業務効率化でクラウドサービスを活用するメリットや注意点・選ぶ際のポイントを紹介!

これから業務効率化を図りたいのであれば、クラウドサービスを活用するのがおすすめです。
しかし、クラウドサービスについてあまり把握していないという方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、クラウドサービスの基礎知識や業務効率化でクラウドサービスを活用するメリット・注意点・選ぶ際のポイントについて解説します。
目次
そもそもクラウドサービスとは?
クラウドサービスとは、インターネットを通じて提供されるコンピュータ資源やソフトウェア・ストレージなどのサービスのことです。
代表的なクラウドサービスとして、Google DriveやDropbox・Microsoft 365などが挙げられます。
クラウドサービスを活用することで、コストの削減や業務効率化などのメリットに期待ができます。
業務効率化でクラウドサービスを活用するメリット
業務効率化でクラウドサービスを活用するメリットは、以下の通りです。
- コストを削減できる
- 場所・時間を問わず利用できる
- 業務プロセスを効率化できる
- すぐに利用できる
- 最新の状態で利用可能
順番に解説します。
コストを削減できる
クラウドサービスは、サーバーを管理したり専用ソフトを導入したりする必要はありません。
このことから、初期投資や運用コストを大幅に削減することが可能なため、予算を確保することが難しい中小企業にもおすすめです。
場所・時間を問わず利用できる
クラウドサービスは、インターネット環境さえあれば、どこからでもアクセスできます。
場所や時間を問わずいつでも利用できるため、業務効率化においてクラウドサービスを活用することでリモートワークや外出先でも業務が進められるようになります。
業務プロセスを効率化できる
業務効率化においてクラウドサービスを活用することで、単純作業であれば自動的に処理させることもできるため、業務プロセスの効率化に期待ができます。
その結果、これまで以上に作業スピードが上がりヒューマンエラーの防止にもつながるでしょう。
すぐに利用できる
オンプレミスの場合には、サーバーの構築から行う必要があるため、導入してからサービスを利用するまで時間がかかります。
しかし、クラウドサービスの場合はすでに完成されている状態のため、すぐに利用可能です。
初期設定も簡単に行えるため、パソコンを操作するのが苦手な方でも安心です。
最新の状態で利用可能
クラウドサービスは、システムの保守やアップデートなどはクラウド事業者が行うため、利用者は常に最新の状態で利用することが可能です。
また、拡張性を強みとしているクラウドサービスであれば、自社の状況に応じて柔軟なカスタマイズが行えます。
業務効率化でクラウドサービスを活用する際の注意点
業務効率化でクラウドサービスを活用する際の注意点は、以下の通りです。
- セキュリティリスクがある
- インターネット環境が不可欠
- ベンダーへの依存度が高い
一つずつ解説します。
セキュリティリスクがある
クラウドサービスを利用するにあたってインターネットを経由するため、外部からの不正アクセスやサイバー攻撃・情報漏えいなどのセキュリティリスクがあります。
そのため、クラウドサービスを利用する際には、必ずセキュリティ対策が十分に行われているかどうかを確認しましょう。
インターネット環境が不可欠
クラウドサービスを利用するには、インターネット環境が不可欠となります。
そのため、外出先ではインターネット環境をなかなか見つけられず、苦労するというケースも少なくありません。
また、インターネット回線の通信速度が低下していたり障害が発生した場合には一時的に使用できなくなり、業務に支障をきたすといったリスクもあります。
ベンダーへの依存度が高い
クラウドサービスは、ベンダーへの依存度が非常に高い傾向にあります。
ベンダー側で何かしらの障害が起きた場合やサービスが停止した場合には、自社の業務にも大きな影響を及ぼす可能性があるため、十分に注意しましょう。
クラウドサービスを選ぶ際のポイント
クラウドサービスを選ぶ際には、以下のポイントを意識するようにしましょう。
- 必要な機能が搭載されているか
- 操作しやすいか
- サポート体制が整っているか
- セキュリティ対策が十分か
- 信頼性や実績があるか
順番に解説します。
必要な機能が搭載されているか
クラウドサービスを選ぶ上で、必要な機能が搭載されているかどうかは非常に重要なポイントです。
もし必要な機能が不足しているクラウドサービスを選んでしまうと、効果が十分に発揮されず、選び直しをしなければいけない可能性があるため、注意が必要です。
クラウドサービスを選ぶ前に、業務効率化を行う上でどのような機能が必要なのかを必ず把握しておきましょう。
操作しやすいか
せっかくクラウドサービスを導入したのにもかかわらず操作がしにくいと、従業員は積極的に使用したいとは思わなくなり、社内に浸透しない可能性があります。
また、マニュアルを作成したり研修を実施したりするなど、教育コストが過大になる恐れもあるため、操作しやすいクラウドサービスを選ぶようにしましょう。
サポート体制が整っているか
クラウドサービスを導入後、何かしらのトラブルやエラーが発生したとしても、サポート体制が整っていれば安心です。
そのため、クラウドサービスを選ぶ際にはサポートの充実度についても必ず確認しましょう。
具体的には、サポート内容や対応時間・追加費用の有無などをチェックしておくことをおすすめします。
セキュリティ対策が十分か
前項でも述べたように、クラウドサービスはインターネットを経由することからセキュリティリスクがあります。
そのため、クラウドサービスを選ぶ上でデータ暗号化やアクセス制御・監視機能・不正アクセス対策などのセキュリティ対策が十分かどうかも必ず確認しましょう。
特に重要な情報を扱う場合には、第三者認証や監査報告の有無もポイントです。
信頼性や実績があるか
クラウドサービスを選ぶ際には、信頼性や実績の有無についても必ずチェックしましょう。
信頼性や実績があるクラウドサービスであれば、障害時の対応やサービスが終了するリスクなども最小限に抑えられます。
まとめ
本記事では、クラウドサービスの基礎知識や業務効率化でクラウドサービスを活用するメリット・注意点・選ぶ際のポイントについて解説しました。
業務効率化でクラウドサービスを活用することで、コストを削減したり業務プロセスを効率化したりするなど、さまざまなメリットがあります。
ただし、セキュリティリスクがあったりベンダーへの依存度が高かったりするなどの注意点もあるので、活用する際には十分に気をつけましょう。
また、クラウドサービスを選ぶ際には、必要な機能が搭載されているか・操作しやすいか・サポート体制が整っているかなどを必ず確認しましょう。
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