スムースな事務局運営はアウトソーシングにあり?!人手が足りないイベント運営の救世主!

アウトソーシング

セミナーやイベントを開催した際に、「当日の事務局運営に想定以上のコストがかかった・・・」というご経験やお話を聞いた事はないでしょうか。

イベント運営は問い合わせ対応や、来場者チェック、名刺管理、イベント後のデータ入力と細かな事務局作業を抱えています。このようなメイン業務ではない裏方業務に人的なリソースを割くことは難しく、経験のある人材を配置できる企業は多くはありません。

そこで、本記事ではこのような課題を抱えられている担当者の方に向けて、イベント運営における事務局運営のヒントをお伝えします。


目次

1.イベントを開催する際にネックとなる事務局運営

2.事務局代行サービスとは

3.派遣サービスと何が違うのか

4.事務局アウトソーシングを委託するメリット

5.対応業務

6.費用感と他社事例

7.まとめ






1.イベントを開催する際にネックとなる事務局運営


シンポジウムやセミナーは、目的を持って来場している参加者に対して効果的に情報発信できるチャンスです。企業の認知度アップや売上につながるイベントとして積極的に活用したいキャンペーンですが、課題は手間がかかる事務局運営です。

業務としてとして挙げられる項目として、キャンペーン用のホームページの作成、来場予定者からの問い合わせ対応、イベントに関わるデータの入力や加工などの管理、当日の受付対応、アンケートや資料配布とその回収、事後のデータ入力、フォローサポートに至るまで、イベント運営に慣れたベテラン担当者でも業務負荷が高く、イベント運営に慣れていなければ他の業務に支障が出てしまうくらいに煩雑な業務が沢山あります。






2.事務局代行サービスとは

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顧客の目的(ゴール)を共有し、イベント業務をサポートしてくれるのが事務局代行サービスです。

アウトソーシングのサービスのうち、事務局運営についてはイレギュラーの対応も多く、依頼企業の思惑も様々です。これらのニーズを的確に捉えて、ソリューションを提供できる専門集団が事務局代行サービスです。

こうしたサービスは、事務局の個別の業務ごとにタスクを管理できるのが特徴です。例えば、応募受付では、はがきや電話、webなどすべてのチャネルに関する対応を前提に顧客満足度(CS)を上げていきます。

それに伴うデータ入力では、イベント、キャンペーンに伴う膨大な情報のデータ入力から、個人情報の取扱い、セキュリティについても注意を払い、クライアントの必要とする項目別に分かりやすいデータにまとめます。

また、当日の名刺管理でも個人情報の取扱・データ入力業務が発生しますが、これらもアウトソーシングすることが可能です。






3.派遣サービスと何が違うのか


事務局運営に関して派遣サービスを使う場合もありますが、事務局代行サービスは派遣サービスとは異なります。

事務局代行サービスはプロセスに合わせて、スタッフチームを編成して業務を行います。例えば、クライアントの研修施設や事務所に常駐した運営形式や、お問合せの窓口を外部に設置する運営形式、または 研修当日だけのお手伝いをするなどのカスタマイズが可能です。

一方で派遣サービスは、手が足りない、時間が足りないなどという場合にスポットとして人材を派遣するため、基本的に依頼企業が業務を主導する必要があります。あくまでマンパワーの補填という意味で事務局運営の負担が減りません。また、未経験者が派遣されることもあります。現場でディレクションするのはあくまで依頼企業側にあります。






4.事務局アウトソーシングを委託するメリット

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事務局アウトソーシングを委託するメリットは様々ですが、次の3つのポイントを押さえることが重要です。

・担当者がコア業務に集中し、コスト削減や業務効率化につながる
・部分的な依頼や、広範囲の依頼など状況によってオーダーメイドでアウトソーシングできる
・実績のあるプロが運営をサポートしてくれる

担当者がコア業務に集中できるかどうかは事前の準備にかかっています。作業が煩雑な問い合わせや申込み対応、参加者の情報管理、入金・口座管理なども代行企業がサポートしてくれます。

アウトソーシングを利用することにより、クライアント側は担当者がコア業務に集中できます。また、重要なデータ入力・集計においても事務局アウトソーシング会社が持つノウハウを活用できます。






5.対応業務のポイント

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それでは、詳細な事務局代行サービスの対応業務について【事前】、【当日】、【事後】とカテゴリーを分けてポイントを説明していきましょう。

【事前】
・HP開設
・問い合わせ対応

ホームページ開設は効果的なランディングページが企画できるかどうかも注意が必要です。問い合わせを増やすため媒体をさらに使うかどうかなど、担当者とのヒアリングの重要性を認識しておきましょう。

イベント開催時には、キャンペーンを組むこともありますが、こうした企画提案などの経験があるアウトソーシング企業に依頼することがおすすめです。

【当日】
・事務局代行
・アンケート回収
・資料配布

当日の進行については、事務局代行サービスの豊富なノウハウを活用できます。会場手配、広報物作成、レイアウト、ノベルティ制作などのほか、機材の手配や備品の手配など、企業側が失念しがちな細かな業務についてもしっかりサポートしてくれます。進行台本作成などの細やかな業務もアウトソーシングサービスでは対応可能です。

【事後】
・データ入力
・フォローサポート

アンケートの入力・集計、名刺情報の入力などは、個人情報に関わりセキュリティ対策が十分かどうかも確認する必要があります。フォローサポートについてはデータを活用したい他部門との連携に注意を払いましょう。

イベントは開催したら終わりという訳ではありません。むしろ、開催後のフォローで中長期にどれだけの成果を上げられるかが決まってしまいます。コア業務に集中したい担当者ならば人員と工数が取られる煩雑な作業はアウトソーシングした方が効率的です。






6.費用感と他社事例

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企業側の担当者にとって、まず費用が気になるところですが、
仮にセミナーの事務局業務を行う場合の概算費用は以下のようになります。

■参加者100名の受付を行う場合(メール対応)
事務局対応費 ¥150,000 + 管理費(10%) ¥15,000 =合計(税別) ¥165,000

業務は、一部の業務だけの発注も可能です。予算に応じた対応ができるので、企業側の担当者にとっても上司の承認を得やすいメリットがあります。

他社の事務局アウトソーシングの事例について気になる方は、弊社グループ会社ウィズアスの事例をご覧ください。

https://www.withus-inc.co.jp/casestudies/security-symposium





7.まとめ

イベント開催を成功させるためにはスムースな事務局運営が欠かせません。事務局代行サービスに任せることで、本来の開催目的を明確にできるうえ、イベント後のフォローも的確になります。イベントの事務局運営にお悩みの方は事務局代行サービスを検討してみてはいかがでしょうか。