学会事務局は委託できる! 代行内容や費用について解説

公開日:2020.05.12  更新日:2024.02.16

学会の規模拡大に伴い、事務局運営が負担になっていないでしょうか?学会事務局の運営コストやスタッフマネジメントに頭を悩ませているなら、学会事務局の委託をおすすめします。学会事務局を委託すれば、学会責任者は諸々の定型業務から解放され、学術大会の企画など、より重要な業務に時間を割くことができます。

この記事では、学会事務局を委託するメリットや費用、事務局代行を請け負うアウトソーシング業者の選考ポイントについて紹介します。

 

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1.学会事務局代行のメリット

学会事務局の委託には、スタッフの負担軽減、コストカット、事務業務の品質向上など、多様な側面でのメリットがあります。

この章では、学会事務局を委託する5つのメリットを紹介します。

 

1-1.事務局維持費の削減

学会事務局の設置、及び維持には、専属従業者への給料、施設費など、様々な固定費がかかります。また、事務スタッフの採用、教育、マネジメントなど、目に見えない部分の費用がかかっていることも忘れてはいけません。

学会事務局を委託すれば、事務局そのものを外部に持つようになるため、これらの固定費をばっさりとカットできます。また、事務スタッフの教育やマネジメントはすべて委託業者が担当するため、今後一切気にかける必要がありません。

 

1-2.業務量を調節可能

専属従業者を雇うとなると、どんなに業務量が少なくても一定の固定費がかかってきます。事務局を委託すれば、これらの人件費や固定費をまとめて業務委託費へと移行させることができます。

業務委託費=変動費なので、繁閑に応じてコストの調節が可能。比較的業務量が少ない時はコストを減らし、逆に増員が必要な際には委託範囲を広げることで対応できます。自分たちでスタッフの面接・採用・教育活動を行うことなく、委託業者とのやり取りで完結できるのは、大きな魅力といえるでしょう。

 

1-3.安価で品質の高いサービス

学会事務局運営のプロフェッショナルである専属スタッフが配属されるため、運営や問い合わせ対応が安定します。また、情報や金銭を一元管理するため、人為的ミスが起こりにくくなるのも事務局委託のメリットといえるでしょう。

特に、法人化した学会においては、事務局代行を委託することでコンプライアンスが向上し、運営に安心感が生まれます。

 

1-4.関係者の負担減

学会事務局でありがちな運営手段として、教授や学生など、有志によるスタッフの手を借りるというものがあります。これは、学会の会計状況が厳しい際によく見られるケースです。

しかし、100人を超える大人数の会員管理や会計管理を素人の手に任せるのは、賢いやり方とは言えません。関係者の負担を解消するためにも、学会運営に精通したスタッフを配置すべきです。学会事務局運営に慣れている代行業者に任せれば、素人による運営業務遂行の心配もなくなります。

 

1-5.セキュリティ対策

学会事務局では、時に1000人を超える個人情報を取り扱うこともあります。学会事務局代行会社のほとんどは個人情報保護の取り扱いにおける認定制度を取得しており、セキュリティ対策の面で信頼できるといえます。

 

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2.学会事務局代行で委託できる業務とは?

それでは、学会の委託サービスにおいて、実際にどのような業務が委託できるかを見てみましょう。

 

2-1.事務局運営

学会事務局運営において定型的、非定型的に発生する業務を代行してくれます。

主に下記のような業務が挙げられます。

会員管理・・・会員情報登録・変更、入退会処理、個人情報の取り扱いなど。
会費管理・・・会費受付・請求など。
会計業務・・・出納管理、口座管理、会計帳簿作成、会計報告、税務処理、財産管理など。
受付窓口・・・各種問い合わせの受付など。

これらの定型的な事務業務を代行サービスに任せることで、学会責任者は学術大会の企画などのコア業務に専念することが可能になります。

 

2-2.学会のプランニング

学会開催に向けて行うプランニングも代行サービスに委託可能です。規模にもよりますが、プランニングは学会開催の1~3年前くらいから始めます。

プランニングは学会開催にあたっての概要となる部分を計画するもので、主に以下のようなことを決定していきます。

・ 学会の名称
・ テーマ
・ 規模
・ 日程
・ 会場
・ プログラム構成

一般的に学会を開催する際には、事務局を設置して準備から運営までの事務作業を統括します。予算管理についても事務局が主体で行うことがほとんどです。
学会事務局代行サービスに委託すれば、学会開催における概要を決めるプランニングも代行してもらえます。

 

2-3.開催に向けた準備

学会開催に向けた準備も委託できます。委託できる業務としては以下のようなものです。

・ 協賛企業との渉外活動
・ 発表者・講演者の選定とスケジュール調整
・ 広告依頼やチラシ作成などのプロモーション
・ 参加者の登録受付
・ 会場の手配や下見
・ 関係者用の交通・宿泊の手配
・ 機材の手配
・ 懇親会会場の手配
・ 発表資料の翻訳作業
・ 抄録のまとめ作業
・ 運営スタッフの手配
・ 運営マニュアルの作成

このように、学会開催にはさまざまな準備が必要です。やるべきことが多岐にわたるため、全て自前で行う場合はかなりの労力がかかります。経験豊富な代行サービスに任せれば、抜けなく確実に準備を行ってくれるため、学会責任者はその取りまとめをすればよくなります。

 

2-4.学会誌など印刷業務

学会で発生する様々な印刷業務を代行してくれます。代行サービスを利用することで、下記のような業務を委託できます。

・印刷物の作成、販売、保管、発注
・投稿論文の受付
・査読管理、編集
・電子ジャーナルへの掲載

学会では研究報告書、論文、抄録集、レジュメ・セミナー資料、学会プログラム、ポスター、横断幕や垂れ幕、名刺・名札、参加証、封筒など様々な印刷物を管理しなければなりません。

印刷業務は学会運営におけるメイン業務の一つであり、外部に切り出すことができれば、大きく負担を軽減できるでしょう。

 

2-5.当日の運営

学会当日の運営についても、代行サービスに委託可能です。学会当日の開場前には、以下のようなことを行います。

・ 会場設営
・ 使用機材のチェック
・ 運営スタッフのミーティング
・ 関係者への対応
・ 講師・発表者の受付
・ 発表データのチェック
・ リハーサル

開場後は以下のような業務があります。

・ 参加者受付
・ 参加者の誘導
・ プログラムの進行・管理
・ トラブル対応
・ メディアへの対応

学会閉会後は以下のような業務があります。

・ 参加者のアンケート集計
・ 会場撤収作業
・ 懇親会の準備と誘導

 

このように、当日は開場前・開場後・閉会後の3つのパートそれぞれに合わせた業務があります。当日は慌ただしく、予期せぬトラブルが発生することもあります。そのため運営側は精神的にも負担がかかるものです。代行サービスに委託すれば、その負担を軽減できますし、当日の業務を効率良く進めることができるでしょう。

 

2-6.開催後の各種対応

学会開催後も、事後処理や関係各所への対応などやることはまだ多く残っています。代行サービスに委託すれば、開催後の各種対応・業務も任せられます。

・ 開催した内容の報告書作成
・ 清算処理・会計報告書作成
・ 事務手続き(電話や口座、ホームページの閉鎖など)
・ 関係者・協賛企業への礼状送付
・ 次回への引き継ぎ

学会開催後もこのように多くの業務を行わなければなりません。一通り終えるまでには3か月くらいかかります。やり残しや事後処理が長引くのを防ぐためにも、代行サービスに依頼することをおすすめします。

 

ご紹介したように、学会の事務局運営では数多くのタスクに対応する必要があります。自社で全て対応することが難しい場合は、アウトソーシングの活用がおすすめです。

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3.学会事務局代行にかかる費用

学会事務局代行にかかる費用は、学会規模 × 業務範囲で決まります。また、必要な業務だけ委託することも可能なため、依頼に応じてその都度見積もりを取るのが一般的です。

あくまでも目安ですが、下記に代行費用の一例を記載しましたので、参考にしてみてください。

例:(会員300人、期間1か月、ランニングコストのみ)

【事務局運営代行】

・300人規模・・・月額200,000円~
・1000人規模・・・月額500,000円~

>対応業務
問い合わせ業務、会員管理業務、資料・備品等の発送管理業務(※物品代・送付代は別途)

 

【学会誌印刷代行】

・1000部・・・約700,000円前後

 

【ホームページ制作・更新】

・ホームページ制作・・・1回300,000円~
・ホームページ更新・・・1月10,000円~

 

【学術大会開催】

・2,000,000円~

※それぞれ税抜

 

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4.学会事務局代行を委託する場合の注意点

学会事務局代行を委託することで、業務の効率化などさまざまなメリットがあります。その一方で、安易に委託することはデメリットにもつながります。

 

・ 費用面のデメリット

委託する業務量や学会規模が大きいほどかかる費用も多くなります。依頼してみたら業者のホームページに記載されていた目安の費用と大きくかけ離れていた、ということも珍しくありません。実際にどこまで委託するのかをはっきりさせ、必ず見積もりを取るようにしましょう。

 

・ 代行業者の対応品質

代行サービスごとに、お客様(ターゲット)への対応品質には差があります。ただし、実際に業務を委託してからでないと、どの程度の対応品質かは分かりにくいものです。担当者の対応や評判などから見極めなければいけません。

 

・ 業務引き継ぎ

学会の業務を委託する場合、既存の会員情報を代行サービス側に引き継ぐ必要があります。電子データでやり取りするならばよいですが、紙ベースで引き継ぐ場合はかなりの時間と労力がかかります。

 

5.委託業者を選定するポイント

ここでは、学会事務局の委託業者を選定するポイントを解説します。

 

5-1.費用

各学会のニーズによって委託範囲は細かく異なります。ホームページなどに掲載されている費用はあくまで選考基準の1つとして考え、その他の選考基準と合わせて、冷静に業者を見定めていく必要があります。

 

5-2.委託したい業務範囲に対応しているか

「学会事務局代行」と謳っていても、印刷業務のみの代行や、学術大会等の参加受付システム提供に特化したサービスなど、委託できる範囲は業者によって様々です。自身が委託したい特定の業務に対応している業者かどうか、サービス内容を確認しましょう。

 

5-3.実績

多様で長期的な代行実績を持っている業者は、信頼が置けるといえます。実績がある業者は業務内容に変更が出た時や、トラブルへ冷静に対処することができ、事務局運営が安定します。

 

5-4.提案力

事務局運営を委託するのが初めてである場合、委託範囲や費用の決定に悩むことでしょう。そんな時、プロの視点から的確な提案をしてくれる委託業者とパートナーシップを組むことができれば心強いですよね。

委託業者が提案依頼書の内容をただ唯々諾々と了承するだけでなく、ポイントを押さえた質問や提案をしてくれるかどうかで、委託業者の提案力を測ることができます。

 

5-5.アウトソーシング事業の割合

委託業者が展開している事業の中で、アウトソーシング事業が占める割合を確認しておくことも重要です。委託業者の中には、印刷業やシステム開発などのメイン事業を持ちながら、学会事務局代行をサブ事業として受託している業者も存在します。

学会事務局代行がメイン事業でない場合、本業の業績や展開に合わせて、自社都合でアウトソーシングを放棄してしまう可能性は否定できません。また、「アウトソーシング事業そのものが儲からないから」といった理由で、代行サービスを打ち切る可能性も考えられます。

サブ事業ではあっても、アウトソーシング事業を本格的に展開している様子がうかがえるのであれば、継続的なアウトソーシングサービスが期待できます。

 

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6.まとめ

委託業者を見極めるために、アウトソーシング事業をメイン事業としているかどうかを見極めることが重要です。

株式会社ニューズベースは様々な事務局の代行を専門とするビジネス・プロセス・アウトソーシング業者であり、安定した事務局代行サービスを提供していることで定評があります。

大規模化した事務局の委託には多様なメリットがあります。「委託費が高くつくのではないか」「本当にニーズが解消できるのか」といったお悩みを抱えている方は、まずはお気軽に相談だけでも検討してみてはいかがでしょうか。

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