RPAで業務改善するポイント!導入事例やメリットデメリットも解説

公開日:2023.04.06

「RPAを導入してどんなメリットがある?」

「RPAの実際の導入事例ってどんなもの?」

RPAの導入を検討されている方で、これらのような疑問をお持ちではないでしょうか?

本記事では、RPA導入のメリットやデメリット実際の導入事例などについてご紹介します。RPAについての理解をもっと深めたいという方は、ぜひ本記事を最後まで読み進めてみてください。

 

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RPAとは

RPAとは、Robotic Process Automationの略で、PC上で行う作業をソフトウェアロボットが代わりに実行するシステムのことです。日々の業務の負担を減らしてくれるので、業務効率化において注目されており、中小企業においても導入が進んでいます。

これまで製造現場などに用いられてきた肉体労働を代替するロボットでなく、ホワイトカラー向けのロボットであることより、「仮想知的労働者」とも言われています。

RPAで効率化できる業務一覧

RPAを用いることで、例えば以下のような作業を実行できます。

・データの照合
・データの入力や転記
・データの集約や加工
・データのダウンロードやアップロード

データ処理の業務は煩雑で、日々の労働時間を増加させる一因。それらの業務はRPAを活用すれば自動化が可能になるのです。

 

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RPAで業務改善するための3つのポイント

RPAを活用するためには、以下の3つのポイントがあります。

・目標を明確にする
・業務の見直しをする
・運営体制を整える

それぞれについて詳しく解説していきます。

目標を明確にする

RPAを活用することで何を達成したいのかが明確でないといけません。RPAは、目標を達成する手段であり、RPAを使うこと自体が目的ではないからです。RPAを導入する前に、自社の課題を分析し、「何を自動化し、誰の業務の負担を減らしたいのか」を明確にしましょう。

業務の見直しをする

RPAを導入するにあたり、業務全体を俯瞰して見直してみましょう。

効率化したい業務だけでなく、その前後の流れも意識した上で改善策を検討します。それによって、対象としたかった業務だけでなく、より広範囲の業務が効率化できる可能性もあります。逆に、前後の流れを考慮すると、RPAを導入しない方が良いケースも考えられます。RPAを導入する前に、業務プロセス全体を把握した上で見直しを行いましょう。

運営体制を整える

RPAを導入するには、それを管理できる人材が必要です。RPAの導入にはどのような人材がどれほど必要なのかを把握し、体制を整えてから導入しましょう。内部人材にRPAの管理ができる人材がいなければ、外注化を検討するのも良いでしょう。

RPAはローコード、ノーコードツールなので、プログラミングの専門家が必要というわけではありませんが、管理するには一定以上のPCスキルが必要です。RPA導入に関する運営体制が自社で整えられるかも含めて、専門知識を持つ企業に相談してみるのもいいでしょう。

 

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RPA導入の3つのメリット

それでは、RPAを導入するメリットについて、以下の3つをご紹介します。

・コストが削減できる
・リスクが軽減する
・生産性が向上する

それぞれについて詳しく解説していきます。

コスト削減を見込める

RPAを導入することで、コスト削減が実現できます。なぜなら該当の作業を自動化することで、人件費をカットできるからです。

人件費は、企業を経営するにあたってコストの多くの割合を占めるので、企業の業績にも直結します。RPAの管理にコストはかかりますが、削減できる業務の範囲が増えるほど、管理にかかるコストの回収は容易になります。上手く活用すれば、大幅なコスト削減が実現できるのです。

ヒューマンエラー等の発生リスクが軽減する

適切なRPAを導入すれば、データ処理などの人的ミスも減らせるので、ミスによる経費・時間のロスも削減できます。データ処理などのPC作業は、どれほど慎重に行ってもミスはつきものです。RPAで自動化しておくと手作業によるミスがなくなるので、業務効率化に繋がります。

生産性が向上につながる

RPAは、処理スピードが早く、正確であり、稼働時間の制限も無いため、活用できれば生産性が大幅に向上します。

自動化できるのは、ノンコア業務であることが多いので、ノンコア業務をRPAに任せておき、従業員はコア業務に専念できます。その結果、コア業務のパフォーマンスが向上し、企業の業績の向上も期待できるでしょう。従業員が行うべき業務とRPAに任せる業務を明確に分け、有効に活用すれば、生産性は劇的に高められるでしょう。

 

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RPA導入の3つのデメリット

RPAは有効に活用できるようになれば役立つツールなのですが、以下のようなデメリットもあります。

・運用までの準備に時間がかかる
・初期費用がかかる
・専門の人材が必要

これらのことに注意した上でRPAの導入を検討しましょう。

運用までの準備に時間がかかる

RPAの導入を内部人材で進める場合、RPAの経験者がいなければ準備に時間を要します。どのツールを導入すべきか、そもそもどうやって導入すればいいのかが最初はわかりづらいからです。

すぐに運用開始したい方は、外注するのがおすすめです。内部人材だけで導入したい方は、運用開始までに時間がかかることを踏まえておきましょう。

初期費用がかかる

RPAを導入するには、一定の初期費用がかかります。RPAは高度なシステムなので、誰でも簡単に使えるものではないからです。

初期費用としては、導入時の委託費継続利用のライセンス費などがかかります。運営体制にもよりますが、外注する場合はメンテナンス費もランニングコストとしてかかってくるので、ある程度の費用は覚悟しておきましょう。

解決したい課題などによっても相場が変わってくるので、まずは専門業者にかかる費用について相談してみることをおすすめします。

専門の人材が必要

RPAを運用するには、適切な指示を与えなければならず、操作できる専門の人材が必要になります。指示が不正確であれば、目的の動作も行ってくれません。RPAを稼働させる前に、必ず専門の人材によるチェックを通しておきましょう。

 

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RPAの導入事例3選

では実際、RPAはどのように活用されているのでしょうか?ここでは、RPAの導入事例を以下の3つご紹介します。

・売上集計業務
・勤怠登録業務
・在庫変動の反映業務

それぞれについて詳しく解説していきます。

売上集計業務

全国に100店舗を持つある企業は、全国の店舗の売上データを集計する業務にRPAを導入し、データ処理速度を約10倍にまで向上させました。

従来は、店舗別のエクセルファイル情報を手入力でデータベースに登録していましたが、その部分を自動化。集計担当者は、時間的・精神的な負担を負っていましたが、RPAの導入によってその負担から解放されるようになりました。

勤怠登録業務

ある会社は、RPAの導入による勤怠業務の改善毎月20時間もの余力が創出されたといいます。

従来、出向や海外勤務中の従業員の勤怠を人事担当者が手作業で勤怠登録を行なっていたのをRPAにより自動化しました。作業時間が短くなっただけでなく、手作業による登録ミスの心配もなくなり、スムーズに勤怠登録業務ができるようになったのです。

在庫変動の反映業務

RPAを活用すれば、ECサイトの在庫と実店舗の在庫の調整も容易になります。

複数のECサイトと実店舗を運営していた会社が、従来は店舗の営業前に1時間程度の時間をかけて在庫登録をしていたのですが、RPAにより自動化。担当者の作業時間が短縮されただけでなく、更新頻度も1日1回だったところ、1時間ごとになったため、在庫情報の精度向上にも繋がりました。

 

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まとめ

RPAはまだまだ新しいサービスで、導入を踏みとどまっている方も多いでしょう。上手く活用できれば大幅に業務の効率化が実現できるものの、費用もかかるのですぐには決断できませんよね。

もし、今後積極的にRPAを導入したいとお考えであれば、株式会社ニューズベースにご相談ください。

株式会社ニューズベースでは、採用代行(RPO)研修運営アウトソーシング・セミナープロデュースなど、さまざまなサービスを提供しています。

スポットでの依頼はもちろん、トータルでのサポートも承っておりますので、「リソースが足りなくて困っている」「知識や経験が乏しいのでサポートしてもらいたい」という担当者はお気軽にご相談ください。

 

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