業務改善における5S活動とは？メリットや手順について紹介！

これから業務改善を行うにあたって、必要となるのが5S活動です。

5Sとは、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の5つを総称した言葉であり、実際にトヨタ自動車が行ったことで世界中に広がりました。

5S活動を行うことで、コストの削減や生産性の向上などの効果に期待ができます。

そこで本記事では、業務改善における5S活動の詳細やメリット・手順・ポイントについて解説します。

株式会社ニューズベースでは、5Sをはじめとしたさまざまな手法で、業務改善のご支援を行っています。5S活動の現場定着から組織全体の仕組みづくりまで、幅広くサポート可能です。業務改善でお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください。

 

業務改善における5S活動

業務改善における5S活動として、以下の5つを紹介します。

 

整理（Seiri）

整理は、必要なモノと不要なモノを区別して不要なモノを処分することを目的としています。書類や備品だけでなく、パソコン内のデータやメール、共有フォルダなども整理の対象です。

 

不要なモノであるかの判断基準として、以下を参考にしてみましょう。

 

整頓（Seiton）

整頓は、必要なモノを誰もが使いやすい状態にすることを目的としています。

整理で不要なものを排除したあと、残したものを定位置・定量・明示で管理するのが整頓の基本です。

 

トヨタ自動車では、「三定」という方法で整頓しています。

 

清掃（Seisou）

清掃は、職場やデスク、共用スペースなどをきれいな状態に保つ活動です。職場環境を清潔に維持するとともに、「職場の異常や不具合を早期に発見する」といった目的もあります。整理・整頓で整えたオフィス環境を、良い状態のまま維持し続けるために欠かせない取り組みです。

 

清潔（Seiketsu）

清潔は、「整理」「整頓」「清掃」を行い、綺麗な状態を保つことを目的としています。きれいで整った状態を「一時的なもの」にせず、継続して保つことが大切です。

業種にもよりますが、従業員一人ひとりの身だしなみも清潔の一環であることを覚えておきましょう。

 

躾（Shitsuke）

躾は、5S活動で決めたルールや習慣を、全員が当たり前に守れる職場の風土をつくることです。整理・整頓・清掃・清潔を形だけで終わらせず、日々の行動として定着させることが目的です。

 

5Sの実施にはチェックシートの活用が重要

5S活動を職場に根付かせ、継続的に改善するためには、チェックシートの作成が欠かせません。チェックシートの導入には、以下のような目的があります。

チェックシートを活用することで、5S活動が「やりっぱなし」や「形だけ」で終わらず、日常業務に自然と組み込まれるようになります。

こうした5S活動の目的を踏まえ、以下で具体的なチェック項目例やチェックシートの作り方について解説していきます。

 

5Sチェックシートの項目例

整理	・不要な書類や備品がデスクや共有スペースに放置されていないか ・不要品が適切に分類・処分されているか ・必要なものと不要なものが明確に区分されているか ・使用頻度に応じ、保管方法が見直されているか ・廃棄物の分別・処理がルール通り行われているか ・備品や消耗品の品質・有効期限が管理されているか
整頓	・必要な書類、文房具、備品が指定場所にきちんと置かれているか ・ラベルや表示を行い収納場所が分かりやすくなっているか ・作業しやすい動線に沿った配置になっているか ・必要なものを短時間で取り出せるか ・適切な在庫量であるか ・マニュアルや手順書は最新版であるか
清掃	・デスク、OA機器、共用スペースが清潔に保たれているか ・汚れやごみがないか ・汚れや破損はすぐ確認できるか ・清掃スケジュールが守られているか ・清掃用具の整理整頓が行われているか ・異常を発見時に速やかに報告されているか ・清掃記録が適切に記入・管理されているか
清潔	・5Sのルールや基準が文書化・共有されているか ・ルール・手順は全従業員に伝わっているか ・チェックや点検は定期的に行われているか ・清掃や整頓の責任分担を明確にしているか ・5Sの実施状況を定期的に評価・改善しているか ・教育・指導の記録が管理されているか
躾	・全従業員が5S活動を理解し、自主的に取り組んでいるか ・5Sのルールが守られているか ・新入社員や契約社員などへ5S教育が定期的に行われているか ・リーダーが5S活動の推進役となっているか ・5Sの重要性が周知されているか ・チーム全体で5S活動に協力的な雰囲気があるか

 

5Sチェックシートの作り方

5Sチェックシートは、「なぜ評価するのか」「何をチェックするのか」「どうやって評価するのか」を明確にした上で作成します。基本的な流れは次の通りです。

5Sチェックシートは、実際に現場で使う人の声を反映させながら作成・改善していくことが大切です。運用しながら随時、内容を見直しましょう。

 

業務改善で5S活動を行うメリット

業務改善で5S活動を行うメリットは、以下の通りです。

順番に解説します。

 

コストを削減できる

業務改善で5S活動を行うことによって、不要なモノを購入したり保管したりする必要がなくなります。

また、業務の効率化によって無駄な残業などを減らすことが可能なため、コストの削減につながります。

コストが削減した分を従業員に還元することで、従業員満足度の向上に期待ができます。

 

生産性が向上する

業務改善において5S活動を行うことで、必要な道具や資料を素早く見つけられるようになります。

これによって生産性が向上し業務時間の短縮につながるため、従業員はワークライフバランスを実現できるようになるはずです。

その結果、これまで以上に働きやすい職場環境となり、定着率の向上につながります。

 

安全性が高まる

業務改善で5S活動を行うことによって、 清潔で整理された職場環境となるため、事故のリスクが低減し、職場の安全性が高まります。

また、機械のメンテナンス・点検もルーティン化されるため、ミスや不良品の発生が抑えられ、商品やサービスの品質向上にも期待ができます。

 

業務改善で5S活動を行う際の手順

業務改善で5S活動を行う際の手順は、以下の通りです。

一つずつ解説します。

 

1.目的・ゴールを設定する

業務改善で5S活動を行うにあたって、まずは「なぜ5S活動を行う必要があるのか」「5S活動を行って最終的にどのようにしたいのか」目的・ゴールを設定するようにしましょう。

目的・ゴールともに曖昧に設定してしまうと、途中で方針がブレる恐れがあります。

そのため、「〇〇業務にかかるコストを△％削減する」といった形で、数値を用いてなるべく具体的に設定しましょう。

目的・ゴールを設定したら、その内容を従業員全員に共有します。

 

2.ルールを作成する

目的・ゴールの設定が完了したら、5Sのルールを作成します。

ルールを作成する際には、現在の職場環境の様子を確認して問題点や課題点を抽出した上で決めましょう。

5Sルールの具体例は、以下の通りです。

現場の状況を知らない上層部がルールを作成してしまうと、従業員から不満の声が挙がる恐れがあります。

そのような事態を防ぐためにも、従業員全員が参加してルールを決めるようにしましょう。

 

3.実践しながらPDCAを回す

ルールを作成したら、5S活動を実践します。

実践することで、新たな問題や課題が出てくるはずです。適宜話し合いを行い、改善していきましょう。

実践しながらPDCAを回すことで、効果的な5S活動となります。

 

5Sが失敗する原因と対策

5S活動は導入しても「続かない」「形だけで終わる」など、失敗するケースも少なくありません。失敗につながるよくある要因と、その対策を紹介します。

 

・原因1：備品や書類の置き場所が曖昧になっている

対策：全てのものに「定位置」を決め、全員でルールを共有する。

 

・原因2：使い終わったものが元の場所に戻されない

対策：使用後は必ず元の場所へ戻すことを習慣化し、徹底する。

 

・原因3：人によって収納や管理の方法がバラバラ

対策：保管方法や手順を職場で統一し、誰でも分かるようルール化する。

 

・原因4：従業員が自発的に取り組めない

対策：5Sの目的やメリットをしっかり伝え、現場の意見も取り入れながら一人ひとりが主体的に参加できる雰囲気をつくる。

 

・原因5：5Sの成果や改善状況が見える化されていない

対策：チェックシートや掲示物などを活用し、進捗や成果を「見える化」して共有する。

 

・原因6：5Sのルールや基準が曖昧で判断や実行が人によって異なる

対策：ルールや基準を具体的に明文化し、全員で共有・徹底する。

 

まとめ

本記事では、業務改善における5S活動の詳細やメリット・手順・ポイントについて解説しました。

5Sとは、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の5つを総称した言葉であり、業務改善で5S活動を行うことで、コストの削減や生産性の向上などに期待ができます。

手順についても詳しく解説しておりますので、これから業務改善を行うにあたって5S活動を検討しているのであれば、本記事を参考にしてみてください。

 

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