研修運営代行サービスで人材育成を。導入メリットやサービス内容について解説

多くの企業では、人材育成のために定期的に研修を実施しています。

一方で、研修は事前準備から当日運営、実施後の効果測定など、研修担当者が行う業務は多岐にわたり、企業にとっての負荷も大きいです。そのため、社内担当者だけではリソース不足だと感じる企業も少なくありません。

そこでオススメなのが「研修運営代行サービス」です。

今回は、研修運営代行サービスのメリットやサービス内容について紹介します。

 

研修運営代行サービスとは

研修運営には、研修の企画設計、講師の手配、資料作成といった事前準備から、当日の運営、受講者へのフォローなど、多くの業務が発生します。

研修運営代行サービスでは、事前準備、当日の運営サポート、事後フォローなど、研修に関わる業務を「一括、または希望する一部のみを委託する」ことが可能です。

近年、採用市場の変化や労働人口の減少などの影響を受け、研修の目的でもある「人材育成」に向けた取り組みに注力する企業は多いですが、リソースが足りていないという企業も少なくありません。

そこで研修運営代行サービスを活用することにより、様々なメリットを得ることができます。

 

研修運営代行サービスの需要が増加した背景

研修運営代行サービスの需要が拡大した大きな理由は少子高齢化です。

昨今の日本では、少子高齢化社会が急速的に拡大してきており、人材不足に頭を悩ませている企業も少なくありません。また、終身雇用制度の崩壊により転職するのが当たり前となってきました。

人手不足に悩んでいる企業も多いので、自社でリソースを割かなくても、即戦力となる人材を育成できる手段として、便利な研修運営代行サービスを導入するようになったのです。

少子高齢化や終身雇用制度の崩壊は今後も進んでいくことが考えられるので、さらに研修運営代行サービスの需要が高まることが予想されます。

 

研修運営を代行するメリット

研修運営代行サービスを利用するメリットは以下の3つです。

順番に解説します。

 

担当者のコア業務時間の確保

研修に関わる業務は２つに分類することができます。

本来、担当者はコア業務にのみ注力したいところを、リソース不足によってノンコア業務の対応に追われてしまう場合があります。研修運営代行サービスではノンコア業務をまとめて受託してくれるため、担当者のコア時間を十分に確保できるのです。

 

プロによる運営体制の確立

研修業務は多岐にわたるため、

「運営体制が属人化すると、引継ぎやアップデートが難しい」
「運営フローを標準化できない」

といった悩みを抱える担当者も少なくありません。

また近年ではオンライン研修が普及したことにより、担当者の対応範囲も広がっています。

研修運営代行サービスは研修の実施経験が豊富なため、人手不足を補うだけでなく、プロの知見を活かした運用フローを確立させることができます。運営体制の変化にも柔軟に対応できるため、工数やコストを最小限に抑えた運営を行えます。

 

効果測定によるPDCAが可能

研修は実施をして終わりではありません。実施後の効果測定によって、プログラムの見直しや改善を図り、PDCAサイクルを回していく必要があります。

しかし、研修効果測定は担当者にとって大きな悩みの一つとなっています。測定方法が難しいことも理由に挙げられますが、「手間とコストを考えるとそこまで手が回っていない」という担当者の声が聞かれます。

研修運営代行サービスでは、研修後の実施レポートや、アンケートや調査の実施や集計なども受託できるため、担当者は測定結果の分析といったPDCA施策に時間を使うことができます。

 

研修運営代行サービスを利用するデメリット

研修運営代行サービスを利用することでのデメリットも生じます。

主なデメリットは以下の2つです。

順番に解説します。

 

費用がかかる

研修運営代行サービスを依頼する場合には、もちろんですが費用が発生します。毎月の費用が一定の場合もあれば、依頼する作業量によって金額が異なるなど、研修運営代行サービス会社によってさまざまです。

少し高いと感じるかもしれませんが、人材育成のためには仕方ないことと言えるでしょう。

 

コミュニケーションコストがかかる

研修運営代行サービスでは、研修の設計段階から当日の運営まで幅広く対応してもらえます。しかし、研修を成功させるためには綿密なコミュニケーションが必要不可欠です。

コミュニケーションがしっかり取れていないと、当日の研修がスムーズに行われず、失敗に終わってしまうことも珍しくありません。そのため、コミュニケーションを取るのが面倒くさいと感じる人には研修運営代行サービスの利用をおすすめしません。

 

研修運営代行サービスの内容

研修運営代行サービスではどのような業務を代行するのでしょうか。以下で、主に行われる業務内容をまとめますので参考にしてください。

 

受講者の管理と研修内容の検討

・受講者リストの作成：企業にて研修を受ける社員をリスト化してまとめます。

・受講者への連絡：研修を受講する社員へ、各種連絡を行います。

・問い合わせ対応：受講予定の社員からの問い合わせに対応します。

・研修内容の検討：企業の研修プログラムに準じて研修内容を検討します。ない場合はコンサルティングを行うこともあります。

 

事前準備

・研修資料作成：研修内容に合わせて、当日必要になる資料を作成します。

・会場準備：研修で使う備品や機材などを準備します。社外で研修を行う場合は、会場の手配も行います。

・講師の手配：研修内容に合わせて講師を務めてくれる人材へオファーします。

・事前課題：事前課題がある場合は、その回収や集計を行います。

・配信環境の構築：オンライン研修の場合は、配信環境の構築や事前テストを行います。

・ツールや器材の手配：オンライン研修の場合は、配信で必要な各種ツールや各種機材を準備します。

 

当日運営

・会場設営・撤去：研修を行う会場の設営と撤去を行います。

・スタッフの手配：運営にて雑務を行うスタッフを手配します。

・誘導：講師や受講者である社員たちを会場へ誘導します。

・進行管理：スケジュールに合わせて研修が進行できるように管理します。

・配信管理：オンライン研修の場合はトラブルがないように配信管理を行います。

・昼食・宿泊手配：講師の昼食や宿泊施設を必要に応じて手配します。

・写真・動画撮影：静止画や動画にて、研修の様子や記念撮影などを行います。

 

研修終了後

・アンケートの回収・集計：研修を受けた社員からアンケートを回収して集計します。

・事後課題の管理：研修の事後課題がある場合、配布・回収・集計などを行います。

・研修レポート作成：研修を受けた社員の反応や評価をレポートにまとめます。

・データベース入力：次回研修のために各種データを入力しておきます。

・報告：完成した研修レポートを企業に提出して終了です。

 

研修運営代行サービスの費用相場

研修運営代行サービスの費用は、どのような研修を行うのか、どこまで代行サービスに依頼するのかで大きく変わります。

まずは、自社で業務の洗い出しを行い、依頼する範囲を決めましょう。

ここでは参考として、ニューズベースの各プランをご紹介します。

 

当日運営プラン

運営マニュアルを弊社で作成し、当日の研修運営をサポートするプランです。

研修の運営に熟知したスタッフが会場設営、関係者の案内・誘導、研修資料配布などをサポートします。そのため、企業の担当者様は研修の進行に集中できます。

料金：1DAY　￥85,000～（税抜）

 

事務局プラン

運営事務局を設置し、研修運営をさらに幅広くサポートするプランです。

講師の手配、研修を受ける社員の対応、受講者への連絡、事前・事後課題の管理などの、バックオフィス業務に特化しています。研修の準備に十分な時間が割けないケースでおすすめです。

料金：1日程1研修　￥195,000～（税抜）

 

お試し1本プラン

1つの研修をまとめて代行するフルサポートプランです。

当日運営プランと事務局プランに加えて運営マニュアル作成、レイアウト作成、スライドの作成など1本の研修をまるごとサポートします。研修運営の工数を削減したい方におすすめのプランです。

料金：1日程1研修　￥395,000～（税抜）

 

カスタマイズサービス

企業ごとに異なるさまざまな研修の形へ、柔軟に対応できるのがカスタマイズプランです。研修のプログラムや日程が特殊といったケースでも、貴社に合った形で対応させていただきます。プランに含まれない業務も承っていますので、ぜひご相談ください。

 

研修運営代行サービスの内容

研修運営代行サービスに主に依頼できる業務内容を紹介します。

 

受講者管理

受講者リストの管理、受講者への連絡、お問い合わせ対応、事後アンケートの配布などの業務を依頼することができます。

 

事前準備

研修スケジュールや講義資料の作成、会場や講師の手配、実施に必要な備品手配、などの業務が依頼できます。オンライン研修の場合には、配信オペレーションの構築、使用ツールの選定やネット環境の設定、機材の準備なども依頼可能です。

 

当日運営

当日の会場準備、運営スタッフの手配、研修の進行管理、担当者へのサポートなどが依頼可能です。

 

研修終了後

配布アンケートの集計・回収、研修レポート作成、データベースへの入力作業などが依頼可能です。

企業によって依頼できる業務範囲が異なる場合があります。一度確認をしてみましょう。

 

サービスの導入がおすすめの企業とは

研修運営代行サービスの導入がおすすめの企業の特徴は以下の4つです。

順番に解説します。

 

担当者の人手が足りていない

担当者の人手が足りず、研修を開催するのも困難という企業も少なくありません。担当者を新たに雇用する場合でも育成コストや引継ぎコストが必要となり、非常に時間がかかってしまいます。

研修運営代行サービスは、研修のノウハウを持つプロの人材が業務をおこなうので、早期に人手不足を解消することが可能です。

 

実施対象人数が大人数

大企業などの実施対象人数が多い場合には、受講者の管理や資料の配布、問い合わせ対応など、定型的なノンコア業務に対しても非常に労力を要するため、担当者にかかる負担も増大します。

いち早く研修運営代行サービスを活用することで、担当者のノンコア業務への労力を削減して、コア業務へ注力するというサービスのメリットを最大限に得ることができます。

 

研修の質を向上させたい

近年、研修には様々な手法や実施方法が存在しています。自社に適した研修を続けていくためには、様々なアップデートが必要となりますが、改善施策にとりくむ時間が持てない担当者も多いのではないでしょうか。

研修運営代行サービスの活用の最大のメリットは、担当者の業務時間を新たに作り出すことです。効率的な運営コストと時間の創出によって、研修の質を高めることへ繋がります。

 

研修運営に対するノウハウが不足している

ベンチャー企業やこれまで研修の経験が少ない企業は、研修運営に対するノウハウが不足しているケースも珍しくありません。

研修運営代行サービスでは、研修のプロが業務を代行してくれるだけではなく、運営ノウハウの提供もおこなってくれます。研修の運営体制の構築から、企業によっては内製化を希望する場合の支援なども行ってくれるので、運営フローが未完成であっても安心して依頼することができます。

 

研修運営代行サービスの導入事例

実際に研修運営代行サービスを活用した「高砂熱学工業株式会社」の事例を紹介します。

高砂熱学工業株式会社は、空調設備の技術をメインとした建築設備の設計や施工管理などをおこなっており、技術教育機関である「タカサゴ・アカデミー」を設立するなど、人材の育成にも力を入れています。

高砂熱学工業株式会社は研修を全て内製化しているため、研修を開催するたびに研修準備に時間がかかってしまい、コア業務である研修プログラムの企画・検討の時間を捻出するのが困難な状況となっていました。

また、従業員1名で研修を運営していたので、属人化しており、部署異動があった場合には一から教育をしなければいけないという課題を抱えていました。

「教育コスト、担当者の入れ替わりによる引継ぎコスト、教育品質の担保」を条件に検討した結果、研修運営代行サービスを導入し、その後は属人化の問題が解消されて研修運営がスムーズに進行するようになりました。

担当者様は、「内製では難しく感じていた研修運営のノウハウが、会社としても蓄積されるため、担当者が入れ替わってもクオリティが下がることがなく、長期的に利用するメリットを感じている」とお話しています。

 

研修運営代行サービスを選ぶ際の3つのポイント

研修運営代行サービスを選ぶ際のポイントは以下の3つです。

順番に解説します。

 

実績があるか

最近では、研修運営代行サービスを提供する企業も増えてきています。そのため、実績があるかどうかを研修運営代行サービスを選ぶ上での一つの判断基準にしましょう。

実績が無い研修運営代行サービスに依頼したとしても、人材育成が上手くいかず、満足のいく結果を得られない可能性が非常に高いからです。実績はホームページに掲載されていることが多いので、気になる研修運営代行サービス会社を見つけたら、一度確認してみましょう。

 

見積もりが正しいか

悪徳な研修運営代行サービス会社の場合、身に覚えのない見積もりが記載されていて、通常の料金よりも高く費用を取られることがあります。

そのため、契約する前に見積もりが正しいかどうかを必ず確認しましょう。

 

依頼したい内容に対応できるか

研修運営代行サービス会社は、基本的に研修の設計から研修当日の運営など、あらゆる研修業務を委託できます。

しかし、研修運営代行サービス会社によっては依頼できる業務が限られている場合もあります。そのため、せっかく契約したのにも関わらず、自分たちが依頼したい業務が委託できないなんてこともあるのです。

委託できない場合、別の研修運営代行サービス会社を探す必要があり、これまでの時間が全て無駄になってしまうので、依頼したい内容に対応できる研修運営代行サービス会社かどうかを契約する前に確認しておきましょう。

 

研修運営代行サービスを活用して、効果的な人材育成を！

本記事では、研修運営代行サービスのメリットやサービス内容・選ぶ際のポイントなどについて紹介しました。研修運営代行サービスを利用することで、担当者のコア業務時間を確保できたり人材育成に注力したりすることができます。

最近では研修運営代行サービスを提供する企業も増えてきているので、実績や依頼したい内容に対応できるかどうかを確認してから依頼しましょう。

研修運営代行サービスのことなら弊社、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースは年間400案件以上の実績を誇り、研修の設計段階から当日の運営までをトータルでサポートします。内製化支援も行っているので、最終的に自社で完結したい場合にもおすすめです。

本記事を参考に研修運営代行サービスの利用を検討してみましょう。