年間100件以上の企業セミナーを運営するプロが直伝するセミナー成功のポイント

イベントノウハウ

これからセミナーを自社で運営されている方々、すでにセミナーを自社で運営されている方々はこんな悩みをお持ちではないでしょうか。

 「どこから準備すべきか分からない」

「効率的に、抜け漏れなく進行させたい」

「セミナー終了後、どのようにアプローチしたらよいのか分からない」

 セミナーは見込み顧客の育成を効果的に進めていく上で、外すことのできない重要な施策です。しかし、人とモノとがダイナミックに動くセミナーを効率よく運営するためには、押さえておくべきポイントがいくつかあります。

本稿では、セミナー運営にフォーカスして、準備からセミナー実施後のフォローまでを徹底的に解説します。

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1. セミナーとは何か?

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セミナー(Seminar)は本来、「専門家が集まって行う研究会」あるいは「講座、講習、研修」といったニュアンスを持つ言葉です。ビジネスシーンにおいては、見込み顧客を集め、講師を立てて、特定のテーマに沿った講習を行う後者の活動を「セミナー」と呼んでいます。

2. なぜ、セミナーを運営するのか?

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ところで、企業はなぜセミナーを運営するのでしょう?
「集客に役立てるため」、「自社の製品・サービスに対する理解を深めてもらうため」、「顧客とのコミュニケーションを図るため」…目先の目的は色々と挙げることができますが、最終的な目的は「販売促進に役立てるため」です。

『企業の目的は売上を上げ、利益を出すことにあります。』

すなわちこれが、企業が行うあらゆる活動の究極の目的なのです。これは一見当たり前のように思えるかもしれませんが、非常に重要なポイントです。この点をしっかり理解しておくことが、セミナー運営を成功に導く秘訣と言えます。

以下では、セミナーの企画から運営までを時系列で追いながら、効果的なセミナーの活用方法を解説していきます。

3.セミナー企画立案のポイント

seminar_(13).jpg社内で「セミナーを開催しよう」という案が持ち上がったら、はじめに行うのは企画の立案です。

といっても、いきなりセミナーのテーマを決めたり、講師探しに着手したりするのは賢明なやり方ではありません。

セミナーの企画を立てる際に何よりも重要なのは、「求める成果から逆算して考える」という姿勢です。冒頭でも述べたように、企業がセミナーを開催する究極の目的は販売促進にあります。

そのセミナーを開催することで、何人の顧客を獲得し、獲得した顧客から最終的にどれだけの売上を上げたいのか。この点をまずは明確にした上で、そこから逆算してセミナーに集客すべき人数を割り出し、その人数を集客できるテーマや講師、会場を選定して、運営にかかるコストを見積もりましょう。

極端な話、この時点で、セミナー運営にかかるコストが最終目標の売上額を大幅に上回ってしまうようなら、そのセミナーを開催する意味はありません。

SEO対策やリスティング広告といった、社内に居ながらにして実践できるマーケティング施策とは異なり、セミナー運営は人やモノをリアルタイムに動かして行う難易度の高い施策です。もちろん費用もかかりますし、多くの人的リソースも必要となります。

妥当な費用対効果が見込めないのであれば、セミナー以外の施策を検討した方が良い場合もあるでしょう。(ただし、顧客獲得だけではなく新商品のテストマーケティングや認知度向上を兼ねるなど、社内の他の施策と絡める形でコスト負担を分散させることは可能です)。

重要なのは、セミナーの位置付けを明確にした上で企画を立てるということです。

「競合他社がやっているから」「集客できるらしいと聞いたから」…といった曖昧な動機で挑んでも、好ましい成果は上げられません。

最終的に得たい成果を明確化した上で、成果に繋がる企画を立てるように心がけましょう。

ポイント:求める成果から逆算して企画を立てる

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4.セミナーの「自社運営」or「アウトソーシング」どちらを選ぶ?

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セミナーを開催する際に検討すべき点として、自社で全てを運営するのか、セミナー運営代行会社に運営を委託するのかという問題があります。どちらにもメリットとデメリットがあり、一概にどちらが良いとは決められませんが、迷った時は「規模」と「頻度」を一つの判断基準とされることをおすすめします。

運営代行会社を利用する最大のメリットは、セミナー運営に関する高度なノウハウがあり、効果的なセミナー運営を行えるという点です。逆にデメリットはというと、自社で運営する場合に比べ稼働費などのイニシャルコストが表面化されるため、費用がかさむという点に尽きるでしょう。

要するに、かかる費用を上回るだけのメリットを得られるのであれば、運営代行会社の利用を積極的に検討すべきなのです。

たとえば、10~20人程度の顧客を集めて自社の会議室で行うような小規模なセミナーであれば、社内のリソースで賄うことも十分可能でしょう。しかし、数百人を動員するような大規模なセミナーを、何の経験もないまま自社だけで運営するのはやはり無理があります。この場合は代行会社に依頼した方が良いでしょう。

また、規模は小さくとも毎日、あるいは週に数回といった頻度でセミナーを開催する、全国各地で随時開催する…といった場合も、自社だけで回していくのは困難となる可能性があります。こうした場合も、やはり運営代行会社を利用するメリットが高いといえるでしょう。

経験豊富なセミナー運営会社にセミナー運営を委託することで、マーケティング部門や営業部門の担当者が本来やるべき仕事に集中して取り組むことが可能となります。

ポイント:費用対効果を考えて専門会社利用の要否を判断する

5.セミナー運営の工程管理

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冒頭でも触れたように、セミナー運営では複数の人や様々なモノが入り乱れて動きます。

集客のためのWebサイトを作り、参加希望者からの申込みを受け付け、入金管理をし、講師を手配し、会場を押さえ、機材を確保し、当日の進行状況をコントロールするなど、様々なタスクが平行して進んでいくため、人とモノとの動きを把握する工程管理が重要な鍵を握ることになります。

工程管理を効率よく、かつ間違いなく行うためには、事前に工程管理表を作成しなければなりません。

完成版:【SAMPLE】工程表.jpeg

※工程表サンプル

誰が、どの作業を、いつ行うのかを明確にしておくことで、作業の遅延を早期に把握し、挽回することが可能となります。

ポイント:工程管理表を作成し、誰が、いつ、何をするかを明確にする

6.セミナーへの集客

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セミナーの企画が固まったら集客活動を展開します。

集客の方法はセミナー企画により様々ですが、一般的には自社ハウスリストへのメール送信、各種ポータルサイトへの掲載といった手法が採用されます。セミナー開催の挨拶メールは、ひな形を作成しておいた方が良いでしょう。

最近では、TwitterやFacebookなどのSNSを通じた集客も、有効な施策の一つとして積極的に活用され始めています。弊社ブログ「SNSを活用して、イベントと参加者のつながりを深める4つの方法」、「話題性がアップする、セミナー企画者が知って得する4つの施策」も参考にご覧になって下さい。

通常はセミナー開催のお知らせと申し込みを兼ねたランディングページを作成し、そこへ誘導する形で各種の集客施策を展開することが多いでしょう。申込者の情報を自動でデータベースに保存するような仕組みがあれば、その後の参加者管理も効率よく進めることが可能です。

なお、デジタルでの集客で思うような効果が出ない場合は、自社の別のイベントでセミナーのチラシを配布する、見込み顧客に電話をかけて案内する、といったアナログな手法を組み合わせるのも有効です。

いずれにしても、企画時に想定した参加者数を割ることのないよう集客活動を行いましょう。

「色んな施策を試したが、どうしても人が集まらない。参加してくれない」といったお悩みをお持ちの場合は、集客手段やチャネルの問題ではなく。セミナーの根本的なマーケティング戦略に原因があるかもしれません。

「自社のセミナーの強みが言えない」「セミナーの想定ターゲットのニーズやインサイトが掴めていない」などが真因の可能性があります。このような場合は、外部の専門家に相談して意見をもらった方が良いでしょう。

ポイント:予定の参加者数を確保するため、様々な手法で集客する

7.セミナー当日のスケジュール管理

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先に工程管理の重要性について述べましたが、セミナー当日は進行スケジュール表に沿って進行状況を管理します。進行スケジュール表に記載した事柄がもれなく実施されているかを常に確認しながら、一つひとつ確実に進めていくのがポイントです。

以下、当日の作業として特に注意しておきたい事柄を列挙します。

・会場準備
「会場が何時から使えるのか」使用開始可能時間を確認しておきましょう。この時間に合わせて、機材の搬入やリハーサルなどのスケジュールを詰めていきます。

・会場設営の要否
大規模なセミナーでは、大きめの受付スペースや展示ブース作成、クロークの準備といった作業が必要になる場合もあります。こうした作業の要否を明確にし、必要に応じて要員をアサインします。

・リハーサル
講師を交えたリハーサルは、必ず実施しておきましょう。複数の講師が登壇する場合、リハーサル時間が重ならないよう調整する必要があります。

・開始後の進行管理
セミナーが開始した後は、予定通りに進んでいるかを随時チェックし、遅延があれば早めに挽回します。会場の利用時間が限られている場合等は、特にこの点に注意が必要です。

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※当日スケジュール サンプル

ポイント:工程管理表に沿って漏れなく作業を実施する

8.セミナー運営における注意事項  

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セミナー運営で失敗しないためのポイントは、企画段階からひとつひとつ積み重ねてセミナーを作り上げていく姿勢を持つということ。一方で、セミナー当日に万一不測の事態が起きた場合は、とにかく臨機応変に対応することです。

セミナー運営は、コンピュータのシステム開発に似ていると言えるかもしれません。企画・計画段階では様々な情報を集めてセミナーの設計図を描き、描いた設計図に潜むバグを綿密に潰しながらセミナー当日に向けて動いていきます。

しかし、どれだけ慎重にバグ潰しを行っても、当日に思いがけないトラブルが起こることはあり得ます。そうした場合は慌てず騒がず臨機応変に動き、その場でできる最善の対応を心がけましょう。

以下、セミナー当日に起こりがちなトラブルをいくつかご紹介します。

▼機材の故障
プロジェクター及び周辺の映像機器や音響関係、電気系統等の機材が故障していると想定した作業が行えず、セミナー運営に大きな支障をきたします。機材はできる限り事前に確認・調整し、万全を期して当日に臨みましょう。

▼講師が会場に送った資料が届かない
講師が利用する資料を会場に送付したものの、当日に届いていない、あるいは当日以前に届いたため返送されてしまった、というトラブルもしばしば起こります。
会場の荷受けシステムを事前に確認し、講師ときめ細かい調整を行うようにしましょう。

▼講師が持ち込んだパソコンが会場で使えない
「講師のパソコンはMacだが会場のプロジェクターはWindowsにしか対応していなかった…」という機材の互換性トラブルも発生する場合があります。
あらかじめ、こちらが知りたい情報をヒアリングシートにまとめて講師に提示しておくなどして、避けられるトラブルは回避するよう努めましょう。

▼受付での来場者対応に手間取る
受付での来場者対応に手間取ると、セミナー開始時間が遅れ、その後の進行にも悪影響を及ぼします。有料のセミナーの場合は入金をスムーズに受け取る仕組みを検討する、資料の配布は受付で行わず事前に各席に配置しておく、といった細かい工夫をこらし、効率よく受付を行いましょう。

▼会場設営の不備
図面上だけで会場のレイアウトを考えて、実際に会場で座席の設置作業を行うと、来場者の座る座席の幅が狭すぎる、両サイドの席から映像を映すスクリーンが見えないといった問題が起こることがあります。
必ず事前に会場を下見し、スムーズにセミナーを進められるようなレイアウトを設計しましょう。

ポイント:念入りに準備し、当日は臨機応変に対応する

9.セミナー終了後のアフターフォローはスピードが勝負!

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最後に、セミナー終了後のアフターフォローのポイントについてお話します。

しつこいようですが、企業がセミナーを運営する最終目的は販売促進にあります。

つまり、セミナー参加者を見込み顧客として獲得し、その後の売上につなげるリードを増やすことがセミナーの役割なのですから、終了後は速やかにそのための施策を打ちましょう。

まず、会場では来場者にアンケートを配布し、セミナーの感想や顧客の現在の状況などをヒアリングします。アンケートの結果は今後のセミナー企画に役立つほか、顧客企業の状況把握や、より詳しい顧客情報の収集などに役立ちます。

収集したアンケートの結果はすぐに集計し、結果をマーケティング部門、あるいは営業担当者へフィードバックするようにしましょう。

何よりも大切なのは、参加者に対して、可能な限り迅速に(できれば翌日中に)お礼の電話やメールを送信するということです。

多数の企業が出店する展示会等の場合、お礼メールの殺到する翌日を避けて少し時間を置いてコンタクトを取った方が効果的なこともありますが、セミナーの場合は、来場者の印象が薄れる前に速やかにコンタクトを取ることが重要です。

ポイント:終了後は迅速に来場者にコンタクトを取る

10. ポイントを押さえて賢いセミナー運営を

以上、自社セミナーを運営するためにぜひとも押さえておきたいポイントをご紹介致しました。

セミナー開催を検討中の方、あるいは、より効果的なセミナー運営について模索されている皆様のお役に立つことができたでしょうか。

セミナーの運営は、多くのリソースやノウハウを必要とする難易度の高い施策です。そうしたリソースやノウハウを自社内で賄うのが難しいとお考えの場合は、ぜひ経験豊富な運営専門会社のご利用もご検討ください。

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