セミナーを企画・開催するには代行会社がおすすめ!依頼する流れや注意点について解説!

公開日:2019.10.09  更新日:2024.04.15

リードの獲得や自社の商品もしくはサービスにおける認知度の拡大などを目的として、多くの企業ではセミナーを開催しています。しかし、セミナーを開催するまでには膨大な時間や労力を費やす必要があるため、開催したくてもリソース不足で開催できないという企業も少なくありません。

そんな企業におすすめなのがセミナー開催代行会社です。

そこで本記事では、セミナー開催代行会社に依頼する方法や流れ・利用する際の注意点などについて解説します。も良いでしょう。

 

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セミナーを開催するためには多くのリソースを割く必要がある

セミナーを開催するためには、最低でも以下の内容を決めて実行に移さなければいけません。

・企画の立案
・会場の選定
・開催スケジュールの調整
・講師やスタッフの選定

また、開催準備や当日の運営なども行わなければいけないので、多くのリソースを確保する必要があります。そのため、自社だけではリソースが足りずに頭を抱えている担当者も少なくありません。

そんなときにおすすめなのがセミナー開催代行会社です。

 

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セミナーの企画・運営を代行会社に依頼するメリット

セミナーの代行会社に企画・運営を依頼することには、さまざまなメリットがあります。

 

自社で行うよりセミナーの質を高められる

企画・運営代行会社に依頼すれば、自社のみで行うよりセミナーの質を高められます。

代行会社を利用すれば、運営や問い合わせ対応などの手間を削減できます。そのため、自社の担当者は、時間をかけてコンテンツ内容を充実させられるため、セミナーの質を高めやすいです。また、経験豊富な代行会社の意見を聞くこともできるため、担当者だけでは思いつかなかったようなアイディアが浮かぶこともあります。

 

担当者の負担削減と人的リソースの確保

代行会社に依頼することで、さまざまな運営業務を任せられます。そのため、工数を大幅に削減でき、セミナー担当者の負担の削減につながります。本来行うべき自社のコア業務もスムーズに行えるようになるでしょう。

また、セミナーの規模によっては、自社だけではリソースがどうしても足りない部分が出てくるものです。人一倍頑張ったところで、できることには限界があり、トラブルも発生しやすくなるでしょう。しかし、代行会社に依頼すれば人的リソースが足りない部分を適切に補うことができ、機会損失リスクを軽減できます。

 

集客やアフターフォローを効果的に行える

マーケティングノウハウがなくても、代行会社に依頼すれば集客や参加者へのフォローを適切に行えます。

代行会社は、数多くのセミナー運営を行うプロフェッショナルです。セミナー開催でもっとも重要な部分である、集客やフォローアップのノウハウも蓄積されています。そのため、代行会社に依頼すれば、自社のみで行うよりも効果的に集客・参加者へのフォローを行ってくれることでしょう。

代行会社によっては、集客のみ・運営のみ・フォローアップのみといった部分的な代行も可能です。自社に合わせて依頼してみましょう。

 

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セミナー開催代行会社がサービスを提供するまでの流れ

セミナー開催代行会社がサービスを提供するまでの流れは、以下の6ステップです。

1.内容をヒアリング
2.セミナーのプランニング
3.セミナー事務局開設
4.申込管理/報告
5.当日運営
6.フォロー対応

順番に解説します。

 

内容をヒアリング

最初に、セミナー内容や目的をヒアリングします。

同時に代行する業務範囲をどこまで広げるかも、ヒアリングの段階で確定します。セミナーの成否を左右する、たいへん重要な段階です。セミナーの内容や目的を、正しくシェアすることがポイントになります。

 

セミナーのプランニング

セミナーの基本的な部分をプランニングします。

配置すべきスタッフ人数や機器の種類、位置などを策定します。また、おおまかなタイムスケジュールや、作成すべき資料などが決定するのも、プランニングの段階です。

 

セミナー事務局開設

セミナー全体のプランニングが完了したら、セミナー事務局を開設し、窓口を一般公開します。セミナー参加希望者からの電話、メールの対応をします。

 

申込管理/報告

セミナー申し込み者の情報管理などを行います。また、集客状況なども、逐次報告されます。

 

当日運営

セミナー当日、受付や人員整理など、必要なスタッフを配置。セミナーが正常に進行するよう手配されます。トラブルなどがあれば、適宜対応します。

 

フォロー対応

今後の集客アップにおいて、たいへん重要な段階です。マーケティングや、営業方法に関して、アドバイスなどのフォローが受けられます。

セミナー開催代行を実施している会社から、いかにノウハウを吸収できるかがポイントです。

 

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セミナー代行会社に依頼できる項目

セミナー代行会社には、イベント運営に関するさまざまなことを依頼できます。ここでは依頼できる主な項目を4つに絞って紹介します。

 

開催前

セミナーを開催するにあたり、幅広い準備が必要になります。講演資料、運営マニュアル、展示物、各種必要機材、申し込み用のホームページなど多岐にわたります。セミナー代行会社では、セミナーに必要なものを開催前に余裕をもって準備してくれます。

また、開催前の準備としてもっとも重要な「集客」についてもしっかりサポートしてくれます。セミナー代行会社は集客のノウハウも持っています。そのため依頼すれば、有用な施策により効率的な集客を実現可能です。

インバウンド・アウトバウンド集客、Webや雑誌など各媒体への広告出稿、Webサイト制作、プレスリリースの出稿などを代行会社で行ってくれます。セミナーの内容や規模に合わせて、適切な集客を依頼しましょう。

 

開催当日

セミナー開催当日も多岐にわたる対応が必要です。セミナー代行会社では、来場者受付や講師のアテンド、イベント進行管理、参加者の案内、機材の調整などを行います。中でもイベントの進行管理は、ノウハウがないと難しくてずさんになりがちです。代行会社に任せれば安心できることでしょう。

また、セミナーなどのイベントでは、トラブルが発生することもあります。そうしたときもセミナーをなるべく止めずに対応し、元のスケジュールへと戻してくれます。こうした対応力は、経験豊富なセミナー代行会社ならではといえるでしょう。

 

開催後

セミナーは開催後もこまごまとした対応が残されています。代行会社では、参加者のアンケート回収・集計、参加者へのアフターフォロー、名刺データの入力、レポートやプレス記事の執筆など、幅広く対応してくれます。セミナーはイベントが終わったら終わりではなく、その後のフォローがとても大切です。代行会社のサポートがあれば、参加者の購買や商談にもつながりやすくなることでしょう。

代行会社のこうしたさまざまなサポートは、次の開催に向けて活かせます。また、マーケティングや営業面に関するアドバイスを貰えることもあります。自社でもノウハウを蓄積していくために、しっかり情報収集していきましょう。

 

セミナー代行を依頼する場合の主なデメリット

セミナー代行会社へ依頼すれば、セミナーの質を高めて次回につなげることができます。その一方で、代行会社への依頼はいくつかデメリットもあります。

・費用がかかる

・自社の色が出せない場合がある

・希望に合った対応がされない場合がある

代行会社に依頼すれば当然費用がかかります。イベント規模や依頼する業務によって上下しますが、事前に確認しておかないと費用対効果が悪くなることもあります。

そのほか、自社の思った通りにできないといった問題も、代行会社によっては起きる場合があります。これらの可能性も考慮しながら、自社に合った代行会社に依頼しましょう。

 

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セミナー開催代行会社の選び方

セミナー開催代行会社を選ぶ際には、以下の3点を意識してみてください。

・実績があるか調べる
・そこまで対応してくれるか
・価格が適正か

順番に解説します。

 

実績があるか調べる

セミナー開催代行会社によっては、自分たちの要望に対してしっかりと応えてくれないというケースも珍しくありません。

そのため、これまでの実績があるかどうかを確認しましょう。多くのセミナー開催代行会社では、自社のホームページに実績を公開していることが多いので、一度ホームページを拝見してみるのがおすすめです。

ただし、非公開にしているセミナー開催代行会社もあるので、実績を見つけられなかった場合には、問い合わせしてみましょう。

 

どこまで対応してくれるか

セミナー開催代行会社によって、対応してくれる業務範囲が異なることがあります。そのため、契約したのにもかかわらず、依頼したい業務内容が対象外となっていることに後から気づき、時間をロスしてしまうというケースもあります。

非常にもったいないので、契約する前に必ず対応してくれる業務範囲を確認しておきましょう。ホームページや資料などに記載されていない場合には、直接問い合わせてみるのがおすすめです。

 

価格が適正か

セミナー開催代行会社を利用する際の費用がどれくらいかかるのか気になる担当者も多いはずです。

セミナー開催代行会社を利用する料金は、依頼する業務内容や業務量によって値段が大きく異なるため、一概にはいえません。しかし、ある程度の相場はあるため、契約する際に提示された価格が適正かどうかを判断しましょう。

価格が適正かどうかを判断するためにも、複数のセミナー開催代行会社から見積もりを取って比較するのがおすすめです。

 

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おすすめのセミナー開催代行会社3選

セミナー開催代行会社はいくつもありますが、そのなかでもおすすめのセミナー開催代行会社は、以下の3社です。

・株式会社ニューズベース
・株式会社ビジネスリファイン
・株式会社プロアクティブ

順番に解説します。

 

株式会社ニューズベース

株式会社ニューズベースは、2022年10月に株式会社ウィズアスと合併し、セミナーのプロデュースや展示会のサポート・カンファレンス・採用代行など、さまざまなサービスを展開しています。あらゆる現場をサポートしてきたプロによるスタッフの的確な現場支援が強みです。

セミナーの開催では、企画設計から集客・当日の運営・効果測定までワンストップで支援しているため、セミナー開催経験がなくても安心です。

運用まで最短3ヵ月で可能なため、まずはお気軽にご相談ください。

 

株式会社ビジネスリファイン

株式会社ビジネスリファインは、福岡に会社があり、セミナーの開催代行のほかに人材派遣や教育研修・配信支援・配信代行などの事業を展開しています。

対面でのセミナーはもちろん、ウェビナーにも対応しています。最大1000名のセミナー開催までサポート可能なため、一人でも多くの参加者を集めてセミナーを開催したい企業におすすめです。

 

株式会社プロアクティブ

株式会社プロアクティブは、これまでに100以上の学会や学術集会を運営してきた経験があります。そのため、講師のフォローや当日の来場サポートなどはもちろん、ライブストリーミング配信やオンデマンドストリーミング配信にも対応可能です。

また、株式会社プロアクティブではセミナーを開催するにあたって、申し込みフォームの作成や当日の来場者を管理することができる「EZ-Entry」と呼ばれるセミナー管理システムも作成しています。気になる方は、公式サイトをチェックしてみましょう。

 

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まとめ

本記事では、セミナー開催代行会社に依頼する方法や流れ・利用する際の注意点などについて解説しました。

セミナーを開催するためには、企画の立案や会場の選定・スケジュールの調整など、やるべきことが豊富にあるため、多くのリソースを割かなければいけません。しかし、セミナー開催代行会社に依頼することで、リソースの削減やクオリティの向上などに期待できます。

そのため、自社で開催するのが困難な場合には、セミナー開催代行会社に依頼することも検討してみましょう。セミナー開催代行会社に依頼する場合には、トータルでのサポートが可能な株式会社ニューズベースにお任せください。

 

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