マニュアル作成でもう悩まない!代行依頼するメリットと選定ポイント

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新入社員が必ず目を通すもの、それが「マニュアル」です。

マニュアルは、あらゆる業務の作業工程や業務のいろはが掲載されており、マンツーマンで業務を指導する手間を省くというメリットを持ちます。

新入社員への指導や、部署移動した担当者が、新しいシステムやツールを使う際に使用する機会は多くあります。

しかし、そのマニュアルを作成するには現存する業務を整備して改善を加え、説明を簡潔にまとめる必要があります。それには多大なる時間と工数が必要です。
そんなマニュアル作りに人員や時間をかけられない、といった担当者様に朗報です!マニュアルを外注化するメリットを今回解説・まとめました。

目次

1. 企業にとってマニュアルとは
2. マニュアル整備をするメリット 
3. マニュアルを作る工数がきちんと見積もりできているか 
4. マニュアル作成は代行できる?
5. まとめ






1. 企業にとってマニュアルとは

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マニュアルは単純に「あればいいもの」ではありません。マニュアルの存在は企業の成長を大きく促します。

その一例として、「無印良品」(同店舗の運営会社である株式会社良品計画は、2013年からの直近5年で売上高を2倍の約3800億円(2013年は1890億円)に成長)が店舗運営に2000ページものマニュアル「MUJIGRAM」を用いてきたことは書籍化(※1)されたこともあり有名な話です。

無印良品の例のように、マニュアルは単なる作業説明の資料ではなく、業務の質と効率を高めることで会社の業績にまで影響を与えます。

まずは、そんなマニュアルが効果を発揮しやすい3つの大きなメリットをご紹介します。


マニュアルが役立つのはいつ?


企業規模が大きくなった時


会社が大きくなる時には急速に増える業務に比例して人手が必要となり社員数が増加します。例えば、部署間連携する業務などでは以下のような変化が起きます。


・小規模の場合

お互いの業務を理解し、抜け漏れを補い合うことが可能

・大規模の場合

他従業員の業務領域が不明のため、業務の抜け漏れがあっても気づかない

そういった際にも担当者や業務手順が明確化されたマニュアルがあれば、上記のような事態を防ぎ、またダブルチェックもすることができます。
チームの入れ替わりが激しい、組織変更
組織変更や部署異動で起こりがちな「新旧担当者間の引き継ぎができず、業務フローがわからない」といったことの対策にも、普段からマニュアル作成しておくことが役立ちます。

新入社員教育


業務マニュアルがあれば単純作業はすぐにある程度の水準でこなせるようになります。また、教育係の立場にしても、何度も同じことを聞かれ、新人が思えるまで教えなければならないといった余計な指導の手間がかかりません。

以上のようにマニュアルを作成することは企業にとって有益で、組織運営においても必要性が高い施策になります。

それでは、マニュアルがあることによるメリットとはどのようなことなのでしょうか?次にまとめてみました。






2. マニュアルを整備するメリット

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前述したとおり、企業にとってマニュアルはただの業務手順を伝えるだけのものではありません。

マニュアル作成の4つの大きなメリットについて以下にご紹介します。


・業務の標準化

業務を行う上で、誰もが同じスピード、同じクオリティで仕上げることは簡単なことではありません。同じ業務をする中で、効率の良い方法で作業できる人もいれば、そうでない人もいます。

しかし、マニュアルにて手順の指南があれば、誰もが効率の良い方法で進めることが可能になり、結果として全体の業務効率が良くなります。

さらに、仕事経験の無い新入社員やその会社特有の進め方が分からない中途入社の社員であっても、すぐに実務に取りかかれるようになります。

また、中途入社の教育に関しても「転職先の独自の手順が分からず能力が発揮できない」ということがマニュアルによって少なくなります。

・評価基準を作る

業務対応能力が高いか低いかは、社員を評価する中でも大切な評価基準です。業務処理能力の評価を正しくする時にもマニュアルが役立ちます。

マニュアルを活用すると、業務の標準化によって同一業務は誰もが同じ手順で取り組むようになるので、純粋に処理能力の高さを評価することができるようになるということです。

もしマニュアルが無い場合は、教育担当の指導方法によって変わってしまうこともあるため、正しく社員を評価することが、より難しくなります。


・ノウハウ共有

マニュアルは現場担当者の小さな改善の知恵を凝縮したノウハウ集としての価値も持っています。上記で紹介した無印良品の事例でも「マニュアルは毎月社員の改善提案で更新される」運用となっています。

実務を行う現場担当者の改善一つ一つは小さなものでも、その積み重ねが、結果として他社との差別化に繋がる大きな価値あるものになっていきます。

統一されたマニュアルを構築することによって、ベースに社員一人一人の良い知恵、ノウハウを全社員に展開することができるようになります。

・指導負荷の軽減

業務がマニュアル化されることにより指導側も教える手間や必要時間が少なくなります。

手順の多い業務や複雑な業務を一度で全てを記憶することは簡単ではありません。
手順が分からなくなる度に、教育担当に質問し、回答を待つ事で工数が通常業務の二倍になってしまいます。

しかし、マニュアルがあれば「一度マニュアルを確かめてから質問しよう」という意識が芽生え、無駄な質問が減り教育担当者の負荷が軽減されます。

上記のようにマニュアルを作成し、運用することはメリットが多くあります。

しかし、マニュアル制作には多くの時間と手間がかかりますので、すぐに完成はしません。

次の項でご紹介するマニュアル作成の工程から全体の作業の流れを説明します。






3. マニュアルを作る工数がきちんと見積もりされているか?

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マニュアル作成の作業工程を4つのステップに分解してみていきましょう。

1:ターゲット想定、仕様(配布形式、ページ数など)策定、スケジュール決定

マニュアルは使用されて初めて意味を成します。誰が読んでも理解できるような、活用されるされるマニュアルにするためには以下の点に留意しましょう。

「使いやすい配布形式」
「情報量と専門性」
「読み手に合わせた表現」

上記の仕様が適切に設計されていることが必要です。

まずは、以下の項目を想定することで仕様を策定していきます。
 読み手(職種、部署、年齢、社歴、習熟度)
 マニュアルを活用する場面(いつ、どこで)
 利用規模、頻度
仕様が決まったら制作スケジュールを策定します。

これは運用の開始から逆算して計算するため、期日と社内状況を加味します。ここでもし糧や人員の問題が出てきたら、専門の会社に外注(アウトソーシング)するか否かもこの工程で決定します。

2:資料・情報の収集、フローチャート作成


マニュアルにしたい業務に関する資料、また関係者へのヒアリングなどから情報を集めます。集めた情報を作業、担当者、機材・システムなどの観点から分析しフローチャートにまとめます。

3:マニュアルの見出し構成作成→内容作成

情報が集まり整理されたら、それを元にマニュアルの構成案を作成します。構成案はそれだけでも流れにおかしいところがないか、誤字脱字を含め工程作業の中で誤りがないか、内容は伝わりやすくあるかを確認します。

ここまで準備が整ったらいよいよ内容作成です。段落ごとに手順の説明文を作成し、できる限り図解や実際の作業が一目瞭然になる写真、キャプチャーなどを利用して分かりやすいものを作成します。

4:関係者確認→展開→アップデート


いよいよ最後の工程です。作成されたマニュアルはすぐに共有するのではなく、関係者確認のうえで必要な修正をしてから活用します。

また、社内共有に際しても確実に利用されるように最適な人物(例えば上席者など)から展開が必要です。

運用後は実務者の改善要望を反映し、アップデートを繰り返して常に最新情報を取り入れながら改善していくことも重要です。

以上のようにマニュアル作成は社内調整から内容作成まで多くの工数と時間を要するものです。

誰でも使いやすいと思えるマニュアルは簡単には作れません。そこでマニュアル作成を外注(アウトソーシング)がおすすめです。マニュアル作成の代行を利用するメリットと外注先選定のポイントを次の項目をご覧ください。






4. マニュアル作成は代行できる

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先述のとおり、マニュアル作成はとても手間がかかります。それゆえにアウトソーシングによるメリットは大きくあります。まずはアウトソーシングのメリットを3つご紹介します。


マニュアル作成代行を利用する3つのメリット

1:業務効率化
マニュアルの作成はとても手間のかかります。内容作成といった特に手間のかかる作業はアウトソーシングし、マニュアルの企画から社内活用のための調整など本来の業務に時間を使うとより効率的です。

2:高品質のマニュアルができる
社内の人員で作成する際に起こり得ることが、アニュアルの品質レベルが作成者によって左右されてしまう、ということです。

また、作成者の主観が入り込んでのマニュアルになることもあります。業務委託(アウトソーシング)ならば、客観性を持った誰が見てもわかりやすいと思える高品質なマニュアルが作成可能となります。

3:専門知識の活用
使いやすいマニュアルを作るためには用語の統一や見せ方の工夫などのノウハウがあります。専門の会社に依頼すればそのノウハウを活用することができます。自社で1からノウハウを勉強し試行錯誤する必要がありません。

また、翻訳、DTP、画像処理、HTML、印刷などの特殊な製作技術も利用して作成することができます。

4:製作時間が短く済む

社内での製作の場合、通常業務にマニュアル作成業務が加わるため、どうしても完成スピードは早いとはいえません。しかし、外部委託の場合はスケジュールを明確に立て段取りもスムーズに行われるため、比較的短い期間で完成させることができます。


以上のように、アウトソーシングにはメリットがあります。もしマニュアル作成代行会社への依頼を検討される場合には、「過去実績、セキュリティに対する配慮」などの基本的な面に加えて「提案力(課題を与えての提案書)」「コスト(見積もり)」を依頼して比較検討することが必要です。






5. まとめ

業務マニュアルはただの手順書、説明書として現場の実務担当が便利なものだけではなく、業務効率を高め、会社の資産となる実務担当者のノウハウを蓄積していくものです。

会社の業績が個人に依存しすぎることがないようにして事業の継続性を高めるという目的からもこういった業務マニュアルを効果的に活用することを検討しましょう。


参考文献
※1 視察殺到!無印良品「マニュアル」の中身 | すごい現場はこう作る! | 東洋経済オンライン | 経済ニュースの新基準
https://toyokeizai.net/articles/-/72449

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