セミナーの成功は準備が9割！ スケジュールとチェックリストを公開

企業セミナーが成功するかどうかは、準備で9割が決まります。

しかし、セミナー準備のコツを知らなければ、どこから手を着けていいかわからず、結局長い準備期間を活かすことができないまま、セミナー当日を迎えてしまうでしょう。

そこでこの記事では、企画、集客、プログラム作成、当日業務、アフターフォローまでのセミナー準備の一連の流れと、当日用意する持ち物リストを紹介していきます。

 

セミナー準備の全体スケジュール

セミナー成功は準備が9割と言われるほど、事前準備はとても重要なポイントです。開催当日から逆算して、およそ3ヶ月前からどのように準備を進めるかで、成功するか否かが決まります。セミナーの準備の流れをまとめると、大まかに以下のようになります。

 

企画や予算次第で「セミナー代行」も検討しよう

セミナーの企画や予算を検討していくと、「人的リソースが足りない」「集客ノウハウが不足している」などの課題が出てくることもあります。そのまま無理に進めても、セミナーは満足いくものとはならないでしょう。このような場合は、セミナー代行サービスの活用もぜひ視野に入れてみてください。

セミナー代行には、会場手配、参加者管理、当日の運営サポートなど、セミナー開催に関するさまざまな業務を依頼できます。業務全般はもちろん、必要に応じた業務をスポット的に代行してもらうことも可能です。

株式会社ニューズベースでは、設計・運営・事後フォローまで、多角的にセミナー代行を行っています。ぜひお気軽にご相談ください。

 

セミナー代行の流れや依頼できる内容については、以下で詳しく紹介していますのでご覧ください。

セミナーを企画・開催するには代行会社がおすすめ！依頼する流れや注意点について解説！

 

企画（～3か月前）

セミナー準備のメイン業務となる「集客」や「会場予約」は、開催日の3か月前から始まります。

つまり、その前には既にセミナーの目標と企画概要が定まっていなければなりません。

3か月前までに行うべき作業は、大きく分けて次の3つです。

 

セミナーの方向性を決める

まずはセミナーの方向性を決めていきましょう。

セミナーは「顧客獲得型セミナー」と「情報提供型セミナー」の2つに大きく分けられます。それぞれで以下のようにセミナー内容や目的が異なります。

 

このように、顧客獲得型と情報提供型では特徴や目的が異なります。それぞれについて理解し、自社で行うセミナーがどちらに該当するのか方向性を見極め、適切な準備を進めていきましょう。

 

企画の検討

セミナーの方向性が固まったら、次は企画内容を具体的に詰めていきます。

まずは、セミナーを開催する目的を明確にしましょう。セミナーを通じて最終的に得たい成果やゴールを具体化しておくことで、その後のターゲット設定や内容構成、開催後のフォロー施策もスムーズに整理できるようになります。

次に、「誰をターゲットにするか」を明確にします。対象となる業界、役職、企業規模、ターゲットの抱えている課題などをできるだけ具体的に設定しましょう。具体化することで、ターゲットに合った響く企画を立案しやすくなりますし、集客も効果的に行えるようになります。

このように、企画を検討する際はまず、セミナーの目的とターゲットを明確にしましょう。そうすれば、セミナーで提供すべきことも自ずと整理され、企画の骨子を固めやすくなります。

 

イベントを成功させるためには、セミナーの方向性や目的をしっかり決めたうえで企画を検討することが大切です。企画を作成する際はタスクを項目ごとに時系列で整理することで、企画をスムーズに進められます。

当サイトでは、企画作成を進める方向けに、ダウンロードしてすぐに使える「企画検討チェックシート」を用意しています。「何から始めれば良いのか…」「必要なタスクが分からない…」とお悩みでしたら、ぜひご活用ください。

企画検討チェックシートはこちら

 

目標設定のポイント

目標設定をするには、セミナーの方向性を見極めて目的を設定する必要があります。

例えば、顧客獲得型のセミナーであれば、「自社商品の認知拡大」といったように抽象的な目的をまずは設定しましょう。その上で目標は「集客人数100人、資料請求数50」といったように、具体的に数値化します。目標を具体化すれば、それを達成するための手段や課題が明確になって取り組みやすくなるためです。

 

ちなみに、方向性によって目標とする来場客数が変わります。

顧客獲得型であれば少人数である方が顧客獲得に結びつきやすいです。多く集客するのであれば、セミナーを数回に分けて開催した方が良いでしょう。

情報提供型の場合は、多くの人からアンケートを集めたいので、来場客数の目標が多くなります。

また、方向性ごとの目標とする来場客数の違いは、日程や場所の決定、さらには予算などにも関わってきます。そのため、はっきりとさせておくようにしましょう。

 

予算のポイント

まず予算を決めてから、セミナーの目標や企画を考えるセミナー担当者もいるかもしれません。

しかし、予算から企画を逆算すると、セミナーの内容が本来の意図からずれてしまい、セミナーの開催意義が薄れてしまう可能性があります。

例えば、バックエンド商品のセールスが目的であれば、少人数のセミナーでも問題ありません。となると、集客費や会場費はその分抑えられます。逆にリードのフォローや自社PR、商品PR等が目的であれば、目標集客人数は大きくなり、それに比例して集客費や会場費も増大するでしょう。

このように、セミナーの予算は、目的と目標によって大きく異なります。

もちろん、予算に恵まれた中でセミナーを企画できるのは大手の会社だけです。現状の経営状況を踏まえて現実的なセミナーを設計することも大切ですので、自社の現状に合った目標設定と予算検討をバランスよく行いましょう。

 

セミナー運営代行はニューズベースにお任せください！詳しくはこちら

事前準備（3か月前～1か月前）

3か月前から、実際的な準備が始まります。この期間には以下の項目を進めておきましょう。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

 

企画内容を煮詰める

より良いセミナーを開催するために、企画内容を具体的に煮詰めていきましょう。

セミナーは限られた時間内で進行するため、伝えたい内容を整理し、無駄なく効果的に届けるための「設計図」が不可欠です。この設計図にあたるのが、アジェンダ（話す内容とその順番）です。アジェンダを設計しておけば、内容がブレずに、参加者へ一貫したストーリーを届けられます。

アジェンダは、セミナーで話すテーマに沿って、設計します。単にトピックを羅列するのではなく、なるべく具体的に、参加者が理解しやすい流れを意識して構成することが大切です。

また、セミナーから商談へスムーズにつながるように、以下のようにセミナーのストーリーも煮詰めていきましょう。

このように、参加者が「共感→理解→納得→未来像を描く」という自然な感情の流れをたどれるストーリー構成にすれば、参加者はセミナーから商談へとスムーズに進めます。

さらに、アジェンダを設計する際は、各パートの時間配分にも注意しましょう。導入部分に時間をかけすぎず、核心となる内容にしっかりと時間を割り振ることが、セミナー成功のポイントです。

 

日時と場所の選定

開催日程は、セミナーの方向性やターゲット層、来場人数の目標などを考慮して設定しましょう。

例えば、BtoB商材であれば参加対象は法人です。そのため、休日よりも平日の午前中や午後の遅い時間帯の方が来場人数目標を達成しやすいでしょう。

競合他社のセミナーにも目を向け、同時期に開催されていないかも確認し、日程をかぶらないようにすることも大切です。

 

セミナー開催場所も、セミナーの方向性や来場人数目標を頭に入れた上で、アクセスの良さ・利用料金・キャパシティを考慮して決めましょう。

顧客獲得型のセミナーであれば、少人数の方が目的を達成しやすくなります。そのため、準備の手間やコスト面も踏まえると、自社の会議室を利用するのがおすすめです。

規模や企画内容によっては自社の会議室では難しいこともあるでしょう。そうした場合は、公共施設やホテルの会議室、レンタルスペースなどの利用も検討してみてください。

外部の会場を借りる場合は時間や備品、利用条件などを確認しましょう。

 

また、近年はオンラインセミナーも増えてきています。

オンラインの場合、会場を用意する必要がなく、オフィスの会議室などからでも配信が可能です。

しかし、オンラインの場合も日時についてはセミナーの方向性や来場人数目標を踏まえた上で、深く検討することが大切です。

例えばBtoCのセミナーならば、平日ならば19～21時ごろ、休日ならば午前中がおすすめです。

 

登壇者のキャスティング・交渉

自社でセミナーを行う場合は、社員が登壇者を務めることが多いですが、外部依頼するケースも少なくありません。外部からキャスティングする場合にポイントとなるのが、登壇者の業界内での実績や知名度です。実績・知名度の豊富な人ほど集客も良くなりますので、セミナーの企画に合わせてキャスティングを行いましょう。

外部の登壇者へ出演交渉する場合、セミナー開始の3か月以上前くらいから打診するのが一般的です。キャスティング予定の人が多忙の場合は、さらに早めに交渉をスタートさせましょう。

 

集客手法の決定

セミナーの開催告知は、既存顧客のみにするのか、新規を含め幅広く告知するのかによって最適な方法が異なります。

まずは、既存顧客向けと新規顧客向け、それぞれに適した主な集客手法をまとめた表をご覧ください。

対象	主な集客手法
既存顧客向け	DM配信、メール配信、自社サイトでの告知、営業担当者による直接案内
新規顧客向け	検索エンジン広告、SNS投稿、業界紙広告、セミナーポータルサイト掲載

既存顧客のみにする場合は、事前に取得している顧客情報をもとに告知します。DMやメール、自社サイトや営業担当者から伝えるなどの方法で告知を行います。申込率を高めるためには、ただ告知するだけでなく、メリットを伝えるなどのフォローを行いましょう。

新規を含めて幅広く告知する場合は、検索エンジン広告やSNSでの告知、業界紙の活用、セミナーポータルサイトへの掲載など、幅広い手法を組み合わせて行いましょう。有料広告を出す場合は、効果測定を必ず行い、次回以降のセミナー開催に役立てられるデータを取得しましょう。

 

スタッフのキャスティング

当日の運営をスムーズに行うために、スタッフのキャスティングも行いましょう。日時や場所、登壇予定者、さらには告知によりどれくらいの集客が予想されるかなどを考慮して、十分な人数を確保します。

スタッフの必要人数はセミナーの内容によっても異なります。一般的には、登壇者とそのアシスタントも含めて、参加予定者の10～20％程度いれば十分と考えられます。例えば、30人のセミナーであれば、6名前後のスタッフを集めればスムーズに回すことができるでしょう。

ただし、人数が足りていればセミナーが円滑に進むわけではありません。スタッフをキャスティングする際には、事前にスタッフの役割を明確にしたり、必要な情報の共有とシミュレーションを行ったりすることが大切です。

 

直前準備（1か月前～前日）

1ヶ月前から前日までにかけて、セミナーの直前準備を行います。セミナー当日に向けての仕上げになるとともに、セミナー後のフォローにもつながる準備期間なので、気合を入れて進めましょう。

直前準備では具体的には以下のようなことをします。

 

集客施策の実施

セミナー開催が近づいたら、事前に決めた集客施策を行っていきます。メールや媒体広告、プレスリリース、SNSなど幅広く集客を展開していきましょう。

その際、宣伝を行なう媒体によって鮮度が異なることを意識しましょう。たとえば、紙媒体の場合は広告が出た瞬間はもちろん、後から見返してくれた人も集客対象になります。そのため、やや鮮度が長いです。SNSは短期的な爆発力が見込めますが、情報が流れてしまう速度も早く、鮮度を保ちにくい傾向にあります。1ヶ月前から定期的に行い、直前1週間は連続投稿するなどして集客の鮮度を高めましょう。

また、セミナー開催日が近づきましたら、申込みをしてくれた方たちに対してリマインドメールを送ります。セミナーの案内をすることで確実に足を運んでもらうためです。リマインドメールを送ることで、参加率向上が見込めます。

 

アフターフォローの準備

セミナー後、購買や商談につなげるために行なう参加者へのアフターフォローの準備をします。

アフターフォローはセミナーの成否を決める重要なポイントです。スムーズにアフターフォローを行うためにも、準備を怠らないようにしましょう。鉄は熱いうちにというように、セミナー後に間を開けずにフォローできるようにすることが大切です。

アフターフォローの準備としては、アンケート作成・お礼のメール作成・メルマガ作成・サイトアップなどがあります。メルマガやサイトアップはじっくりと構成を決めておいてください。

 

資料や配布物の準備

セミナー開催に向け、当日使用する資料や配布物の準備を進めましょう。資料や配布物の完成度はセミナー全体のクオリティに直結します。そのため、早めに着手し、細部までこだわることが大切です。

以下に、資料と配布物の準備に関してまとめましたのでご覧ください。

 

【スライド資料の制作】

プレゼン用スライドは、1スライド1メッセージを基本とし、情報を詰め込みすぎないことが重要です。視覚的に分かりやすいようにキーワードや図表を活用し、自然な流れのストーリー構成を意識して作成しましょう。

 

【配布物の準備】

当日の配布物としては、スライドの抜粋版やセミナー内容のサマリー資料、アンケート用紙、企業パンフレットなどが一般的です。単なるスライドコピーにとどまらず、振り返りや次のアクションにつながるような補足説明を加えておくと効果的です。

配布物は早めに必要部数を確保し、外部に依頼する制作物がある場合は納期を必ず確認しておきましょう。

 

運営マニュアルの準備

セミナー当日の進行をスムーズにし、トラブル時にも問題なく対応するために運営マニュアルを作成します。

これらをまとめた上で、スタッフで共有しましょう。

 

スタッフや登壇者との打ち合わせ

セミナーを円滑に進行させるためには、スタッフや登壇者との事前打ち合わせが欠かせません。以下のような項目について事前に確認しておきましょう。

 

事務局への問い合わせに対応

直前準備（1ヶ月前〜前日）の時期に入ると、セミナーに関する問い合わせ対応業務も本格化します。例えば、参加希望者からの質問、申し込み変更、キャンセル対応など、さまざまな問い合わせが急増し、その対応に追われるようになります。

この時期は資料作成や運営準備も並行して進めなくてはいけません。そのため、自社のみで対応しようとすると人的リソースが不足し、問い合わせ対応に遅れが生じることもあります。対応の遅れは、参加者の不安感を招くものです。場合によってはセミナーの満足度や参加率に影響を及ぼす恐れもあります。

こうした事態を防ぐために、代行サービスの活用を前もって検討しておくのがおすすめです。代行サービスを利用すれば、問い合わせの初期対応、申し込み内容の管理、キャンセル手続きなどを任せられます。問い合わせ対応に慣れた専門スタッフが迅速に処理するため、社内リソースを確保しつつ、対応品質を安定させることが可能です。

セミナー運営をスムーズに進めるためにも、早めに代行サービスの利用を検討しましょう。

 

出欠の管理

受付システムを導入すると、セミナー当日の受付をスムーズに行えます。

受付システムとは、セミナー参加者にQRコードを発行して、スマホを用いたスムーズな受付を実現できるシステムのことです。

受付システムには参加者の管理に特化したもの、申込みからアフターフォローまでワンストップで行えるもの、アンケート機能がついているものなどさまざまあります。無料・有料から選べますので、予算と相談しながら導入を検討してみてください。

 

セミナー受付システムについては、こちらで詳しく解説しています。

セミナーの来場受付が楽になる！有料・無料の受付システム紹介

 

 

運営（当日）

いよいよセミナー当日です。セミナー当日には下記のような業務を行います。

 

打ち合わせやリハーサルは綿密に

セミナーを成功させるためには、直前のリハーサルや最終打ち合わせを綿密に行うことが不可欠です。

セミナーは「人・設備・時間」などさまざまな要素が複雑に絡み合うため、わずかなズレや想定外のトラブルが全体の進行に大きな影響を及ぼすリスクがあります。綿密なリハーサルを行うことで、事前にトラブルを検知・対策できるだけでなく、関係者全員の動きを統一し、進行にズレを生じさせない体制を整えることができます。これにより、参加者にとっても安心感のある、スムーズで完成度の高いセミナー運営が実現できることでしょう。

また、最終打ち合わせでは、緊急時の対応フローや受付・案内スタッフとの連携体制についても再確認しておきましょう。

 

当日の持ち物リスト

ここからは当日の持ち物リストを紹介します。

前日だけですべての持ち物をそろえることはできないので、2週間ほど前からリストを作り、直前になって慌てることのないようにしましょう。

 

 

 

セミナー開催当日の動きを整理できるスケジュール表を無料でダウンロード

フォロー（開催後）

セミナーが終わったら終了ではありません。アフターフォローによって関心度の高い見込み客にアプローチしていく必要があります。

参加者はセミナーに参加したことで、自社サービスや商品に関心度の高い状態になっています。そのため、セミナーで性急に成約まで持ち込むのではなく、アフターフォローによる営業を見越して、セミナーを販促活動の中継地点とみなすのがポイントです。

主に下記のような業務を、スピード感を持って行っていきましょう。

このうち、参加者へのお礼メールは当日中、遅くても翌日までにすばやく行うのが理想です。

特に関心度が高いと思われる参加者には個別に営業の電話をかけ、ニーズを聞き出すことで、商談へと結びつく可能性が生まれます。

 

また、見落としがちなのが欠席者へのフォローメールです。

一度セミナーを欠席すると、気まずくなってセミナーから遠のいてしまうのが一般的ですが、「ぜひまたの機会にお越しください」など暖かい内容のメールを送ると、欠席者も見込み客として保つことができ、次回以降のセールスキャンペーンにつなげることができます。

 

ニューズベースによるセミナー運営サポートの実績をご紹介

まとめ

セミナー当日に落ち着いて運営業務を行うためには、いかに事前準備を綿密に行っておくかがカギです。

成果の出るセミナーを開催するためには、その他にもたくさんの要素があります。

効率的な集客、良質なプログラム、現場のオペレーションをいかに安定させるか、セミナー運営事務局に役立つツールの選定など、1つ1つ挙げればきりがありません。

セミナー代行業者であるニューズベースは、これらの業務を高い品質で提供するノウハウを持ち合わせており、これまで数々の企業セミナー開催に貢献してきました。

セミナー業務の部分的な委託からワンストップの委託まで代行してきた多数の実績を生かして、スピード感を持って最適なオペレーション設計を提案いたします。

貴社の課題にスピード感を持って対応させていただきますので、セミナー運営に課題を感じている担当者の方は、ぜひお気軽にご相談ください。