セミナーで参加者へのファーストインプレッションとなり、重要なポジションである受付担当の方に知っていただきたい挨拶の話をします。基本的な挨拶をしっかり徹底することは、基本的過ぎて拍子抜けするかもしれませんがとても大事なことです。

より良い印象をもってセミナーにご参加いただくため受付担当がするべきこと、挨拶でのポイントは何か、チェックして受付業務を全うしましょう。

1.挨拶以外にセミナー受付において重要なこと

受付では、参加者からの質問に対応できるかも重要です。参加者層によっては託児の有無や授乳室・車いすでの対応・日本語ができない方への対応などどうなっているかしっかり確認しておきましょう。

1-1.参加者の氏名確認の仕方

参加してくださる方の氏名確認にはいくつか方法があります。

• 記名式のチケットで確認する
• 名刺を頂戴する
• 口頭で教えていただく

上記の方法と合わせて参加者リストと照合することでトラブルも回避できます。

参加者リストには事前申し込みの方の名前・企業名だけでなく参加費の受領状況もチェックできるようにしておくと、スムーズに受付できるのでおすすめです。

1-2.受付でお渡しするものの準備

参加証代わりのパスホルダーや名札、ドリンクなどを受付でお渡しすることも多いでしょう。

他にも配布資料やノベルティをお渡しする場合、持ちやすいようクリアファイルや封筒などを準備してひとまとめにしておくのもおすすめです。

1-3.遅刻者への対応

遅刻していらっしゃる方についてはいつでも入場可能とするかどうか、ドアの位置など会場内の説明はどうするか、遅れた分のディスカウント対応などを事前に決めておくようにしましょう。

1-4.事前予約なしの当日参加希望者の受け入れ対応

当日参加を希望される方もいらっしゃいます。

受け入れ可否、受け入れる場合何名まで可能か、氏名確認をする場合は名刺orリスト記名とするか等を決めておきましょう。

また、登壇者やVIPの方から紹介されて…と突然ゲストが来訪されるケースもあります。
このような場合の対応についても検討しておけば、スマートかつスムーズな受付が可能です。

2.セミナー受付時挨拶をより印象を良くする名刺の受け取り方

氏名確認にもなる名刺を参加者の方々から受け取るのも、受付担当の重要な任務です。

このときの受け取り方でもいくつかポイントがあるので、重要なポイントを挙げながら解説していきます。

雑な受け取り方や、ビジネスマナーの感じられないやり取りをしてしまうと、せっかくのセミナーも参加前から印象が悪くなってしまうので覚えておきましょう。

2-1.相手の顔を見ながら両手で受け取る

名刺を受け取る時には『しっかりと先方の顔を見て両手で受け取る』のがポイントです。

このとき「頂戴いたします」など簡単でもよいので一言添えられるとスマートな印象になります。

2-2.名刺の印字部分に指を重ねない

名刺の名前・社名など印字された部分に指を重ねてしまわないようにしましょう。

名刺を受け取る時には余白部分を両手で支えて受け取ります。

2-3.お預かりした名刺を丁寧に扱う

お預かりした名刺は、裏表はもちろんですが、上下左右の方向もそろえておきましょう。

雑に扱われている、という印象を与えてしまわないようにすることが重要です。

2-4.名刺の保管は速やかに

名刺を受け取り、向きを揃えて置いたあとは、ご入場を確認したところで早急にしまいます。

誤って失くしてしまったり、何人も前の方の名刺がどんどん重ねておかれていったりというのは見苦しくなってしまうので注意しましょう。

3.セミナー受付の挨拶は丁寧な言葉遣いで

受付での言葉遣いはとても大切です。

基本的な挨拶も含んでいますが、思い出しておきましょう。

• おはようございます/こんにちは
• 少々お待ちくださいませ
• 頂戴いたします（名刺など）
• こちらからご覧くださいませ
• 来場いただきありがとうございました
• 行ってらっしゃいませ

ほかにも、どのようなシーンでどのような言葉が使えるかイメトレしておくとスムーズです。

思いやり、心のこもった言葉遣いと合わせて意識しておきたいのは自然な笑顔。
丁寧な言葉遣いだけでは冷たく感じられることもありますが、笑顔があることで好印象を持っていただくことができます。

4.受付スタッフに共有しておくべき事項

受付担当の方がスムーズにご案内できるような準備を整えておくことも大切です。

来場された方から質問されたときにスムーズに回答できるよう、以下のポイントで準備しておきましょう。

• 受付業務の流れ（氏名確認方法や参加費受領に関することなど）
• 途中退場の可否（トイレなど）
• 遅刻の場合の対応について
• 来場者への対応（事前予約・当日参加・予期せぬゲストの場合）
• 施設内設備情報（トイレ・自動販売機・喫煙所・Wi-fiなど）
• 緊急時の対応（避難経路など）
• 会場周辺の環境（コンビニ・最寄り駅・目印など）

5.まとめ

セミナー会場受付での挨拶や準備についてまとめてきました。

受付スタッフが当日スムーズにご案内できるようにするための事前準備や、言葉遣い、名刺の受け取り方など重要なポイントが多いように感じられ、負担になってしまっている方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、重要なのはホスピタリティ。おもてなしする心をもって丁寧な対応を心がければほとんどのポイントはクリアできます。

顧客へのアプローチ方法・効果的な集客方法など、セミナー開催に向けての不安を解消する以下の記事も参考にセミナーを成功させましょう。

参考

本気でセミナー集客！コツを押さえて最大限の効果をだす方法｜newsbase,incブログ