業務改善提案とは?作成手順やポイント・事例についても解説!

公開日:2023.05.23

人手不足や働き方改革などによって、多くの企業で業務改善を積極的に行う動きが見られています。

業務については現場で働く従業員が一番理解しているため、上司から提案書を作成するよう指示されることも少なくありません。しかし、どうやって提案書を作成すればいいのか分からない担当者も多いはずです。

そこで本記事では、業務改善を行うメリット提案書の作成方法実際の事例などについて解説します。

 

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業務改善提案とは?

業務改善提案とは、業務における「ムダ」「ムリ」「ムラ」をなくすために上司や上長に向けて提案する書類のことです。

作成するまでの手順については次項で詳しく解説します。

 

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業務改善によるメリット

業務改善によるメリットとして、以下の3つが挙げられます。

・生産性が向上する
・従業員のモチベーションが向上する
・コストを削減できる

順番に解説します。

生産性が向上する

企業によっては、昔からのやり方を現在も引き継いで行っていることが多いため、ムダだと感じる業務もあるはずです。

しかし、業務改善を行うことで現状の業務をすべて洗い出します。その後、ムダな業務を省くため、生産性の向上が期待できます。

従業員のモチベーションが向上する

日本では、少子高齢化による労働人口の減少が深刻な問題となっています。そのため、新たな人材が確保できず、長時間労働が常態化している企業も少なくありません。

しかし、業務改善することでムダな業務を省いて効率的に業務が行えるため、労働時間の短縮につながります。その結果、ワークライフバランスが整った生活ができるようになり、仕事に対する従業員のモチベーションが向上するはずです。

コストを削減できる

業務改善することで生産性が向上して労働時間を短縮できるため、残業代を削減できます。

また、業務改善の施策の一つに挙げられるのがペーパーレス化です。ペーパーレス化を推奨することで、紙代やインク代などのコストを削減することも可能です。

 

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業務改善提案書を作成するまでの手順

業務改善提案書を作成するまでの手順は以下の4ステップです。

1.すべての業務を洗い出す
2.業務の課題に優先順位をつける
3.課題を解決するための改善策を見つける
4.業務改善提案書を作成・提出する

1ステップずつ解説します。

1.すべての業務を洗い出す

業務改善提案書を作成するにあたって、自分たちが行っている業務の課題を把握しなければいけません。

そのため、まずはすべての業務を洗い出しましょう。

2.業務の課題に優先順位をつける

業務における課題は、一つだけでなく複数であることがほとんどです。すべての課題を解決するためには、膨大な労力と時間がかかるので、課題に優先順位をつけていきます。

3.課題を解決するための改善策を見つける

優先順位をつけたら、課題を解決するための改善策を見つけます。

改善策は豊富にあり、どれが一番自分たちに適しているのかを判別することは困難です。そのため、最初から一つに絞るのではなく、複数の改善策を用意しておきましょう。

4.業務改善提案書を作成・提出する

これまでの内容を基に、業務改善提案書を作成します。

誰が見ても容易にイメージできるよう、なるべく具体的に記載することが重要です。誤字脱字や情報の抜け漏れがないよう、作成したら第三者からチェックしてもらいましょう。チェックが完了したら、上司もしくは上長に提出します。

 

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業務改善提案書を作成する際に意識すべきポイント

業務改善提案書を作成する際に意識すべきポイントは以下の2つです。

・業務改善するための目的を明確にする
・具体的な数字を用いる

順番に解説します。

業務改善するための目的を明確にする

業務改善することでさまざまな効果が期待できますが、目的が曖昧なままだと提案書を作成しても内容が薄く、承認されない可能性があります。承認されるためには上司や上長から共感を得ることが重要です。

そのため、「なぜ業務改善する必要があるのか」まずは目的を明確にしましょう。

具体的な数字を用いる

業務改善提案書を作成する際に、かかる費用や実施期間などを記載する必要があります。それらの内容がすべて抽象的だとイメージするのが難しく、本当に業務改善が行えるのか不安を与えてしまう要因となります。

そのような事態を防ぐためにも、なるべく具体的な数字を用いることを意識して業務改善提案書を作成しましょう。

業務改善するためのアイディアや事例3選

業務改善するための代表的なアイディアや事例は以下の3つです。

・アウトソーシングを活用する
・RPAツールの導入を検討する
・職場環境を変える

一つずつ解説します。

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングを活用している企業も少なくありません。

アウトソーシングとは、業務の一部を外部に委託することです。アウトソーシングすることで、コストの削減や業務の効率化などが期待できます。また、業務におけるプロが担当してくれるので、業務クオリティを向上させることも可能です。

ただし、情報が漏洩する恐れがあるので、リスク管理には十分気をつけましょう。

RPAツールの導入を検討する

RPAツールの導入を検討するのもおすすめです。

ちなみにRPAとは「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の略称であり、人間がパソコン上で行う業務の一部をロボットによって自動化できるシステムのことです。RPAツールを導入することで、従業員が行う業務量の大幅な削減が期待できます。また、ヒューマンエラーを防止することも可能です。

ただし、RPAツールは担当者の判断を必要としない単純業務しか自動化できません。AIを搭載しているRPAツールであれば自動化できる業務範囲も広がりますが、導入コストもかかります。業務がブラックボックス化する恐れもあるので、注意しましょう。

職場環境を変える

職場環境を変えるのも、業務改善する方法としては有効的です。

具体的には、以下の取り組みが挙げられます。

・フレックスタイム制を導入する
・デスクの配置を変える
・リモートワークを導入する

職場環境を変えることで、従業員一人ひとりのパフォーマンスが向上するだけでなく、離職率の低下にもつながります。

具体的にどのような施策を行えばいいか迷っているのであれば、現場で働いている従業員に対して実際にアンケートを集計してみるのもおすすめです。

 

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まとめ

本記事では、業務改善を行うメリットや提案書の作成方法・実際の事例などについて解説しました。

業務改善することで、コストの削減や従業員のモチベーション向上など、さまざまな効果が期待できます。

しかし、業務改善するためにはすべての業務を洗い出さなければいけません。労力や時間がかかるので、リソースを確保できないという企業も多いはずです。

そんなときには、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用代行(RPO)サービスや研修運営アウトソーシング・事務業務支援サービスなどを提供しています。

そのため、弊社に依頼することで業務改善におけるリソースを確保することが可能です。業務の洗い出しそのものを一括で依頼することもできますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

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