突然のセミナー運営!?当日まで慌てないために押さえておくべきポイント

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セミナーと一言でいっても、「社内向けセミナー」や「ゲスト・講師を招いたセミナー」、「顧客のリードや商品認知を目的としたセミナー」「有料セミナー」など、様々な種類のセミナーが存在します。

自社でセミナーを行う際に、運営が非常に重要となりますが、成功を決めるのは9割が事前準備といっても過言ではありません。

今回は、セミナー運営における企画・準備を中心に、担当者が安心して当日を迎えられるような情報をお伝えします。

目次

1.突然セミナー運営担当者に任命されたら・・・

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セミナーとは本来、大学で小人数の学生が集まり、教師の指導の下に自ら研究し、発表・討論を行う形式の授業や「専門家が集まって行う研究会」という教育・研究の意味を持っています。また、他にも「講座・講習・研修」といった意味を持ち、ビジネス向けや一般向けには、むしろこちらの意味で使われます。

企業が行うセミナーには「社内向け」、「社外向け」に分けることができます。「社内向け」にはスキルアップのための講習、「社外向け」には自社製品の紹介やノウハウ提供など自社の告知や見込み客獲得のためのセミナーがあり、講師を招いての有料セミナーという形をとることもあります。企業が開くセミナーの目的は社内・社外問わず最終的に「売り上げをあげ、利益に繋げる」ことです。

セミナーの運営には準備から実行、アフターフォローまでさまざまなフェーズがあります。「どこから準備すべきか分からない」「効率的に、抜け漏れなく進行させる方法がないだろうか」「セミナー終了後には、来場していただいた方にどのようにアプローチしたらよいのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。

セミナー運営を任せられて困った時には、運営を4つのフェーズに分けて考える必要があります。

2.セミナー運営は《企画》《事前準備》《当日》《事後フォロー》と4つのフェーズで考える

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多くのタスクや決めごとがあるセミナー運営は、準備の段階でセミナー運営の流れを「企画・事前準備・当日・事後フォロー」の4つのフェーズに分けて考えると効率的に進めることができます。そのために、様々なタスクを洗い出す作業が必要になります。

それでは、企画のフェーズでどのような項目が必要なのか見ていきましょう。

3.まずはセミナー企画

セミナー開催にあたり、最初に行うのが企画作りからです。前述のように、企業がセミナーを開催する最終的な目標は「売り上げをあげ、利益に繋げる」ことです。企画とはそれを詳細に掘り下げる作業です。 何を目的として行うセミナーなのか、セミナーのターゲット、開催する時期から、セミナーに登場する登壇者からタイトルまで順を追って決めていきます。

ポイントは「求める成果から逆算して考えること」。ゴールを決めてからスタートへ道順を逆にたどっていくのです。全く未経験から始める場合も経験者が行う場合もこの手順を踏むことで、最も効果的なセミナー企画をすることができます。

最初に行うのが目的作り。開催するセミナーの目的が「新規顧客の獲得」と「既存顧客のフォローアップ」、「中長期的なお客様との関係性作り」では、それぞれするべきことが違ってきます。

例えば化粧品会社のセミナーの場合でも、「新商品の発表説明会」と「既存の商品の使用をすすめるセミナー」では、セミナーの内容や登壇者が違ってきます。

化粧品販売を例にすると、《UVケアのための新商品を20代の女性に向けて販売する》、という目的を立てた場合、開催する時期はUVケアの必要な夏の時期に向けた売り上げアップを見越して、春から初夏の開催を。登壇者は肌ケアの専門家や同年代の女性なども考えられるでしょう。内容や登壇者が決まってくればおのずとセミナーのタイトルも絞れてきます。

また、セミナーの企画を考える時に常に心に置いておくべきことがあります。それは、「セミナー参加者にとって、何かメリットや特典があるか」ということです。

無料の場合はもちろんのこと、有料の場合は特に時間と費用をかけて参加してもらうためには、メリットの有無と大きさがセミナー参加を決める重要なポイントになります。

さらに、常に参加者のへのメリットについて考えておくことは、セミナー時期の設定、運営会社の選定から登壇者のリストアップまですべてのクオリティアップにも影響してきます。セミナーの企画担当者全員で意見を出し合い、参加者の心に響く内容にしたいものです。

4.タスク決めとスケジュール

セミナーの企画が決定したら、実務レベルに落とし込んでいきます。目標集客数から使用する会場の広さの決定と手配、使用する機材の手配、登壇者の決定や出演交渉、集客の方法、当日のスケジュール管理や突発的な事故が起こった場合の対応など必要なタスクを細分化してリストアップして、期日の設定や担当の振り分けを行います。

有料セミナーであれば、入金の確認や返金への対応など必要な作業が増えますし、トラブルへの対応もよりシビアになることが予想されます。関係者で共有しあいながら、進めていきましょう。

工程管理表を作成して、誰がいつ何を行うのかを事前に明確にしておくことがポイントです。セミナー運営は時間との戦いでもあります。会場を借りている場合には、スケジュールが押してしまうと余計なコストが発生するばかりでなく、物理的に時間が伸ばせない可能性もあります。

そうならないためにも事前に当日のタイムスケジュールを確認することはもちろん、運営に関しては事前の確認をすることがポイントになります。「会場は何時から使えるのか」「時間の延長は可能か」「自社のセミナーの前にほかのセミナーが入っていないか」など現場の情報を収集しておきます。

また、現地の設備に関しては会場を押さえる時点で詳細は確認しますが、きちんと動作するかどうか確認する事が必要です。場合によっては会場設営の作業が追加で発生する場合もあります。

5.当日のセミナー運営

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セミナー当日は事前のタイムスケジュールに沿って進めますが、運営管理を担当するスタッフも用意しておきましょう。タイムスケジュールや参加者の出席率、講演状況を確認しながら登壇者、参加者双方が満足できるセミナーにしましょう。

進行状況に常に気を配り、スケジュールの遅れがあれば責任者など必要なメンバーに報告、相談の上、遅れを挽回して行きます。場合によってはレジュメのうちのいくつかの項目をカットする可能性もあります。

スケジュールの遅れを事前に回避するためにはセミナーのリハーサルが効果的です。可能であれば、登壇者にも早めに会場入りしてもらい、本番のタイムスケジュールに合わせてリハーサルを行いましょう。もちろん、会場決定の際にはリハーサルの時間も含め会場を抑えておきましょう。

6.振り返り

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セミナーはスケジュール通り終わらせることがゴールではありません。後片付けや登壇者へのお礼はもちろんですが、参加していただいた方へのフォローもできるだけ早めに行いましょう。

そして、最後に行いたいのが開催したセミナーへの振り返りです。企画から手配、開催当日までの準備段階での反省点から当日のトラブルなど成功点や反省点も含めて関係者全員で共有し、参加者リストへのフォローや登壇者へのお礼、準備段階での反省点など社内にきちんとナレッジを貯めて置けるようにナレッジマネジメントをすることが大切です。

7.ときには専門業者に相談も

セミナーは社内向けから社外と規模が大きくなるに従い、企画から準備、運営までの準備する工数が増えます。また、関係するスタッフの数も増加し、セミナー本番のほかにも管理運営の手間がかかります。また、規模の拡大に伴って想定外のトラブルも多くなります。

また、周年記念セミナーなど、不定期・単発で行うイベントでは、過去のナレッジの活用が困難です。自社の経験したことのない種類、規模のセミナーを運営する必要が生じた時には、外部の専門業者へ依頼するのも一つの方法です。

当サイトを運営している株式会社ニューズベースはイベント専門の運営会社です。セミナーなどの運営実績も豊富にあります。進行管理から制作進行、当日の運営まで過去の経験に基づいたご提案が可能です。住友化学株式会社様やシーエスシージャパン,リミテッド様など大手企業の開催実績も豊富です。ご参考に弊社事例もご参照下さい。

セミナーイベント事例ページ

https://www.newsbase.co.jp/works/

8.まとめ

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セミナーの運営にはさまざまなフェースやタスクが存在します。企画から会場や登壇者の手配など事前の準備、当日の運営からアフターフォローまでの経験がない場合は運営に行き詰ってしまうこともあります。

セミナーの種類や規模によってはノウハウや経験が必要な場合も多々あります。すべての部分、あるいは必要な部分を外部の専門業者に依頼することも視野に入れておきましょう。この記事が、あなたのより良いセミナー運営につながれば幸いです。

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