハウが豊富でスピード感良く精度の高いプロジェクト遂行能力があります。

制作分野が得意なイベント会社の特徴として、主要取引先として公開している企業に上場企業や有名企業の名前が多い場合があります。他にも、東京ドームや東京ビッグサイト、幕張メッセなどの大型イベント会場での実績が多いという点が挙げられます。

イベント会社の外部から眺めると、イベント制作という分野はイベント企画や運営と比べて業務内容が見えにくい分野かもしれません。イベント制作は、実施企画の決まったイベントに対して主催者が自身でやる必要のある内部調整や広報活動などのコア業務に集中いただくために下記①~④の業務を請負います。

① プロジェクトの体制構築
② 会場、施工、機材、クリエイティブ制作などの各業者間調整
③ プロジェクト進行管理
④ プロジェクト予算管理

これらの業務は主催企業から見ると、広義的にはアウトソーシングと言えるでしょう。






3-3.運営分野が得意なイベント会社

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「イベントを行うのは決定しているが、当日運営する人員が足りない」

「当日の運営においてイベント・セミナー運営経験者がおらず、オペレーションに不安がある」

イベントの企画・制作に不安はないが、当日の運営や人員不足がある場合に相談するのがふさわしいのが「イベント運営会社」です。

人員の手配をすることから人材派遣と混同しがちですが、イベント運営会社は人員をディレクションできるという点で人材派遣と大きく異なります。

人材派遣は人員を派遣し業務に関してはクライアント側で指示をしなければなりません。それに対して、イベント運営会社は業務委託という形式で当日のオペレーション設計を含めた現場管理を行います。

運営分野が得意なイベント会社の特徴として、制作分野が得意な企業や代理店企業の協力先であるケースが多くあります。

そのため、あまり具体的な事例が公開されていることは多くありません。しかし、運営を得意とする企業は現場の納品数では他を圧倒します。優秀な現場運営スタッフを多数抱え、豊富な経験値に基づいて行う当日の運営能力があるからこそ、協力先として協業することができます。






3-4.イベント会社には得意な業務領域がある

企画・制作・運営に分類してイベント会社の専門分野を説明してきましたが、明確に100%企画しか受託しない会社、または100%制作領域しか対応しないという会社は、ほとんど存在しません。

イベント会社の中でも、「企画領域が得意なために、そこに注力して制作・運営は外注する」という会社や「企画分野よりも制作、運営、オペレーション能力に強みを持つ」という会社が存在し、各イベント会社の強みはそれぞれ異なります。

イベント会社によっては、得意・不得意な業務領域があるという事を念頭において、相談や問い合わせして頂ければ、専門会社に「やって欲しい事」と「実際の対応」と期待値とのギャップが減りコミュニケーションコストを下げることができます。

自社のイベントの課題とそれに対応するイベント会社の業務分野がご理解頂けたでしょうか。それでは、次に専門会社に問い合わせをするタイミングについて解説します。






4.問い合わせのタイミング

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問い合わせのタイミングは、イベント実施予定日より逆算して6ヶ月前がオススメです。

理由は、イベントを実施する会場を押さえやすい時期であるということが一番に挙げられます。余裕をみて1年前に問い合わせをしても、イベント会場の選択肢が幅広くあるというメリットがありますが、会場予約受付が開始しておらず仮予約ができず何も進行できません。

そのため、6ヶ月前に問い合わせを開始することが一番効率的なスケジュールであり、目安でもあります。

イベントを半年後に控えている方は、お気軽にお問い合わせ下さい。

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5.まとめ


最後までお読み頂きありがとうございました。本記事があなたの企業イベントの成功の一助になれば幸いです。






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