イベントを成功させるには制作コストを意識しよう。確認すべき4つのポイント

イベントノウハウ

研修、セミナー、会社説明会やキックオフ、表彰式、周年イベントなどの企業イベントを企画運営されたことはありますか?おそらく、ほとんどの方がイベント担当者、イベント運営経験がないと思います。

もし上記のような企業イベントを企画・運営しなくてはならなくなった場合、社内にもイベント運営経験者がいないとなると、企画コンテンツにかかる費用計算や、イベントの費用対効果がどれほどあるか、などの計算判断は難しいでしょう。

本記事では企業イベントを運営する際に重要となる制作コストについて、4つのポイントに注目して解説していきます。

目次
1. イベントの費用構造
2. 項目別費用一覧
2-1.会場費
2-2.運営費講演費関連
2-3.講演費関連
2-4.機材費
3. まとめ

1.イベントの費用構造

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イベントを制作する場合「いつ、何を、どこで、どのようにどれだけやるのか?」といった企画を立案しなければなりません。

小規模なイベントやセミナーから数千人、数万人単位で集まる展示会や説明会まで種類や参加者人数は様々ですが、どの場合にも必要不可欠なのが「場所」「人」「モノ」です。それでは会場費、運営費、講演関連費、機材費に焦点をあてて説明していきたいと思います。

2.項目別費用一覧
2-1.会場費

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会場費は主に

1. 参加者数(イベントの規模)
2. 立地条件(場所)
3. 季節(繁忙期・閑散期)

この3つの条件によって大幅に変わってきます。
例えば参加者100名規模のセミナーの場合は、一般的な価格帯は15万~30万円程度と言われております。このように、どのようなイベント・セミナーを開催したいかによって条件も変わってくるため、金額が大きく変動していきます。

具体的な費用を知るには、参加者人数と開催日時を使用したい会場へ連絡し聞いてみるのが一番ですが、ここで注意をしなければならないことがあります。

それは、会場費はイベント本番に使用する時間帯だけにかかるものではない、という事です。

例えば、会場を予約する際に

「1日利用した場合の会場費はおいくらですか?」

と聞いて

「30万円です。」

と答えが返ってきても、その金額が会場を準備する時間を含めたトータルの料金なのか、またはイベント本番のみに掛かる料金なのかによって大きく金額が変わってくるため、必ず確認する必要があります。また、会場がホテルの場合は会場費に別途サービス料が加算される場合があるので気をつけなければなりません。

会場を予約するタイミングについて補足させて頂くと、イベント実施計画のごく初期段階で会場を予約するというのが一般的です。使用してみたい会場があれば、6ヶ月前には仮予約をいれると良いでしょう。1年後に予約をいれようとしても、そもそも予約が出来ない会場が多くあります。

詳しくは弊社ブログ「企業イベントは「会場選択」が重要!失敗しないイベント会場の探し方」を参考にしてみて下さい。

2-2.運営費

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運営費も会場費同様、イベントの目的・参加者人数などの規模により変動しますが、イベントを進行する上でイベント運営スタッフは欠かせません。

イベント運営スタッフは大きく「運営関係」と「進行関係」の2つのグループに分けられます。

運営関係:受付、各種誘導、接客、配布物対応などのオペレーションを行うポジション

進行関係:司会進行、司会サポート、登壇者アテンダント、ステージアシスタントなど主にステージ関係でのオペレーションを行うポジション

受付や各種誘導、接客などの運営関係であれば、イベント運営経験のない自社スタッフでも対応可能な業務範囲ですが、進行関係はイベント運営経験者でないと対応が難しい業務です。もし進行関係の業務対応が難しく外部にお願いする場合は、運営費としてスタッフを用意する必要があります。

もし依頼する場合は、スタッフの人件費1人あたりおよそ25,000円から35,000円程の費用となります。さらに運営スタッフ・進行スタッフが効率的に動くために指示を出すディレクターが必要になり、運営ディレクターは35,000~50,000円の人件費となります。

さらに、大規模なイベントになるとそのディレクターを統括する統括ディレクターが必要になります。こちらの費用感をさらに詳しく知りたい方は、「How much 企業イベント?プロが教える見積内容と費用感」に詳細を掲載しておりますので、御覧ください。

2-2.講演関連費

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イベントによっては自社代表や自社講師だけではなく、外部講師への講演依頼をする場合も多くあります。一般的な講演の相場は、おおよそですが5~10万円程の費用となりますが、絞られている、限られているジャンルの権威者であったり業界で有名な方になると、20~30万円、さらにテレビや雑誌などで有名な方をゲストスピーカーとして呼ぶ場合は、50~200万円と、認知度が高さ、講演者のランクによって大きく金額が上がります。

また、講演費の内訳は、謝礼金だけではありません。講演費には、交通費(宿泊が必要な場合は宿泊費)などの諸経費は含まれていない事が多く、仮に海外から講師を招聘する場合は渡航費用まで加算し想定しておかなければなりません。

ただ注意が必要なのが、講師の知名度や費用だけで直感的に判断してしまうとイベント全体の満足度が下がってしまう可能性があります。ただ有名だから、といって高い金額を出して有名な方をゲストとして呼んだとしても、イベントとセミナーのテーマに合わなければ、主催者が望む効果的なイベントを開催することはできません。

まずは、その人物に講師を依頼する目的をはっきりとさせ、「イベントの目的」「参加者に伝えたい点」などを伝えて講演者を選定しましょう。

2-3. 機材関連費

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イベントを運営するのに欠かせないもの、それは音響や映像の機材手配です。

例えば会場の様子を会場のどの場所にいても見やすいように投影するスクリーンやプロジェクター機材ライブカメラを設置する工夫や、ステージ周辺の機材などにかかる映像機材費、照明機材費、音響機材費など、イベントの内容によってあらゆる機材が必要となってきます。また、スモークをたきたい、スポットライトを設置したい、などイベントで実現したいコンテンツの演出によって必要な機材が変わってきます。

もし以上のような機材が必要になる場合、機材に必要な電源を工事して設営しなければならない可能性などもあるので注意しましょう。また、設営する準備のための人件費、機材運搬費用、レイアウト図面の作成費、設営が夜間になる場合に必要なスタッフの宿泊費や出張費、交通費なども必要になってきます。

まとめ

イベント会社ニューズベースには「どういった実績があるのか」「準備の進め方は誰がどのように行うのか?」「打ち合わせは今後何回ぐらい実施する?」などといった問い合わせが多く寄せられています。

よくあるご質問をまとめました。
FAQ 

企業イベントについてのお悩みがある際にはお気軽にお問い合わせ下さい。
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