ビジネスマッチングイベント、知っておきたい運営フロー

イベントノウハウ

ビジネスマッチング、それは企業の新たなパートナーとしてビジネスチャンスを見つけ出す機会となるイベントです。参加者のニーズを踏まえイベントの完成度を高めることが成功への重要なポイントとなります。

本稿では、来場ゲストや、スピーカーの手配、出展者への対応など企画や準備、運営などでお悩みの担当者にとって参考になるイベントノウハウ事例を交えてご紹介します。イベント運営にお悩み方はぜひご一読ください。

目次

1.ビジネスマッチングとは

2.ビジネスマッチング運営の課題

3.ビジネスマッチングイベントの種類

4.イベントの運営フローとは

4-1.企画、及びイベント前日までの準備

4-2.当日の運営

4-3.イベント後のアフターフォロー

5.規模が大きくなればなるほどプロが強い味方に

6.事例

7.まとめ






1.ビジネスマッチングとは

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ビジネスマッチングとは、新たな商談、営業先、提携先などを紹介する場です。しかし、それはただ単に自社の商品を売る相手先としてだけではありません。資金面や建物、設備などのハード面、ノウハウや人材などのソフト面も含めて不足しているリソースをお互いに補うことで新たなビジネスチャンスを創出する場ともなるのです。

大企業はもとより、経営資源に乏しく知名度やネットワークが少ない中小企業やスタートアップ、ビジネスメソッドが不足している自治体などにはとりわけ有効な場であるといえます。

現在では銀行や自治体、民間団体が橋渡し役となり各地でビジネスマッチングが行われています。また、ビジネスの国際化を踏まえて日本と海外の企業を結ぶ取り組など、マッチング方法も多岐にわたっています。






2.ビジネスマッチング運営の課題

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ビジネスマッチングに参加したいという企業のニーズは様々です。ニーズとして、以下の点をあげることができます。

・技術に特化した提携先や下請け会社を探している。

・技術を評価してくれる企業とのパイプを持ちたい。

・下請け・元受けの枠を超えて協業できるような提携企業が欲しい。

・様々な企業と交流をしてビジネスにつなげたい。

・効率的なPR方法を見つけたい。

・他業界との交流から新たな発想を得たい。

・飛び込み営業よりも効率的な方法を探したい。

・世界と交流を行い、ビジネスチャンスを広げる足掛かりにしたい。

運営する側はこのような参加企業のニーズに沿いながらビジネスマッチングの場を提供する必要があります。

例えば、業種を超えた交流を希望する企業をターゲットにする場合、幅広い業界の企業を集める必要があります。逆に技術や自社の強みを生かしたいという企業をターゲットにした場合には、最新の技術を展示し、情報交換や商談の機会を提供するイベントを開催する必要があるでしょう。

ビジネスマッチングイベントを開催する企業や運営者は参加企業の多彩なニーズに合わせて満足するイベントを行わなければなりません。






3.ビジネスマッチングイベントの種類

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ビジネスマッチングイベントにはニーズに即した様々な種類があります。開催地域や主催団体も多種多様で、大手メガバンクが主催するものから民間企業や自治体、地域の商工会議所まで様々な団体が、東京や大阪など大都市圏から日本全国の各地方でビジネスマッチングイベントを開催しています。

・地方自治体や商工会議所

例えば、前述の異業種間のビジネスマッチングのニーズに関しては地方自治体や商工会議所、青年会議所などがエリアにある幅広い企業への参加を呼び掛ける方式でビジネスマッチングを行っています。例として、浜松市や相模原市では下記のイベントを行っています。

ビジネスマッチングはままつ

http://www.hamamatsu-bmf.jp/about/index.html 

ビジネスマッチングさがみはらコミュニティ

http://www.sagamihara-jc.com/schedule/20180323/ 

また、業界に特化した場として例をあげると、フード業界に特化した「アグリフードEXPO」が東京で、更に業界を絞り込んだ「ミートフードEXPO」が東京と大阪で開催されています。

・民間企業

アクリフードEXPO東京

https://www.agri-foodexpo.com/greeting/

ミートフードEXPO(東京・大阪)

http://yakinikufair.com/business/

・官民一体

ほかにも、官民一体となったマッチングとして農林水産省の提唱する「農業女子プロジェクト」というコンセプトに沿い、民間の信用金庫や東京の民間企業が全国の農業女子とコラボして新しい取り組みを始めるビジネスマッチングも行われています。

農業女子プロジェクト

https://nougyoujoshi.maff.go.jp/pj/p_progress/3416/ 






4.イベントの運営フローとは

business-matching-event_(4).jpgイベントの開催には大きく分けて「企画・準備」「当日の運営」「アフターフォロー」という3つの段階があります。イベントの準備から開催、フォローまでの流れは以下のようになります。






4-1.企画、及びイベント前日までの準備

この段階では誰をターゲットにして、どのようなイベントを行うのか、といった企画から始まり、企画という設計図に基づき会場やイベント設営の手配を行います。準備する内容には、スタッフの手配やイベントのレジュメ作成、タイムスケジュールの作成、イベントの司会や講演などを依頼する登壇者、タレントへの出演交渉など多岐にわたる業務が発生します。






4-2.当日の運営

運営当日は、会場の設営やスタッフミーティング、入場者の整理などを行うほか、実施するコンテンツによってはリハーサルが必要になる場合もあります。また不特定多数の人が出入りする場所ではセキュリティの問題も当然発生します。想定していなかったトラブルへの対応も必要になることも考えておかなくてはなりません。イベントの総括プロデューサーのほか、進行を管理するタイムキーパーやトラブル対応の専従スタッフが必要不可欠です。






4-3.イベント後のアフターフォロー

イベント終了後は、入場者のスムーズな退場のサポートや会場のスケジュールに応じて設備の撤去が必要です。終了後はスタッフによる反省会などミーティングを行うことで社内ナレッジを蓄積し、次回のイベントへつなげるようにします。また、イベントが終了しても、参加企業へのフォローやマッチング状況の確認など成果を確認し、イベントの効果測定をしなければなりません。この効果測定がイベントにとって最も重要なポイントと言えるでしょう。






5.規模が大きくなればなるほどプロが強い味方に

business-matching-event_(5).jpgイベントの開催には実務面で様々な課題があります。当日の運営や終了後のフォローはもちろんですが、準備段階での「ゲストの召集」や「会場の手配」「スケジュールの作成」「会場設営」といった運営面。そして「集客」や「費用対コスト」の検討や外注業者の選定など隠れた部分も含めると通常業務を圧迫する程の業務量になります。

イベントの規模が大きくなるに従い、関わる関係者も増え、準備から運営・管理に必要な手間は膨らむことになります。また、規模によっては道路使用許可などの許認可が必要になることもあります。集客状況によって会場の変更を考える必要がある可能性も忘れてはいけません。

特に運営ナレッジが社内に蓄積されていない場合や新たに立ちあげるイベントの場合には、来場者や顧客対応など、重要な業務に社内リソースを集中したいものです。イベント業務全体や必要に応じて、イベントのプロフェッショナルに一部のアウトソーシングを行うのも一つの方法です。

事項ではイベント専門企業ニューズベースのビジネスマッチング事例を紹介します。海外と日本企業の橋渡しという難易度の高いイベント事例です。






6.事例紹介

Tech In Asia Tokyo

イベント概要

国際的なビジネスマッチングイベントです。日本からのスタートアップ企業が、自社を世界中の企業家、投資家、テクノロジー業界関係者に自らの技術やビジネスプランをアピールします。

イベントの課題

日本国内外の出展者、参加者が集まるイベントですが、その反面、参加者の文化や常識も多岐にわたります。各国の出展者、参加者が安心してビジネス商談が行えるような場を作ることが必要でした。

イベント会社の活用

イベントの出展内容は有名企業社長による講演や、パネルディスカッションをはじめ、投資家専用のブースを設けて行う投資家とスタートアップ企業によるミーティングや、スタートアップ企業によるブース展示などバラエティに富んだものが行われました。

これらの準備や当日の運営には知識と経験が必要不可欠でした。イベントの規模が拡大していく中で、イベント専門会社をうまく活用されました。煩雑な業務を委託することで、参加者の満足度を向上させるための業務に専念することができました。

イベント詳細:https://www.newsbase.co.jp/works/matching/techinasia/

ビジネスマッチングイベントの運営について相談したい際はお気軽に問い合わせ下さい。

当サイトや弊社のサービスに関するお問い合わせはこちらで承ります。


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7.まとめ

ビジネスマッチングイベントは集客や販路の拡大など新たなビジネスチャンスを模索する企業にとり、改善の糸口となる大切な場です。民間企業から商工会、自治体まで様々な切り口で開催することが可能です。

だからこそ、出展者のニーズをしっかりと捉えイベントを企画することが成功への大きな鍵になります。しかし、イベントの開催には企画、集客から設営、運営、アフターフォローまで様々な業務が発生します。

限られた社内リソースを有効に活用しイベントを成功に導くためにも、プロフェッショナルへのアウトソーシングを行う経営判断が必要です。ご紹介した事例も参考にしていただき、外部業者とコラボレーションを行うことで、イベントを有意義なものにしてください。

参考文献

ビジネスマッチングのための支援:中小企業庁

http://www.chusho.meti.go.jp/keiei/sogyo/sien/sien02.html 

経営改善支援としてのビジネスマッチング - 金融庁

https://www.fsa.go.jp/news/19/ginkou/20080331-6/09.pdf