アウトソーシング会社導入のメリット・選び方を徹底解説!

アウトソーシング

社内リソースを有効活用し、更に生産性を上げていく際に活用したいのが「アウトソーシング」。経営戦略の一つとしてトップダウンで自社に取り入れられるか「検討をせよ」との指示を受けたことがある人もいるかもしれません。

働き方改革が叫ばれ、業務改善や生産性の向上が重視される現在、進化して行くアウトソーシングの現状について、基本から企業の選び方まで徹底解説します。

目次

1. アウトソーシングとは?

2. アウトソーシングの歴史と現在

3. アウトソーシングのメリットとは

4. 人材派遣会社とアウトソーシング会社はなにが違うのか

5. アウトソーシング業務の一覧

6. アウトソーシング会社の選び方

7. まとめ

1.アウトソーシングとは?

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アウトソーシングとは、企業が社内業務を外部の業者に委託することです。財務や経理、カスタマーセンターの業務、配送業務など外部に委託しやすい業務を任せることが主流でしたが、近年では情報システムや法務関係など専門性の高い業務を外部の業者に任せる事例も多くなっています。

業務をプロセスごと任せてしまうBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)やIT関連に特化したITアウトソーシングなど、より高度化、システム化、専門化が進んでいます。

2.アウトソーシングの歴史と現在

アウトソーシングはもともと1960年代のアメリカのITサービス企業Electronic Data Systems社(以下、EDS社)が情報システム分野で導入したのが始まりとされています。

当時のアメリカでは情報システムで使用する設備の価格が高く、またそれを運用する人的なリソースも不足していました。EDS社は自社の複数の顧客と設備や人的リソースを共有する形でサービスを開始しました。

日本においては生産関連分野のほか、財務・経理関係、カスタマーセンターやコールセンターでの業務が主として導入が進み、1990代以降に地方自治体や民間企業が事務作業や配送業務といったノンコア業務以外の新たな業務を外部企業に発注することが増えてきた経緯があります。

現在では前述のようにIT関連など多方面へサービスが進展しており、BPO業界でも事務系やコールセンター以外にも管理部門やコンサル部門などそれぞれ専門性に特化したサービスを展開するようになっています。

国もビジネス支援サービスの重要性に着目し、経済産業省が人材の流動性の円滑化やBPO事業者への海外支援を政策の方向案として考えることやBPO業者の認証制度について検討するなど支援の動きが加速しています。

(※1)平成26年度 わが国経済社会の情報化・サービス化に係る基盤整備
http://www.meti.go.jp/meti_lib/report/2015fy/000251.pdf

3.アウトソーシングのメリットとは

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アメリカにおいて人的リソースや設備を共有するサービスとして始まったアウトソーシングですが、日本企業において導入する場合3つのメリットがあります。1つは 「コストの削減」、2つ目は「業務の効率化と品質向上」、3つ目は「組織のスリム化と強化」です。

●コストの削減
コストの削減はアメリカの企業同様、人的リソース面と設備の設置・保守などの投資面二つのメリットがあります。例えば、IT関連の業務の場合、専門性の高い人材の募集から雇用、教育を行わなくなくてはならないと同時にシステム関連の設備を揃えるとともに設備の保守、点検も行わなくてはなりません。BPOシステムなどアウトソーシングを利用する事でこうしたコストを大幅に削減することが可能になります。また、固定費として計上していたコストを流動費にすることができるというメリットもあります。

●業務の効率化と品質向上
アウトソーシングを導入することにより、企業は業務の一部、または場合によっては業務プロセスのすべてを外部の業者に任せることができます。企業内では人的リソースなどの資源を自社でしかできない業務や主に進めたい自社独自の製品開発などコア業務に集中することができるようになります。また、専門性の高い外部業者に業務を任せることで、より業務の効率化と品質の向上を図ることができるようになります。こうしたメリットを通じて企業の競争力を高めることにも繋がるのです。

●組織のスリム化と強化
アウトソーシングを導入することにより、維持費のかかるサーバーやデータセンターといったIT関連の設備や建物の見直しや必要のある部署への人的リソースの流動化をすすめることができるようになります。これによって組織のスリム化を進めることだけでなく、必要な業務に選択・集中を行うことで業務の効率化と強化を進めることができます。

4.人材派遣会社とアウトソーシング会社はなにが違うのか

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アウトソーシング同様に企業の人的リソース不足の補填として使われるサービスに人材派遣サービスがあります。必要なスキルを持った専門性の高い人材を派遣してもらえるのが人材派遣サービスの特徴ですが、人材派遣とアウトソーシングは似て非なるものです。

人材派遣は契約の範囲内で指示を出し業務遂行の手伝いをしてもらう手段ですが、業務の管理や勤怠管理、内容の引き継ぎなど付随する業務を全て自社で行う必要があります。

それに対し、アウトソーシングの場合では、業務そのものを切りだして依頼するという形です。人材教育や勤怠管理、業務の管理などの手間が一切必要なくなります。

5.アウトソーシング業務の一覧

アウトソーシング業務は総務や経理の事務作業やコールセンターといったアルバイトやパート向けの業務から、より専門性の高い業務へとシフトしています。主な業務の一覧は以下のようなものがあります。ITアウトソーシングに関しては大手IT企業で業務の一環として専門部署も設けられるなど、収益の柱の一つとして取り組む企業も増えています。

・人材採用や研修など人事・法務・会計・情報システム関連など高度な専門業務
・総務事務や経理の給与計算などを始めとした事務や受付業務
・店舗業務(運営やスタッフ業務も含む)
・物流関係(資材の調達から在庫管理、梱包・出荷、配送関係も含む)
・システム運用などIT関連業務
・コールセンター、カスタマーセンターなどの顧客対応業務

また、社内の業務には必要性があるにも関わらず、人的リソースや経営資源を割くことができないものやノウハウの蓄積が難しい業務もあります。

例えば、入社式やイベント、周年行事や新製品発表会などの社内イベントです。周年行事ではゲストを、新製品発表会ではマスコミをはじめとした企業の広報アピールとして非常に重要な場となります。専門性やノウハウが必要とされる事例として良い参考になりますのでこちらの記事をご覧になってください。


イベント会社のニューズベース・事例紹介(ANA,、セブン銀行、住友化学など)
https://www.newsbase.co.jp/works/

6.アウトソーシング会社の選び方

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アウトソーシングを依頼する企業を選ぶ際には「専門性が高い企業であること」「業務実績が豊富であること」「守秘義務が徹底されていること」の3つが特に重要になります。

アウトソーシングの危険性の一つとして情報漏えいが挙げられます。大手企業の外注先からの情報漏えいが大きな問題になったこともあります。顧客や社員の個人情報や社外秘の情報などを扱う可能性もありますので、プライバシーマークの取得企業などセキュリティ対策をしっかりしていることも依頼を選ぶ際に大切にしたいですね。

7.まとめ

日本ではリソース補填の一環として導入されることの多かったアウトソーシング。現在では総務や経理の事務作業や、コールセンター業務だけでなく、法務やIT関連などより専門性高い業務を依頼するケースも増えています。

業務プロセスを切りだして依頼する事例もあり、サービスを導入する企業側にはコスト削減だけではなく、業務の効率化、品質の向上から組織のスリム化と強化までさまざまなメリットがあります。

専門性が高く、実績がある企業、そしてセキュリティ面でも信頼できる企業を選ぶことが大切になりますが、うまく活用することで企業の業務効率化やひいては業績のアップにも繋げることができます。

今までアウトソーシングを導入した実績があれば、より専門性の高い業務での依頼を、導入した実績がなければ、まずは簡易的な業務から導入を検討してみてはいかがでしょうか。

また、文中でご紹介したように、社内の業務は周年イベントや新製品発表会など特殊性の高い業務も多々存在します。

そうした機会にアウトソーシングを利用する事でサービスの品質や専門性の高さを実感する事が可能です。アウトソーシングを利用する一つの方法としてご検討してみてはいかがでしょうか。

参考文献

※1 平成26年度 わが国経済社会の情報化・サービス化に係る基盤整備http://www.meti.go.jp/meti_lib/report/2015fy/000251.pdf