業務改善の8原則について詳しく解説！手順や意識すべきポイントも紹介

これから業務を効率化していきたいのであれば、「業務改善の8原則」を理解しておく必要があります。

業務改善の8原則について聞いたことがあっても、具体的にどのような意味なのか、あまり把握していないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、業務改善の8原則の基礎知識や業務改善を行う際の手順・業務改善を行う際に意識すべきポイントについて解説します。

 

業務改善の8原則とは？

業務改善の8原則とは、業務を効率化するために必要な考え方のことです。

具体的に8つの原則とは、以下の通りです。

 

業務改善の8原則を一つずつ解説

業務改善の8原則について、一つずつ解説していきます。

 

廃止の原則

廃止の原則とは、業務改善の8原則のなかでも最も優先度が高い基本方針であり、「その業務や作業自体をやめることはできないか？」という考え方です。

不要な業務や作業を廃止することで、コストを削減したり人的リソースをほかの重要な業務に充てたりすることができます。

まずは廃止できる業務や作業がないかを徹底的に洗い出し、必要なものだけを残すことで、効率的な業務運営が可能になります。

 

削減の原則

削減の原則とは、業務や作業を廃止するのが難しい場合に「量や頻度を減らせないか？」という考え方です。

業務や作業の量もしくは頻度を減らすことによって、従業員の負担が軽減されたり業務時間の短縮につながったりします。

現実的に減らせる部分を見つけて効率化を図るのがポイントです。

 

容易化の原則

容易化の原則とは、「業務や作業をもっと簡単に分かりやすくして、誰でもできるようにする」という考え方です。

作業手順やフローを見直してシンプルにすることで、最小限のステップで完結できるようになるため、作業時間の短縮につながります。

また、属人化を防止したりミスや手戻りを減少したりすることにも期待ができます。

 

標準化の原則

標準化の原則とは、「作業手順やルールを統一することで、誰が行っても同じ成果を出せるようにする」という考え方です。

作業手順やルールの統一化によって、作業の属人化を防ぎます。

また、作業品質のばらつきやミスも減らせるため、品質と効率の安定化などにも期待ができるでしょう。

 

計画化の原則

計画化の原則とは、「業務や作業を事前にしっかりと計画し、効率的に進める」という考え方です。

業務や作業を事前にしっかりと計画することで、無駄な移動や手戻り・待ち時間が発生するのを防ぎます。

また、業務に必要な工程や所要時間を見積もるため、納期遅れや抜け漏れを防ぐことも可能です。

事前準備や段取りを徹底することで、作業の質とスピードが大きく向上します。

 

同期化の原則

同期化の原則とは、「複数の業務や作業を同時にもしくはまとめて進めることで、無駄な待ち時間や手持ち時間を減らして効率化を図る」という考え方です。

業務を並行して進めたり関連する作業をまとめて処理したりすることで、業務や作業全体のスピードアップを目指します。

そうすることで、業務効率の向上や納期を遵守することが可能です。

 

分担検討の原則

分担検討の原則とは、「業務の分担方法を見直すことで、業務効率や生産性を向上させる」という考え方です。

特定の従業員に業務が集中していることもあるため、まずは全体の負荷が偏っていないかを確認し、適切に業務を分担することで効率化を図ります。

また、それぞれのスキルや経験を考慮した上で業務を割り振ることで、無駄やミスを減らせます。

 

機械化の原則

機械化の原則とは、「これまで人が手作業で行っていた業務を機械やプログラム・デジタルツールに置き換えられないか？」という考え方です。

機械やプログラム・デジタルツールに置き換えることで、全体の業務効率が飛躍的に向上します。

また、ヒューマンエラーや品質のバラツキをなくし、人件費や工数も大幅に削減できます。

ただし、導入コストが大きい場合もあるため、予算を確保した上で慎重に検討しましょう。

 

8原則を用いて業務改善を行う際の手順

8原則を用いて業務改善を行う際の手順は、以下の通りです。

順番に解説します。

 

1.既存業務の課題を把握する

まずは業務フローや作業内容を「見える化」し、既存業務の課題を把握しましょう。

課題を把握する方法として、実際に現場で働く従業員に話を聞いてみましょう。

 

2.課題に優先順位をつける

課題を把握したら、その課題に対して優先順位をつけます。

優先順位のつけ方として、早く着手できるものや改善することで効果が大きいものを基準として考えましょう。

 

3.課題の解決策を考える

課題に優先順位をつけたら、課題の解決策について考えます。

解決策を考える際には、「何を・どのように・誰が・いつまでに」をそれぞれ明確にします。

机上の空論にならないよう、現場の声や実態を反映させた現実的な解決策を考えることが大切です。

 

4.解決策を実行する

課題の解決策について考えたら、実行に移します。

実行する際には、いきなり大規模な改革を目指すのではなく、小さく始めていくことが大切です。

PDCAを回しながら、段階的に行っていきましょう。

 

業務改善を行う際に意識すべきポイント

業務改善を行う際に意識すべきポイントは、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

現場の意見やアイデアを積極的に取り入れる

業務改善を成功させるためには、現場の理解と協力を得ることが必要不可欠です。

そのため、上層部だけで意思決定するのではなく、現場の意見やアイデアを積極的に取り入れるようにしましょう。

 

ITツールやデジタルツールを活用する

少子高齢化に伴う労働人口の減少によって、多くの企業は人手不足に悩まされています。

人手不足の問題は今後さらに悪化する可能性が非常に高いため、業務改善に伴いITツールやデジタルツールを積極的に活用するようにしましょう。

ITツールやデジタルツールの導入経験が乏しく「自分たちだけで活用できるか不安…」という場合には、サポートが充実しているツールを選ぶことをおすすめします。

 

まとめ

本記事では、業務改善の8原則の基礎知識や業務改善を行う際の手順・業務改善を行う際に意識すべきポイントについて解説しました。

業務改善の8原則とは、業務を効率化するために必要な考え方のことであり、廃止の原則や削減の原則・容易化の原則などがあります。

それぞれの内容ついて詳しく説明しているので、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

業務改善を行う際には、現場の意見やアイデアを積極的に取り入れたり、 ITツールやデジタルツールを活用したりするようにしましょう。

 

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