業務改善提案書とは？作成する際のポイントやサンプルについて紹介

社内で業務の効率化を進めるためには、上長からの許可を得なければいけません。

その際に必要となってくるのが「業務改善提案書」です。

しかし、業務改善提案書についてあまり詳しく把握していないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、業務改善提案書の基礎知識や作成する際のポイントについて解説します。

実際に活用できるサンプルについても紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

 

業務改善提案書とは？

業務改善提案書とは、社内の特定業務について「どのように改善すべきか」を具体的に提案するための文書のことです。

業務改善提案書を作成することで、現状の課題や問題点を明確にして、その解決策や改善方法を経営陣や上層部に分かりやすく伝えられるようになります。

その結果、実行の承認を得ることにつながるため、社内で業務の効率化を進めるにあたって、業務改善提案書は必要不可欠と言えるでしょう。

 

業務改善提案書に記載すべき項目

業務改善提案書に記載すべき項目は、以下の通りです。

順番に解説します。

 

基本情報

まずは一番上に基本情報を記載します。

具体的には、以下の内容を記載するようにしましょう。

タイトルについては、読み手が一目でどのような内容なのかが把握できるように意識して作成することが大切です。

 

現在の業務内容・問題点

次に現在の業務内容および問題点について記載します。

業務内容が複雑な場合には、誰が見ても理解できるよう、丁寧に記載することを心がけましょう。

問題点については、可能な限り数値やデータを用いて定量的に示すようにしましょう。

 

解決策

次に問題点を改善するための解決策を記載します。

新たに導入するツールやシステム・業務フローの変更点など、読み手にイメージしてもらえるよう、実施内容については具体的に説明しましょう。

 

期待できる効果

次に解決策を実行したことで期待できる効果について記載します。

期待できる効果を読み手に対して具体的にイメージさせることができなければ、決め手に欠けると思われてしまいます。

そのような事態を防ぐためにも、「〇〇を実行することで××％のコスト削減が見込める」といった、数値を用いて定量的に記載するようにしましょう。

 

予算・リソース

次に業務改善を行う上での予算・リソースを記載します。

ツールやシステムの導入費用はもちろん、人件費も立派なコストとなるため、予算には忘れずに入れるようにしましょう。

 

期間

次に業務改善を実施する期間を記載します。

可能であれば、どれくらいのペースでプロジェクトを進めていくのか、ある程度のスケジュールについても記載しましょう。

 

リスク

最後に業務改善を実施する上でのリスクを記載します。

もし、実施する上で一時的にリスクが発生することがあらかじめ分かっている場合には、その内容を必ず記載するようにしましょう。

また、そのリスクを回避する方法や軽減できる方法がある場合には、その内容についても記載しましょう。

 

業務改善提案書のサンプルを紹介

業務改善提案書のサンプルを紹介します。

 

 

業務改善提案書を作成する際の参考にしてみてください。

 

業務改善提案書を作成する際のポイント

業務改善提案書を作成する際には、以下のポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

読み手のことを考える

業務改善提案書を作成する上で、業務に対する理解が深い読み手を想定しているのであれば、専門用語を使用しても問題ありません。

しかし、そうでない場合には、専門用語を使用することで業務改善提案書の内容が理解できない場合があります。

そのような事態を防ぐためにも、「誰が業務改善提案書を読むのか」をしっかりと考えた上で作成するようにしましょう。

誰が読んでも理解できるよう、専門用語を一切使わずにわかりやすい言葉に置き換えることをおすすめします。

 

主観的ではなく客観的に記載する

業務改善提案書を主観的に記載してしまうと、読み手によって解釈が異なり、認識の齟齬や誤解が生じやすくなります。

また、提案者の感想文として受け取られやすく信頼性や説得力が低下するため、主観的ではなく客観的に記載するようにしましょう。

過去のデータや資料を参考にした上で数値で表すことによって、客観性を高めることが可能です。

 

効果や目標を定量化する

効果や目標について具体的な数値を用いて表すことによって、説得力が増して読み手もイメージしやすくなります。

提案の価値や妥当性についても伝わりやすくなるため、可能な限り定量化するようにしましょう。

 

まとめ

本記事では、業務改善提案書の基礎知識や作成する際のポイントについて・実際に活用できるサンプルについて解説しました。

業務改善提案書とは、特定の業務に対してどのように改善すべきなのかをまとめた文書のことであり、記載すべき項目として現在の業務内容や問題点・解決策・期待できる効果などが挙げられます。

業務改善提案書を作成する際には、読み手のことを考えたり客観的に記載したりすることを意識しましょう。

 

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