懇親会とは?親睦会との違いや当日の流れ・開催する上での注意点などを解説!

公開日:2020.04.28  更新日:2023.11.10
懇親会とは?親睦会との違いや当日の流れ・開催する上での注意点などを解説!

 

懇親会を開催するにあたって幹事を任された場合、どのようなことをすればいいのかわからないという人も少なくありません。

そこで本記事では、懇親会当日の流れ案内状の作成方法・開催するときの注意点などを解説します。また、懇親会と似ている言葉として挙げられる「親睦会」の意味も説明しますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

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懇親会とは?

懇親会とは、参加者同士で親交を深めることを目的とした会のことを指します。会社や社会人サークルなどで開催される飲み会を懇親会と呼ぶことがほとんどです。

仲がいい人はもちろん、普段はあまり話すことのない人とも交流することができるので、人脈を広げることができたりさまざまな情報を交換できたりするチャンスでもあります。

そのため、懇親会が開催された場合には積極的に参加するのがおすすめです。

 

親睦会との違い

懇親会と似ている言葉として「親睦会」があります。それぞれどのような違いがあるのか気になる人も多いはずです。

懇親会も親睦会も参加者同士で交流をして仲を深めるという点では同じです。しかし、親睦会は懇親会と異なり、既にお互いのことを知っている人同士がさらに仲を深めるという目的で使われます。

そのため、社内でも部署内でのメンバーや身内で集まるときには、親睦会という言葉がふさわしいのです。意味は非常に似ていますが、厳密には異なるので、注意しましょう。

 

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懇親会当日の流れ

懇親会当日の流れは以下の4ステップです。

・開会の言葉
・来賓の挨拶・乾杯
・食事・歓談
・閉会の挨拶

順番に解説します。

 

1.開会の言葉

開会の言葉では、始めに参加者に対して懇親会に集まってくれたことを感謝しましょう。その後、懇親会を開催した目的を伝えます。

開会の言葉のポイントとしては、あまり長く話しすぎないことです。また、テンプレート通りのありきたりな挨拶ではなく、懇親会に参加したメンバーにしかわからないようなエピソードを踏まえて話すと、場の雰囲気が和みます。

 

2.来賓の挨拶・乾杯

開会の言葉が終わったら、出席者の代表者から来賓の挨拶をもらいましょう。当然のことですが、来賓の挨拶をもらう人には事前に伝える必要があります。

相手の都合もあるので、懇親会が開催されるギリギリに伝えるのではなく、遅くても1ヶ月前には伝えておきましょう。

 

3.食事・歓談

乾杯の挨拶が終わったら、食事や歓談の時間となります。食事のスタイルはブッフェ形式やコース料理形式など、会場によってさまざまです。自分たちに合った形式を選びましょう。どちらにするのか迷った場合には、アンケートを実施するのがおすすめです。

また、上長や重役が出席する際には上座に座ってもらうなど、食事の席にもマナーがあります。上席者がいるにも関わらず、席の順番を適当に配置してしまうと、マナーが欠如していると思われてしまうので、必ず覚えておきましょう。

 

4.閉会の挨拶

閉会の時間が迫ってきたら、最後に閉会の挨拶で懇親会を締めてもらいます。閉会の挨拶は開会の挨拶同様、懇親会に集まってくれた参加者に対してお礼を述べてから一言添えるのが一般的です。

また、懇親会が終了した後に二次会を開催する場合には、会場が騒がしくなる前に併せて告知しておきましょう。

 

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案内状の作成方法とテンプレ

懇親会の案内状には、決まったフォーマットはありません。

ただし、以下の内容は必ず記載しましょう。

・開催する目的
・開催日時
・開催場所
・当日の会費
・問い合わせ先

 

実際に活用できる懇親会の案内状のテンプレを紹介します。

拝啓

貴社におかれましては益々ご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

平素は○○の活動に多大なお力添えを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび当社では、日頃お取り引きいただいている皆様をお招きし、 日頃のご尽力に対するお礼および、皆様とさらなる親睦を深めることを目的とし、 懇親の機会を持つことにいたしました。 ご多用中のところ、恐れ入りますがぜひともご参加くださいますようお願い申し上げます。

日時:○月○日(○) ○時~
場所:レストラン○○(最寄駅:JR○○駅 東口徒歩5分)
住所:東京都○○区○○町○-○
TEL:○○-○○○-○○○○
会費:5,000円 (当日受付にて)

キャンセルについて:前日のキャンセルにつきましては、会費のご負担をお願いします。

 

お問い合わせ先

株式会社○○
総務課 ○○
TEL:○○-○○○-○○○○

出席のお返事につきましては、お手数をおかけしますが○月○日までに同封の返信用はがきにてお知らせください。

 

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懇親会運営の流れ

参加者全員が楽しめる有意義な懇親会にするためには、事前の準備が大切です。ここでは、懇親会運営側が行う準備の流れを解説します。

 

会場の手配・下見

懇親会に使用する会場探しを行いましょう。

まずは、参加人数や予算感、企画するイベントやコンテンツ内容などを分かる範囲で洗い出しておきます。それを基に、広さや設備、アクセスなどを加味して候補を絞っていきます。

ある程度絞り込めたなら、会場の下見もしておきましょう。実際に足を運んでみると、写真で見た印象と異なっていたり、ホームページの記載と違うことがあったりするためです。飲食店であればランチタイムなどを活用するとチェックしやすいです。

 

スケジュール調整・作成

会場が決まったら、懇親会のスケジュール調整も行いましょう。

懇親会は既に知っている人はもちろん、知らない人同士の交流を深める目的があります。そのため、できるだけ多くの人が参加できるように調整を進めましょう。

忙しい月初や月末はなるべく避け、週末や夜にすると集まりやすい傾向にあります。

 

社内への周知

懇親会開催の半月~2ヶ月前を目安に、社内へ周知を行いましょう。

周知方法としては、社内掲示板への掲示、メールやチャットツールの活用などがあります。全社員に通知して、参加可否の表明をしやすい形式にするよう心がけましょう。

 

イベント準備

懇親会の内容に合わせ、設備や道具などを準備していきます。

会場側で用意できるものであれば、担当スタッフに早めに伝えておきましょう。また、座る場所については、重役が参加するのであればある程度決めておいた方が良いでしょう。

 

各種手配

懇親会における各種手配も進めていきます。

飲食を伴うのであれば、料理や飲物を手配しましょう。飲食店であればコースを注文しておき、屋外であればバーベキューの食材手配などをしておきます。

ゲームコンテンツを予定しているのであれば、景品も予算に合わせて準備しましょう。コンパクトなものの方が持ち帰りやすく喜ばれやすいです。

懇親会でプロの司会を頼むこともあります。その場合は、イベント会社に問い合わせましょう。イベントの流れなどの打ち合わせも必要になりますので、早めに手配することをおすすめします。

 

当日の準備

ここまでで、懇親会の準備はほとんど終わっているはずです。当日は、準備したものの確認やセッティング、トラブルチェックなどに時間をかけます。

 

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懇親会におすすめのコンテンツ

会社の懇親会で何を企画すれば良いか分からない、そう悩む方も多いのではないでしょうか。ここでは、さまざまな懇親会におすすめのコンテンツをいくつか紹介します。

 

ビンゴゲーム

ビンゴゲームは懇親会など社内イベントでも定番のコンテンツです。性別や世代を問わず楽しめるため、盛り上がりやすいでしょう。ゲームについて改めて説明しなくても良いため、スムーズに進めやすいのもおすすめポイントです。

 

クイズゲーム

クイズも懇親会では定番かつ楽しみやすいゲームです。〇×ゲームなど単純なものにすれば、ルール説明は不要なのでスムーズに進められます。

社内の懇親会であれば、会社にまつわるクイズを出すと盛り上がりやすいでしょう。

 

ボウリング

ボウリングは、身体を動かして楽しめるコンテンツです。ボウリング場によっては貸し切りもできるため、懇親会会場としてそのまま活用することも可能です。チーム戦にすることで、社員同士のコミュニケーションも活発になりやすいでしょう。

 

自己紹介・他己紹介

懇親会には知っている人だけでなく、普段はなかなか交流を持てない人も参加します。そういった意味で、自己紹介・他己紹介はお互いを知り、コミュニケーションを深めるきっかけとなることでしょう。

人数の多い懇親会には向きませんが、少人数やキックオフ懇親会などに向いています。

 

GOOD&NEW

「GOOD&NEW」とは、24時間以内に起きた出来事、嬉しかったことなどを簡単に紹介する、アイスブレイクコンテンツです。

自己紹介に近いですが、より身近なことを紹介するものなので、性格やライフスタイルなどをよりイメージしやすくなります。

そのため、普段話す機会が少ない人同士もコミュニケーションを取りやすくなるのが、このコンテンツの特徴です。

 

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懇親会を開催するときの注意点

懇親会を開催するときには、以下の2つに注意が必要です。

・集まりやすい時期にする
・なるべく早めに開催時期を知らせる

順番に解説します。

 

集まりやすい時期にする

1年を通して年末年始やGWのような大型連休の場合は、家族と過ごす時間を優先する人が多く、集まりにくい時期ともいえます。懇親会を開催するのであれば、一人でも多く参加しやすいような集まりやすい時期に行いましょう。

月末や月初が忙しいという参加者もいるので、事前に開催してほしい時期をアンケートで集計するのがおすすめです。

 

なるべく早めに開催時期を知らせる

懇親会を開催する告知が遅いと、参加したくても参加できずに悔しい思いをする人も少なくありません。

1ヶ月以上先の予定が既に埋まっているという人もいるので、懇親会の開催日時が決まったら、なるべく早めに連絡するようにしましょう。余裕を持って2ヶ月以上前に告知しておくと安心です。

 

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まとめ

本記事では、懇親会当日の流れや案内状の作成方法・開催するときの注意点などを解説しました。

懇親会は、交流を広げたり情報交換したりすることのできる大切な機会です。一人でも多く懇親会に参加できるように、集まりやすい時期に開催したり開催時期をなるべく早めに知らせたりするなどの工夫を行いましょう。

弊社、株式会社ニューズベースは、イベントの開催や運営を手掛けています。

年間400案件以上の運営実績があるので、初めて依頼する人でも安心です。「懇親会を開催したいがリソースが不足している」「懇親会の開催経験が乏しくて不安」このようなお悩みの担当者はぜひお気軽にご相談ください。

本記事を参考に、懇親会を開催しましょう。

 

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