セミナーを企画・開催するには代行会社がおすすめ!依頼する流れや注意点について解説!

公開日:2019.10.09  更新日:2022.12.13

リードの獲得や自社の商品もしくはサービスにおける認知度の拡大などを目的として、多くの企業ではセミナーを開催しています。しかし、セミナーを開催するまでには膨大な時間や労力を費やす必要があるため、開催したくてもリソース不足で開催できないという企業も少なくありません。

そんな企業におすすめなのがセミナー開催代行会社です。

そこで本記事では、セミナー開催代行会社に依頼する方法や流れ・利用する際の注意点などについて解説します。も良いでしょう。

 

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セミナーを開催するためには多くのリソースを割く必要がある

セミナーを開催するためには、最低でも以下の内容を決めて実行に移さなければいけません。

・企画の立案
・会場の選定
・開催スケジュールの調整
・講師やスタッフの選定

また、開催準備や当日の運営なども行わなければいけないので、多くのリソースを確保する必要があります。そのため、自社だけではリソースが足りずに頭を抱えている担当者も少なくありません。

そんなときにおすすめなのがセミナー開催代行会社です。

 

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セミナーを企画・開催するのであれば代行会社に依頼するのがおすすめ!

セミナー開催代行会社では、セミナーにおける企画の考案開催するまでの準備・当日の運営などをサポートしてくれます。セミナー開催代行会社に依頼することで、セミナーを開催するにあたってのリソースを大幅に削減することができるため、その分のリソースをほかの業務に充てることが可能です。

また、セミナー開催代行会社はセミナーの企画や開催におけるプロであるため、クオリティの向上にも期待できます。何からしのトラブルが発生した場合にも安心です。

ただし、セミナー開催代行会社を利用することによってセミナーに関するノウハウが蓄積されにくくなるので、注意が必要です。もちろん、セミナー開催代行会社に依頼することで費用も発生するため、あらかじめ予算を確保しておきましょう。

 

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セミナー開催代行会社がサービスを提供するまでの流れ

セミナー開催代行会社がサービスを提供するまでの流れは、以下の6ステップです。

1.内容をヒアリング
2.セミナーのプランニング
3.セミナー事務局開設
4.申込管理/報告
5.当日運営
6.フォロー対応

順番に解説します。

内容をヒアリング

最初に、セミナー内容や目的をヒアリングします。

同時に代行する業務範囲をどこまで広げるかも、ヒアリングの段階で確定します。セミナーの成否を左右する、たいへん重要な段階です。セミナーの内容や目的を、正しくシェアすることがポイントになります。

セミナーのプランニング

セミナーの基本的な部分をプランニングします。

配置すべきスタッフ人数や機器の種類、位置などを策定します。また、おおまかなタイムスケジュールや、作成すべき資料などが決定するのも、プランニングの段階です。

セミナー事務局開設

セミナー全体のプランニングが完了したら、セミナー事務局を開設し、窓口を一般公開します。セミナー参加希望者からの電話、メールの対応をします。

申込管理/報告

セミナー申し込み者の情報管理などを行います。また、集客状況なども、逐次報告されます。

当日運営

セミナー当日、受付や人員整理など、必要なスタッフを配置。セミナーが正常に進行するよう手配されます。トラブルなどがあれば、適宜対応します。

フォロー対応

今後の集客アップにおいて、たいへん重要な段階です。マーケティングや、営業方法に関して、アドバイスなどのフォローが受けられます。

セミナー開催代行を実施している会社から、いかにノウハウを吸収できるかがポイントです。

 

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セミナー開催代行会社が事前準備してくれるもの

セミナーを成功させる上では、事前準備が何よりも大切です。準備が不十分だと、セミナーの進行や参加者の満足度に悪影響を及ぼすかもしれません。また、不測の事態についても予測し、対応策を準備しておくことが必要です。

セミナー開催代行会社なら、十分な時間とリソースを投下し、万全の体勢に仕上げてくれます。また、セミナーで必要になる準備物も用意してくれます。

準備物は、おおむね以下のとおりです。

・パンフレット
・講演資料
・申し込み用ホームページ
・運営マニュアル
・台本
・展示物
・各種機材
・申し込み管理システム
・受講証
・名札
・アジェンダ
・飲料水

セミナーの開催時刻や長さによっては、昼食を用意する必要がある場合も。もし必要であれば、それもセミナー開催代行会社で準備できます。

他にもセミナーの目的や形態によって、必要となる準備物も出てくるでしょう。それらも大抵のものであれば、用意してもらえます。

 

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セミナー開催日の当日運営対応

セミナー開催日当日においては、合理的な対応が要求されます。あらかじめ規模感や過去の経験を踏まえておかなければ、対応するのは難しいです。

しかしセミナー運営代行会社なら、ノウハウを活かして適切に対応してくれます。特に不測の事態が起こった際は、頼りになるでしょう。

開催当日は下記のような対応が必要になります。

・来場者受付
・講師のアテンド
・進行、時間の管理
・参加者への案内
・照明の調整

いずれもセミナー開催における経験がなければ、適切な対応を取るのは難しいでしょう。特に時間の管理は、運営代行サービス会社がおこなわなければ、ずさんになりがちです。

セミナー後のフォロー対応

セミナー終了後は、セミナー運営代行業者からアフターフォローを受けられます。

具体的には、以下のような作業を行います。

・名刺データの入力
・アンケート集計
・レポート・プレス記事の執筆
・清算
・自社へのアドバイス

いずれも次の開催において活きるフォローです。特に自社へのアドバイスは、さらなる成果を得る上で重要です。できる限り、ノウハウを吸収できるように努めましょう。

マーケティング、営業面におけるアドバイスも受けられます。適切なアドバイスを引き出し、今後に引用すれば、セミナーで得られる成果は大きくなります。自社で体系的なノウハウが蓄積できるように、この機会に情報を収集しておくとよいでしょう。

 

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セミナー開催代行会社を利用する際の注意点

セミナー開催代行会社を利用する際には、以下の3点に注意しましょう。

・実績があるか調べる
・そこまで対応してくれるか
・価格が適正か

順番に解説します。

実績があるか調べる

セミナー開催代行会社によっては、自分たちの要望に対してしっかりと応えてくれないというケースも珍しくありません。

そのため、これまでの実績があるかどうかを確認しましょう。多くのセミナー開催代行会社では、自社のホームページに実績を公開していることが多いので、一度ホームページを拝見してみるのがおすすめです。

ただし、非公開にしているセミナー開催代行会社もあるので、実績を見つけられなかった場合には、問い合わせしてみましょう。

どこまで対応してくれるか

セミナー開催代行会社によって、対応してくれる業務範囲が異なることがあります。そのため、契約したのにもかかわらず、依頼したい業務内容が対象外となっていることに後から気づき、時間をロスしてしまうというケースもあります。

非常にもったいないので、契約する前に必ず対応してくれる業務範囲を確認しておきましょう。ホームページや資料などに記載されていない場合には、直接問い合わせてみるのがおすすめです。

価格が適正か

セミナー開催代行会社を利用する際の費用がどれくらいかかるのか気になる担当者も多いはずです。

セミナー開催代行会社を利用する料金は、依頼する業務内容や業務量によって値段が大きく異なるため、一概にはいえません。しかし、ある程度の相場はあるため、契約する際に提示された価格が適正かどうかを判断しましょう。

価格が適正かどうかを判断するためにも、複数のセミナー開催代行会社から見積もりを取って比較するのがおすすめです。

 

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おすすめのセミナー開催代行会社3選

セミナー開催代行会社はいくつもありますが、そのなかでもおすすめのセミナー開催代行会社は、以下の3社です。

・株式会社ニューズベース
・株式会社ビジネスリファイン
・株式会社プロアクティブ

順番に解説します。

株式会社ニューズベース

株式会社ニューズベースは、2022年10月に株式会社ウィズアスと合併し、セミナーのプロデュースや展示会のサポート・カンファレンス・採用代行など、さまざまなサービスを展開しています。あらゆる現場をサポートしてきたプロによるスタッフの的確な現場支援が強みです。

セミナーの開催では、企画設計から集客・当日の運営・効果測定までワンストップで支援しているため、セミナー開催経験がなくても安心です。

運用まで最短3ヵ月で可能なため、まずはお気軽にご相談ください。

株式会社ビジネスリファイン

株式会社ビジネスリファインは、福岡に会社があり、セミナーの開催代行のほかに人材派遣や教育研修・配信支援・配信代行などの事業を展開しています。

対面でのセミナーはもちろん、ウェビナーにも対応しています。最大1000名のセミナー開催までサポート可能なため、一人でも多くの参加者を集めてセミナーを開催したい企業におすすめです。

株式会社プロアクティブ

株式会社プロアクティブは、これまでに100以上の学会や学術集会を運営してきた経験があります。そのため、講師のフォローや当日の来場サポートなどはもちろん、ライブストリーミング配信やオンデマンドストリーミング配信にも対応可能です。

また、株式会社プロアクティブではセミナーを開催するにあたって、申し込みフォームの作成や当日の来場者を管理することができる「EZ-Entry」と呼ばれるセミナー管理システムも作成しています。気になる方は、公式サイトをチェックしてみましょう。

 

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まとめ

本記事では、セミナー開催代行会社に依頼する方法や流れ・利用する際の注意点などについて解説しました。

セミナーを開催するためには、企画の立案や会場の選定・スケジュールの調整など、やるべきことが豊富にあるため、多くのリソースを割かなければいけません。しかし、セミナー開催代行会社に依頼することで、リソースの削減やクオリティの向上などに期待できます。

そのため、自社で開催するのが困難な場合には、セミナー開催代行会社に依頼することも検討してみましょう。セミナー開催代行会社に依頼する場合には、トータルでのサポートが可能な株式会社ニューズベースにお任せください。

 

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