社員総会、運営のコツ教えます!イベントのプロが徹底解説

イベントノウハウ

この記事は、初めて「社員総会」の運営・企画に携わるような方に向けて書かれています。

企業イベントは「会場選択」が重要!失敗しないイベント会場の探し方

「通常業務で手がいっぱいなのに、果たして自分に出来るだろうか?」
「会場、機材、人員、企画、何から手を付けて良いのか分からない。」
「前回の社員総会の担当者が(退職or多忙すぎて)ノウハウが得られない。」
「事務局とか実行委員会って、具体的に何をすれば良いの?」
「そもそも社員総会ってなんだっけ?」

このようなお悩みをお持ちの方、いませんか?

ご安心下さい。

本稿を最後まで読んで下されば、「社員総会」成功のコツが掴めるはずです。

本記事では、年間300本以上のイベントを手掛ける企業イベントの専門家が、社員総会の実施目的から、実行委員会の運営方法、社員総会の企画内容まで、「社員総会」を成功させるためのポイントをご紹介させて頂きます。

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1.社員総会とは

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社員総会とは「半期、または年次毎に行われる全社員が集まり会社の方針やビジョン、戦略を共有する場」です。一体感の醸成、表彰、ビジョン・戦略の共有といった目的で実施されます。

2.社員総会の真の目的を忘れずに!

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皆さまもご存じの通り、会社組織のゴールとは「成果を上げること」です。
そして、社員総会は「成果につなげる投資のため」に開催されます。

当たり前かもしれませんが、この点を認識しておくことが、経営陣や社員を巻き込んだ「社員総会」成功のための第一歩と言えるでしょう。

手段が目的化しないように注意する

社員総会の実施目的を明確にする事が最も重要です。
社員総会の開催は手段であって、目的ではありません。

何故なら、全社員を集めることは金銭的・時間的なコストがかかるからです。

「社員総会をしよう!」と社員総会の実施だけが一人歩きしている状況であれば、一度立ち止まって考え直してみなければなりません。

下記を参考に、社員総会の実施目的を明確にしていきましょう。

2-1.社員総会の実施目的例

・コミュニケーションの活性化
同期入社でも部署や拠点が違えば、なかなか社内で会う機会はありません。社員総会を一つのコミュニケーションの場として提供します。

・表彰、モチベーションアップ
優秀な成績を残した社員を賞賛し、今後さらなる活躍を促します。また、優秀な社員の表彰理由を公開することで、優秀社員のスキルを社内で共有し個人知を組織知にするナレッジシェアリングを図ります。

一方で、表彰されなかった社員も、仲間が表彰されている様子を見ることで「いつかあの舞台にあがりたい」という、活動目標にすることができます。

・ビジョンの共有
経営陣から、会社のビジョンを共有します。社の存在意義、社会への提供価値、行動規範などを会社と個人が共有することで、社員に強い動機づけを与えて自律的な行動を促し、組織の結束力を高めてもらいます。

・戦略の共有
今後の戦略を組織全体で共有します。短期的な会社の戦略や思いを共有し、ビジョンを浸透させたあとで、どうやって目標を達成するのかという手段を指し示します。戦略は、ビジョンとセットで共有するものと思っていいでしょう。

例えば、株式会社マイクロアド様は社員総会の場において、アドテクノロジ-という自社が牽引してきた業界そのものを否定して、次なる収益源を模索することを社員に説明しました。

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引用:株式会社マイクロアド社長のアメブロ(https://ameblo.jp/chidoriashi/entry-11935651373.html)

2-2.目的を言語化してみよう

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例えば「社員の一体感を高めたい」という言葉は社員総会の目的として適切でしょうか?

「一体感が高まる」とはどういった状態なのでしょうか?

肩を組んで話せるくらいの仲になるのか、顔見知りになって業務が遂行できればよいのか、など人によってイメージはさまざまです。

イメージが人によって異なった状態では、思い描いた目的を達成することが困難になります。

抽象的な言葉から、一歩掘り下げて重要視していることを言語化してみることは、達成したい目的に見合った企画やプログラムを作る上で最も重要な作業と言えるでしょう。

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※ニューズベース資料より抜粋。

3.社員総会の運営体制

目的が決まったら、次は事務局と実行委員会を編成しましょう。

・事務局
経営ボードへの説明から、実行委員会の設立、イベント会社の選定、準備から広報まで、社員総会プロジェクト実行の推進セクションとなります。

・実行委員会
社員総会の運営、各コンテンツ、プロジェクトの遂行を担うセクションです。
委員会を設置する場合が多いですが、店舗運営が主体の企業は、店舗営業と実行委員業務との負荷を考慮し実行委員会を設置せず、事務局が兼任するケースもあります。

3-1.実行委員会を設置する理由

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実行委員会メンバーも社員総会の参加者です。メンバーにも「実行委員会として参加してよかった」と思ってもらうように心がけましょう。

それでは、メンバーはどのように選べばよいでしょうか?

実行委員会は、立候補制だとなかなか手が挙がりません。実行委員会の業務は、やるべきことを把握している通常業務と異なり、走りながら作り上げていくプロジェクト型の業務になります。実行委員会の立ち上げ段階では業務内容が確立されていないことも多いことから、実行委員会業務=非生産的な業務と誤解されてしまうことがあるのです。

仮に立候補したい人がいたとしても、「忙しい時に非生産的なことで、仕事を抜けている」と同僚に思われるのが怖いので、立候補しないケースがあります。

「会社の業務である」というメッセージを伝えるために、委員会を集める際はトップ、もしくはそれに準ずる経営ボードの役職の方のお力を借りて直接伝えて頂くのが良いでしょう。

◇委員会メンバーの選び方

事務局側で目的に応じてメンバーをアサインする必要があります。以下を参考にして下さい。

・中核メンバーの選出
まずは、委員会を定期的に必ず開催するために、広報、総務、人事部などの他部署との関わりが多く、社内で参集しやすい部門から中核となるメンバーを選出しましょう。

・各部門からのメンバー収集
次に、実行委員会は通常業務では関わりが浅い人達の集まりなので、コミュニケーションの潤滑油となるような人物、例えば営業部から社内で人気の高い人物を参加させます。それから各部門から新人、中堅、ベテランをバランスよく集めます。部署、拠点、入社年数、男女比に偏りが生じないようにすることが肝要です

・調整役の必要性
さらに、上層部や経営ボードとの調整役になるような、社歴が長く部門を跨いで信頼が厚い人物を加えると実行委員会は円滑に活動することができます。

実行委員会を設置した方が良い理由は下記になります。

◇社員が社員総会の当事者意識を持ちやすくなる。

実行委員業務に奔走するメンバーの姿を見れば、同じ部署の社員達も徐々にサポートしてくれるようになります。このことが現場の社員の社員総会への関心の高まりにつながり、当事者意識が芽生えるキッカケになります。

情報はリアルタイムで小出しに発信していくと、特に効果的です。
会場が決まったらイベント告知報などで発信していくようにしましょう。社内SNSで発信してもよいでしょう。普段は社内SNSやコミュニティサイトでの情報共有が多い場合は、あえて紙媒体を選び、特別感を演出すると良いかもしれません。

◇事前にフィードバックを貰う事で、企画を軌道修正できる

社員総会の進捗を社員に周知し、小まめにフィードバックをもらう事で社員の意見を反映した企画を練り上げることが可能になり、より満足度の高い社員総会を開催することできます。

フィードバックを受け取る際は、次の事に気をつけてください。

・紙面で社内報を掲示する場合
実際に社員が見ているか定期的に直接確認し、見ている社員には話しかけて意見を貰いましょう。

・ポータルサイトやメールで広報する場合
PV数や開封率などに注目し、開封率が低い時は、配信時間の変更や興味を引きやすいメールタイトルにしてみるなどの、開封率が向上するような施策を試してみましょう。

実行委員会メンバーに休憩所、喫煙所、食堂などで、社内報の評判を聞いてもらいましょう。アンケートをとっても現れてこない、社員の本音をキャッチアップし、悪い意見やアドバイスがあれば、その意見を企画側にて共有し、どのように企画に反映するか話し合いましょう。

3-2.実行委員会のメンバーに取り組んでもらうべき仕事

実行委員会に選出されたのに、メンバーの”やる仕事がない”というシチュエーションは最悪です。実行委員業務が非生産的な業務であると判断されてしまいかねません。

通常業務を中断して参加しているので、できるだけ周囲の仲間に取り組みを説明できるように、「実際に手を動かす仕事」をしてもらうようにしましょう。

メンバーに実施してもらう「実際に手を動かす仕事」の例をあげます。

● イベントコンテンツの企画
● 絵コンテ作成
● 組織図作成
● 旅のしおりの作成
● 会場までのマップ作成

など、実施することがたくさんあります。

プロジェクトマネジメントでは、議事録を使いこなそう

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議事録の役割は、大きく二つあります。
企画の意図、背景はメモにして残しておきましょう。議事録の雛形を用意しておくとよいでしょう。

・実行委員会と使う議事録
社員総会の企画内容を固めていく段階で使用します。企画が出てきた背景や理由を控える備忘録的な役割を担います。

・事務局と使う議事録
企画内容が固まった段階で使用します。いつまでに誰が何を行うのかというタスク管理を担います。
プロジェクトマネジメントのガントチャートなどが当てはまります。

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※初期段階のロードマップ例

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4.社員総会の企画

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大まかな流れは下記になります。

● 実行委員会の設置
● プログラムをつくる
● 会場をおさえる
● 企画を考える
● 企画の準備
● イベント告知報で案内文をだす
● メールで案内文をだす
● 当日の服装例をあげる

4-1.自社でやるのか、外注するのか

外注すべきか否かは、「主催者がイベント会社に業務を委託することで得られる4つのメリット」 を参考にしてみてください。

まず、中核業務・周辺業務の違いを理解しましょう。

・中核業務
● イベントを開催する目的と期待する成果の設定
● 経営陣への説明
● 内部関係者への登壇の依頼
● 全体予算管理

・周辺業務
● 目的に合わせたイベントコンテンツの企画
● コンセプトを表現するデザインや映像の企画
● 登壇者への事務連絡
● 招待状の作成や返送対応
● 会場やデザイナーなどの外部業者との連絡
● 当日に向けた準備の仕切り

社員総会を、参加社員の満足度が高く自社の思いがつまったオンリーワンのイベントにするためには、中核業務は自分たちがしっかりと関わり続けなければなりません。

社員総会の成功を左右する中核業務に集中するために、周辺業務はなるべく専門会社に委託するのがオススメです。

4-2.社員総会の予算感

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予算感は担当者が気になることの一つです。前提として、希望されるコンテンツや規模によって大きく変わってきます。費用を結婚式の披露宴や二次会など、自分が慣れているイベントに置き換えて考えてみると見積の構成が分かりやすいかもしれません。

料理・おみやげ・プログラムの内容で費用は変わってきますが、1.5万〜4万円/人が大まかな目安です。1.5万〜4万円/人で何ができるか、まずはイベント会社に問い合わせてみるとよいでしょう。

項目は下記を参考にして下さい。

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※ニューズベース資料より抜粋。

5.社員総会の会場を決めよう

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実は、一番重要と言っても過言ではないのが会場選びです。会場は余裕をもっておさえることが大事です。アクセス面やコスト面、見栄えなどで人気のある会場は集中しており、その数には限りがあります。したがって、「良い日取り」で「良いアクセス」といった好条件の会場は、「早い者勝ち」となっています。

会場側は年間利用率や予算で、明確に優先順位をつけています。スケジュールに空きが出ると、お得意様に優先案内します。

企画ありきで会場を選ぶのがベストですが、実際には難しいでしょう。企画でモタモタしている間に会場が埋まってしまいます。人数とプログラムの目星がついたら、すぐに会場をおさえましょう。

5-1.会場は必ず見に行ってから決める

会場については企業イベントは「会場選択」が重要!失敗しないイベント会場の探し方も参考にしてみてください。

昨今、ウェブサイトで予約できる会場も多くありますが、見に行って選ぶほうがオススメです。

実際に行ってみて、「トイレが遠い」「喫煙所がない」といった理由で社員の満足度が下がってしまっては元も子もありません。事後アンケートを取ると、このような会場設備を要因とした不満理由をあげられる場合がよくあります。

天井の高さはウェブサイトで確認できますが、実際見に行ってみるとシャンデリアの威圧感があり、狭く感じてしまう場合もあります。イベント会社に依頼しているのであれば、下見に行ってくれる会社を選ぶ方が良いでしょう。

実際に足を運び、担当者と顔を合わすことで、会場側の信頼度も上がり、結果として会場をおさえられる確率も向上します。不動産の内見と同じですね。

5-2.社員総会のコンテンツ例

上記でも書きましたように、社員総会では、成果発表、優秀者発表、経営ボードから事業方針の発表、トップからのメッセージ、識者、文化人による基調講演などが実施されるケースが多くあります。このようなコンテンツを式典形式と呼びます。

この式典スタイルのコンテンツは、厳かな雰囲気の中で厳粛に行われ、会社の権威を保ちながらトップからメッセージを発信できるというメリットがあります。一方で、聞き手側である社員とっては受動的で、タテやヨコの相互交流が生まれにくいというデメリットがあります。

社員に経営陣の思いを受け入れてくれる態勢を作ってもらえば、トップからのメッセージやビジョンを社員一人ひとりに浸透しやすくなります。そのため、社員を巻きこみ、自分ゴトとして組織のビジョンを共有してもらうために、社員総会で“出し物”を企画する場合があります。

出し物には、大きく分けて以下の2つに分かれます。

・学祭型
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―DJ・バンド演奏、社員クイズ、寸劇
社員を巻き込む事により、普段は接する機会のない社員や上層部の意外な一面が見えます。

―ダンス動画、各エリア対抗の応援合戦
企業規模が大きく、支店や事業所が日本各地にある場合でも一体感を感じることができます。

・非日常型
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―運動会、旅行、キャンプ、謎解きイベント
社員に楽しんでもらいやすい非日常空間の中で、相互交流の活性化が望めます。 場所に合わせた企画が立てやすく、インパクトのある空間の中で目的やビジョンを共有してもらえるのが特徴です。

通常業務の中では感じられないリラックスした雰囲気の中で、今までは交流がなかった社員同士にコミュニケーションが生まれます。この時に生まれた一体感が、経営陣の思いを共有してもらう下準備になります。

この2つのタイプのコンテンツは、自社の独自性を表現する事に貢献しますが、その一方でプログラムを企画する際に、「ビジョンを伝える場」と「コミュニケーションをとる場」のメリハリをつけることが重要です。満足度の高いイベントを作りたいと考えている方におススメのコンテンツです。

6.まとめ

ここまでお読みいただきありがとうございました。この記事が社員総会の事務局、運営・実行委員会に任命された方の一助になれば幸いです。

社員総会は、きっかけにしかすぎません。散会後も効力を持たせる仕組みを設ける工夫が必要です。

物理的に社員同士が顔を合わせる社内イベントは、やりようによっては価値の高い投資になります。素敵な1日にできるよう、万全の準備で臨みましょう。

7.社員総会成功のカギはコチラです!

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