研修をアウトソーシングするメリット、運営業務で疲れてませんか?

アウトソーシング

新社会人、中途入社の社員に少しでも早く会社に貢献してもらうために実施するのが「社員研修」です。

近年、取り組みが盛んな働き方改革では、企業は「生産性」についてシビアになり、社員の生産性を上げるためにスキルアップ研修へ投資する企業が増えています。

その体制に対応するためには、担当者は通常業務のなかで大幅な時間と労力を割いて準備をしなければいけません。そんな中「社員研修をアウトソーシングする」サービスが、今現在拡大し注目されています。

わたしたち日本人はアウトソーシングというとコスト削減のイメージが強くありますが、本来のメリットを改めて把握し導入を検討してはいかがでしょうか。






1.担当者が持つ研修の悩み

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「新人研修の効果が見えない」「社員研修の効果が分からなければ、予算を割けない」。
担当者が上席に対し、練りに練った研修企画を提案する時、こんな反応が出ることは少なくありません。意欲が削がれてしまうばかりか、今まで通りのOJTで済ませてしまおう、と逃げ道を探し始めるでしょう。

担当者の環境にも問題がありそうです。人事担当なら、採用から労務管理、給与支払いに至る通常の業務に加え、働き方改革推進のための教育・育成企画や制度・環境の整備まで幅広い業務が多く発生します。

採用・雇用については、人材の募集のみならず、会社の魅力を発信する宣伝広報や転職・就職イベント企画などの付加価値業務まで加わる企業も少なくありません。

また、人材の適材適所を図るための部門構成構築や人材配置の計画など、常に業務は増加しています。結果として、研修の企画立案や実行に関しても毎年同じような研修をして取り繕ってしまうという事態も起こりえます。






2.研修アウトソーシングとは

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アウトソーシングとは、業務を担う人やサービスを外部から調達し、企業活動を活性化する経営手法のことです。

以前までは、事務処理・受付などの経理・総務部門や配送、店舗運営管理などを委託することが一般的でした。近年は、人事や法務、情報システムといった高度な専門知識を持ついわゆるコーポレート部門の仕事を委託するケースもあります。

一般的なアウトソーシングとは異なり、研修アウトソーシングは、会社の事業継続と成長を達成するための社員教育です。社員の士気を高め、生産性を向上させることは、会社にとっては人件費を抑制しながら優秀な人材の定着を狙い、企業文化の浸透も図れるという効果が期待できます。






3.研修アウトソーシングを検討する理由、背景

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研修アウトソーシングを検討する理由や背景には次の3つが挙げられます。

・専任の担当者がつけられない
・担当部門が手一杯で、研修運営が負担になっている
・現状の研修の効果測定が出来ていないので、改善に繋がらない

こうした課題を解決できる手段が研修アウトソーシングです。

近年、研修アウトソーシングの需要が高まっている背景には、固定費の増加や多角化経営の広がりが指摘されています。資金や人員、時間と、企業では限られた資源しかありません。企業は限られたリソースを有効活用するために効率化を図り、高度なサービスを提供する専門業者に特定の部門を任せて生産性を高めようとしています。

株式会社矢野経済研究所の「企業向け研修サービス市場に関する調査(2017年)」によると、研修サービスの市場規模は前年度比2.2%増の5080億円になり、研修アウトソーシングは年々増加傾向にあります。






4.研修アウトソーシングの業務範囲とは

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この研修アウトソーシングの業務範囲は明確です。
研修の具体的な流れは次の3つのフェーズに分かれ、それぞれ内容が違います。

1. 事前準備
・現状分析
・講師対応
・研修システムの管理
・テキスト準備
・会場手配

2. 当日運営
・受付
・資料配布
・進行管理

3. 事後フォロー
・アンケート集計
・フォロー管理

【事前準備】
企業側の要望は、企業文化の理解からコア事業促進、内外の経済環境を背景とした業務の推進方法、サービスの向上、アフターフォローに至るまで様々なフェーズがあります。これらを現状分析したうえ、最適な講師を配置する企画設計する力が必要です。

新人教育研修と役員候補の社員研修では、当然研修内容が違います。それに伴う講師手配やテキスト準備、会場手配が要となります。

【当日運営】
当日のフローが重要です。受付や資料配布、会場手配、進行管理と運営スタッフの緊密な連携プレーが求められます。

【事後フォロー】
フォローアップは欠かせません。事後のアンケート集計、フォロー管理においては様々な達成度を検証する専門知識が必要です。これらのフィードバックを怠ると参加者の意識も低くなり効果的な研修ができません。






5.研修アウトソーシングのメリット


研修アウトソーシングは、担当者の研修業務負担を軽減することで企業がコア業務に集中できるようになります。理由として、具体的に次の3つが挙げられます。

・固定費から外部委託の変動費にすることでコストの見直しが可能
・常駐型でも外部事務局型でも柔軟に相談が可能
・現状分析、効果の可視化が可能

アウトソーシングというと「コスト削減」のイメージが強いですが、むしろ、一歩押し進めたコア業務の集中や効果の可視化といった点に大きなメリットがあります。

アメリカではこの意識が高く、プルデンシャル・ファイナンシャル社では、のべ約250名の人員を削減し、競争力強化のための国際業務への人員配置増を行いました。

具体的には、人員配置のための人材管理(Human Resource)に関して、10以上の間接業務(給与、福利厚生、人材育成など)を包括的にアウトソーシングすることで大幅なコスト削減を実現したものです。※2

こうした事務処理的なバックオフィス業務の一部の外部委託(BPO=Business Process Outsourcing)については、日本ではまだ認識が低く、この分野の成長を促すことで、企業の競争力強化につながるとしています。






6.アウトソーシング先を選ぶ際の選定ポイント

研修アウトソーシング先を選ぶ際に注意したいのは「現状分析を基に提案があるか」です。さらに研修の効果検証やフォロー、業務の改善提案が行えるかどうかも重要な点です。中長期的に仕事を委託できるかを見極めることが肝要です。

株式会社ウィズアスは、業務アウトソーシング会社として多くの実績があります。他社の研修アウトソーシングの取り組みについて詳しく知りたい方はコチラを御覧ください。

株式会社ウィズアス 事例紹介ページ






7.まとめ

人材育成業務の効率化と戦略的な事業活動が生産性向上の鍵となります。本記事があなたの組織の業務効率化の一助になれば幸いです。


参考文献

※1企業向け研修サービス市場に関する調査を実施(2017年)
~新入社員研修を筆頭に、若手・リーダー職向けなど各種階層別研修が好調~
https://www.yano.co.jp/press/press.php/001715

※2ビジネス支援サービスの活用(平成26年3月)
http://www.meti.go.jp/committee/kenkyukai/shoujo/service_koufukakachi/pdf/004_04_00.pdf