SFAをどう活かすかで企業の未来が変わる。解説と成功事例をご紹介

アウトソーシング

SFAという言葉を知っていますか?

SFAとはSales Force Automationを略したもので、日本語では営業支援システムと訳される場合が一般的です。

顧客の属性、どのような顧客に対してどのようなアプローチをして、どういった反応があったか、といった日々の営業活動、商談の具体的な進捗状況と次にどういった手を打とうとしているか、というような営業活動をデータベース化し、見える化するものです。

これにより、営業に必要な情報を網羅でき、適切な顧客対応ができるようになります。また、各営業パーソンの個人的なノウハウ、ナレッジといった、共有されにくい情報を共有することができるようになるため、組織的に営業力を強化することができるようになるとともに、担当者間での円滑な引継ぎも可能になります。

営業現場だけなく、適切なアドバイスや指示、戦略の立案、迅速な経営判断といった、マネージメント層、経営層の活動を支援することもできます。

このように営業活動を大きく変える可能性を持つSFAについて、さらに詳しくみていきます。

目次

1.SFAとは(SFAの仕組み)

2. SFA導入のメリット

3.SFA導入のデメリット

4.SFAを導入した企業

5.まとめ






1.SFAとは(SFAの仕組み)

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SFAは営業パーソン、営業部隊に対してきめ細かな支援をすることで、営業の効率、生産性を高めるためのツールです。具体的には、顧客や(顧客となる)ターゲット層の種類、特性、営業活動の詳細、例えば顧客、見込み客に対して、どのように接触し、どのような成果につながったのか、その成果に対してどのようなリアクションを行ったのか、といったように、営業にかかわるあらゆる動きをデータベース化、分析することを目的としています。

この目的を実現するために、SFAは大きく分けて、顧客情報や商談の進捗状況などを営業活動の現状把握を行う機能と日常的な営業活動を効率的に行えるようにする機能があります。

具体的には、

①顧客管理

②行動管理

③日報管理

④スケジュール管理

⑤ToDoリスト/通知機能

⑥データ分析レポート作成

などの機能によって構成されています。

各営業担当がどのような業務を行なっており、次にやるべきか、などを把握する機能や、顧客管理や行動管理の機能を使うことで、顧客へのアプローチや商談の進捗状況を管理・共有したり、商談の成果(成約見込み、成約、不成約など)をレポート化することができます。また、予算や契約と実際の成績を比較したり、営業成績や効率をデータ化、分析することができます。

SFAを有効に活用するためには、当然ですが適切なデータ入力を行うことが必要です。しかし、営業担当にとって、データ入力は面倒くさいものです。このためSFAをスムーズに導入するには、データ入力、メンテナンスに時間がとられないようにすること、また、SFAに入力することによるメリットがはっきりとわかるようにすることが重要になります。






2. SFA導入のメリット

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SFAは営業現場だけでなく、管理者・マネージャ・レベル、経営レベルといった、各立場に対応したメリットが得られます。各レベルでの導入メリットをまとめていきます。

現場レベル


SFAを利用することのメリットとしては以下のような点があります。

①報告時間を短縮できる
 日報などの報告書類、文章を書くのに時間がかかります。しかし。SFAでは、決められた項目をプルダウンで選択するだけのものも多く、報告書作成の時間、手間を削減することができます。

②ミスや漏れを防ぐ
 アラート機能により、顧客訪問や書類作成など業務漏れややり残しの発生を防ぐことができます。また、上司や同僚に情報を見えるようにすることができることにより、本人が不在の場合のフォローもしやすくなります。

③次にやるべきことがわかる
 自分や他の営業パースンの過去の成功事例、その時の営業プロセスをSFAで確認、分析することで、次に何をすべきかを的確に判断できるようになるため営業の効率、成果を向上させることができます。
④適切なアドバイスをもらえる
SFAに入力した内容を見た上司から、適切な判断や指示、アドバイスが得られます。これにより効率の良い営業活動を実現します。

このような機能により、SFAを使うことで、各営業パーソンの行動、営業プロセスを数字によって示すこと、可視化することができるようになります。これにより、“できる営業マン”が“できる理由”が見えてきます。それら分析し、ほかの人間にも応用できるようにすれば、営業部隊としての能力向上につながります。このように営業プロセスの見える化と組織的な活用がSFA導入の大きなメリットと言えるでしょう。

管理者・マネージャ・レベル

管理者・マネージャ・レベルでみると、まず現場の営業活動がどのように行われているかを見える化することができるようになります。顧客に対して適切な対応ができているか、商談の進捗状況、活動のバランス(時間配分や重要度など)、顧客の予算や競合がどうなっているか、といったことが把握できるようになります。

これにより現場に対して的確な指示、アドバイスができるようになります。また、各商談での受注の可能性を適切に判断できるようになります。

売上、受注の実績、見込みといった数値データを迅速に整理することができるようになります。また、営業の問題点を早期に発見し、営業を最小限に抑えることができるようになります。


経営レベル

経営レベルでも次のようなメリットが見込めます。

①経営戦略への応用
 SFAは市場や顧客、組織全体の状況が一つのツールにまとめてあり、それらをリアルタイムで把握することができます。これにより現場のリアルな情報をベースとして、迅速な経営判断ができるようになります。

②教育コストの削減
SFAによりデータ、情報に加えて、先輩たちのナレッジを共有できるようになります。これにより中途採用を含めた新人に対する、教育のための時間、コストを削減できます。

③マネジメント層の評価
SFAにより、営業のプロセスが見える化することにより、マネジメントの内容、成果も見えるようになることから、マネジメント層の業務について、経営層が適切な評価を行うことができるようになります。






3.SFA導入のデメリット

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SFAを導入することのメリットはお判りいただけたと思います。メリットがあれば、デメリットもあります。導入に先立ってデメリットについても検討しておくことが重要です。

最大のデメリットは、先にあげたような機能を統合・一元管理することによって生じる“システムの複雑化”とそれに伴い、操作が複雑になる可能性があることです。操作が複雑になり、入力が面倒になると、そのための時間、手間が増大し、営業活動の効率化という、そもそもの導入目的とは逆効果となってしまいます。

また、データは収集できても、分析に難しい処理が必要となっては、SFAの機能が生かすことができず、「Excelの方がやりやすい」ということにもなりかねません。

このようなデメリットを避けるには、SFA導入の目的・効果を明確にし、各営業担当者にSFAを使いたいと思わせることです。また、現場のスタッフが使いやすい操作性を実現してことが重要になってきます。






4.SFAを導入した企業

実際にSFAを導入している企業の成功事例を見てみましょう。

Mipox

電子部品用研磨フィルムのトップメーカであるMipoxでは、SFAを導入し部門を問わずすべてのデータを SFAに入力するよう指示を徹底しました、これにより、各営業担当者のノウハウや知識を“情報共有”できるようにすることで、営業活動の効率を引き上げることに成功しました。営業部内だけでなく、営業とそれ以外の開発、製造部門などとの顧客や市場要求などの“情報共有”を進め、部門間連携をスムーズに行えるようなりました。

この結果、導入初年度下期、135件だった商談数は3年後に531件、成約数は43件から132件まで一気に3倍以上に伸びました。売上高も導入前の30億円から45億円にまで拡大したそうです。

NTTエレクトロニクス

NTTエレクトロニクスでは、営業報告・見込値管理・生産管理をそれぞれ3つのExcelファイルで管理していましたが、その手法では限界が感じられたことから、SFAの導入をきめました。導入にあたっては、まず小規模で行い、実績を確認しつつ、規模を拡大していきました。また、SFAの利用を定着させるため、Excelファイルの使用を廃止し、SFAで一括管理し、SFAに投入することによって他業務と連動するようにしたことや営業報告にたいして部長が迅速にコメントを返していくことで、各営業担当者の能力、成果の向上につながったとしています。

このように、SFAは適切に導入することで大きな成果をあげています。導入においては会社全体で、それまでのシステムからSFAの転換を徹底することが最重要のポイントとなっています。






5.まとめ

SFAは営業活動に関する情報を一元化することで、営業の効率化を実現、営業部隊全体の力を引き上げることができます。また、マネジメント層、経営層でも、部下への適切な指示、アドバイスを行うことをできるようにする、迅速な経営判断を可能にするといったメリットがあります。

SFAの導入においては、操作しやすいシステムとして作り込むことに加えて、利用を徹底して行くことが、成功につながることになります。

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