セミナーの成功は準備が9割！ スケジュールとチェックリストを公開

企業セミナーが成功するかどうかは、準備で9割が決まります。

しかし、セミナー準備のコツを知らなければ、どこから手を着けていいかわからず、結局長い準備期間を活かすことができないまま、セミナー当日を迎えてしまうでしょう。

そこでこの記事では、企画、集客、プログラム作成、当日業務、アフターフォローまでのセミナー準備の一連の流れと、当日用意する持ち物リストを紹介していきます。

 

セミナー準備の全体スケジュール

セミナー成功は準備が9割と言われるほど、事前準備はとても重要なポイントです。開催当日から逆算して、およそ3ヶ月前からどのように準備を進めるかで、成功するか否かが決まります。セミナーの準備の流れをまとめると、大まかに以下のようになります。

 

企画（～3か月前）

セミナー準備のメイン業務となる「集客」や「会場予約」は、開催日の3か月前から始まります。

つまり、その前には既にセミナーの目標と企画概要が定まっていなければなりません。

3か月前までに行うべき作業は、大きく分けて次の3つです。

・目標設定

・企画概要

・予算検討

 

目標設定のポイント

セミナー開催の目的は、「自社の商品を知ってもらう」など抽象的なものでもかまいません。しかし、目標は「集客人数100人、資料請求の人数50人」など、具体的で数値化できるものであるべきです。

目標が具体的であることで、達成するための手段や課題も具体的になり、取り組みやすくなります。

 

予算のポイント

まず予算を決めてから、セミナーの目標や企画を考えるセミナー担当者もいるかもしれません。

しかし、予算から企画を逆算すると、セミナーの内容が本来の意図からずれてしまい、セミナーの開催意義が薄れてしまう可能性があります。

例えば、バックエンド商品のセールスが目的であれば、少人数のセミナーでも問題ありません。となると、集客費や会場費はその分抑えられます。逆にリードのフォローや自社PR、商品PR等が目的であれば、目標集客人数は大きくなり、それに比例して集客費や会場費も増大するでしょう。

このように、セミナーの予算は、目的と目標によって大きく異なります。

もちろん、予算に恵まれた中でセミナーを企画できるのは大手の会社だけです。現状の経営状況を踏まえて現実的なセミナーを設計することも大切ですので、自社の現状に合った目標設定と予算検討をバランスよく行いましょう。

 

企画や予算に応じてセミナー代行も検討

予算や企画概要を設定する中で、人的リソースが足りない、集客ノウハウが足りないといった課題が出てくるのであれば、代行業者への委託も検討することをおすすめします。

一部業務の委託から、セミナーの運営管理全体の委託まで、柔軟に視野に入れて検討することで、セミナー企画の幅が広がります。

 

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事前準備（3か月前～前日）

3か月前から、実際的な準備が始まります。この期間は下記の3つのフェーズに分けることができます。

 

企画概要を煮詰める（3か月前～2か月前）

目標を達成するための手段を検討する段階であり、企画の詳細を煮詰めていく作業が始まります。

セミナーの方向性を理解していないと、手段と目的がずれてしまうため、セミナーの目的をしっかりと共有しておくことが大事です。

実際的には下記のような作業を行っていくことになります。

・登壇者出演交渉

・会場の選定・予約

・協力会社検討

・集客方法策定

 

日時と場所の選定

開催日程は、より多くの人が参加しやすいタイミングを考慮して設定することが大切です。参加対象者の立場に立って検討しましょう。

例えば、BtoB商材の場合、参加対象となるのは法人です。そのため、休日よりも平日の午前中や午後の遅い時間帯の方が多くの人が参加しやすい傾向にあります。競合他社のセミナーにも目を向け、同時期に開催されていないかも確認しましょう。日程をかぶらないようにすることで、より多くの人の参加が見込まれるようになります。

 

セミナーの開催場所については、アクセスの良さ・利用料金・キャパシティを考慮して決定します。日時の選定と同様に、参加対象者の立場になることが大切です。

少人数セミナーの場合は、準備の手間やコスト面から考えて、自社の会議室を利用することがほとんどです。規模などの課題から自社の会議室では難しい場合は、公共施設やホテルの会議室、レンタルスペースなどの利用も検討されます。外部の会場を借りる場合は時間や備品、利用条件などを確認しましょう。

 

また、近年はオンラインセミナーも増えてきています。オンラインの場合、開催場所は考慮する必要がありませんが、日時についてはより深く検討しなければなりません。例えばBtoCであれば、平日ならば19～21時ごろ、休日ならば午前中も候補として選べるようになります。

 

登壇者のキャスティング・交渉

自社でセミナーを行う場合は、社員が登壇者を務めることが多いですが、外部依頼するケースも少なくありません。外部からキャスティングする場合にポイントとなるのが、登壇者の業界内での実績や知名度です。実績・知名度の豊富な人ほど集客も良くなりますので、セミナーの企画に合わせてキャスティングを行いましょう。

外部の登壇者へ出演交渉する場合、セミナー開始の3か月以上前くらいから打診するのが一般的です。キャスティング予定の人が多忙の場合は、さらに早めに交渉をスタートさせましょう。

 

集客手法の決定

セミナーの開催告知は、既存顧客のみにするのか、新規を含め幅広く告知するのかによって最適な方法が異なります。

既存顧客のみにする場合は、事前に取得している顧客情報を元に告知します。DMやメール、自社サイトや営業担当社から伝えるなどの方法で告知を行います。申し込み率を高めるためにはただ告知するだけでなく、メリットを伝えるなどのフォローを行うようにしましょう。

新規を含めて幅広く告知する場合は、検索エンジン広告やSNSでの告知、業界紙の活用やセミナーポータルサイトへの掲載など幅広く行います。有料広告を出す場合は、効果測定を必ず行って、次回以降のセミナー開催に役立てられるデータ取得も行いましょう。

 

スタッフのキャスティング

当日の運営をスムーズに行うために、スタッフのキャスティングも行いましょう。日時や場所、登壇予定者、さらには告知によりどれくらいの集客が予想されるかなどを考慮して、十分な人数を確保します。

スタッフの必要人数はセミナーの内容によっても異なります。一般的には、登壇者とそのアシスタントも含めて、参加予定者の10～20％程度いれば十分と考えられます。例えば、30人のセミナーであれば、6名前後のスタッフを集めればスムーズに回すことができるでしょう。

ただし、人数が足りていればセミナーが円滑に進むわけではありません。スタッフをキャスティングする際には、事前にスタッフの役割を明確にしたり、必要な情報の共有とシミュレーションを行ったりすることが大切です。

 

直前準備（1か月前～前日）

1ヶ月前から前日までにかけて、セミナーの直前準備を行います。セミナー当日に向けての仕上げになるとともに、セミナー後のフォローにもつながる準備期間なので、気合を入れて進めましょう。

直前準備では具体的には以下のようなことをします。

 

集客施策の実施

セミナー開催が近づいたら、事前に決めた集客施策を行っていきます。メールや媒体広告、プレスリリース、SNSなど幅広く集客を展開していきましょう。

その際、宣伝を行なう媒体によって鮮度が異なることを意識しましょう。たとえば、紙媒体の場合は広告が出た瞬間はもちろん、後から見返してくれた人も集客対象になります。そのため、やや鮮度が長いです。SNSは短期的な爆発力が見込めますが、情報が流れてしまう速度も早く、鮮度を保ちにくい傾向にあります。1ヶ月前から定期的に行い、直前1週間は連続投稿するなどして集客の鮮度を高めましょう。

また、セミナー開催日が近づきましたら、申込みをしてくれた方たちに対してリマインドメールを送ります。セミナーの案内をすることで確実に足を運んでもらうためです。リマインドメールを送ることで、参加率向上が見込めます。

 

アフターフォローの準備

セミナー後、購買や商談につなげるために行なう参加者へのアフターフォローの準備をします。

アフターフォローはセミナーの成否を決める重要なポイントです。スムーズにアフターフォローを行うためにも、準備を怠らないようにしましょう。鉄は熱いうちにというように、セミナー後に間を開けずにフォローできるようにすることが大切です。

アフターフォローの準備としては、アンケート作成・お礼のメール作成・メルマガ作成・サイトアップなどがあります。メルマガやサイトアップはじっくりと構成を決めておいてください。

 

当日の資料やプレゼン制作・問い合わせ対応

セミナー開始の1か月前から資料制作、プレゼン制作、参加希望者からの問い合わせ対応などを進めていきます。この時期には、以下のような業務を行います。

・各種問い合わせへの対応

・登壇者への対応

・オペレーション設計

・スライドの制作

・資料印刷

これらの作業を並行して行い、セミナー当日までに全て完了させなければいけません。そのため、徹底したスケジュール管理と担当者間の情報共有が大切です。必要であれば、担当者間で連携するなど、柔軟に対応していきましょう。

 

運営マニュアルの準備

セミナー当日の進行をスムーズにし、トラブル時にも問題なく対応するために運営マニュアルを作成します。

これらをまとめた上で、スタッフで共有しましょう。

 

 

運営（当日）

いよいよセミナー当日です。セミナー当日には下記のような業務を行います。

・打ち合わせ、リハーサル

・受付

・誘導

・ステージ進行

・機材オペレート

・飲食手配

・資料配布

・アンケート回収

・登壇者対応

 

打ち合わせやリハーサルは綿密に

セミナーの規模が大きくなるほど、打ち合わせやリハーサルが重要となります。リハーサルは自社で行うだけでなく、実際に会場入りしてからも行うのがポイントです。

また、講師との事前打ち合わせも重要です。パソコンの種類、パワーポイントのバージョン、動画のフォーマット、音声を流したいかどうかなどを事前に確認しておくことで、プレゼンの準備をスムーズに行えます。

 

当日の持ち物リスト

ここからは当日の持ち物リストを紹介します。

前日だけですべての持ち物をそろえることはできないので、2週間ほど前からリストを作り、直前になって慌てることのないようにしましょう。

 

【受付の持ち物】

・参加者リスト（チェックシート）

・名刺入れ

・領収書（有料の場合）

・当日のタイムテーブル

・セミナーのプレゼン資料

・自社製品等の案内チラシ

・その他配布物

・文房具

 

【スタッフの持ち物】

・参加者リスト

・当日のタイムテーブル

・運営マニュアル

・講師やスタッフ、会場担当者等の電話番号リスト

・自社製品関連ポスター

・会場案内看板（案内用紙）

・満席看板、「10分前」「5分前」看板

・パソコン、及びパソコン周辺機器

・プロジェクター、コネクタ

・温湿度計

・現金

・事務局用印鑑

・救急箱

・飲食物、紙コップ、紙皿

・会場使用マニュアル

・会場図面等、会場関連書類

・会場提出書類一式

・搬入車両証

・作業員リボン

・各種バッジ

 

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フォロー（事後）

セミナーが終わったら終了ではありません。アフターフォローによって関心度の高い見込み客にアプローチしていく必要があります。

参加者はセミナーに参加したことで、自社サービスや商品に関心度の高い状態になっています。そのため、セミナーで性急に成約まで持ち込むのではなく、アフターフォローによる営業を見越して、セミナーを販促活動の中継地点とみなすのがポイントです。

主に下記のような業務を、スピード感を持って行っていきましょう。

・アンケート集計

・お礼メール

・インサイドセールス

・メルマガ

・サイトアップ

 

【お礼メール】

参加者へのお礼メールは即日中、遅くても翌日までにすばやく行うのが理想です。特に関心度が高いと思われる参加者には個別に営業の電話をかけ、ニーズを聞き出すことで、商談へと結びつく可能性が生まれます。

また、見落としがちなのが欠席者へのフォローメールです。

一度セミナーを欠席すると、気まずくなってセミナーから遠のいてしまうのが一般的ですが、「ぜひまたの機会にお越しください」など暖かい内容のメールを送ると、欠席者も見込み客として保つことができ、次回以降のセールスキャンペーンにつなげることができます。

 

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まとめ

セミナー当日に落ち着いて運営業務を行うためには、いかに事前準備を綿密に行っておくかがカギです。

成果の出るセミナーを開催するためには、その他にもたくさんの要素があります。

効率的な集客、良質なプログラム、現場のオペレーションをいかに安定させるか、セミナー運営事務局に役立つツールの選定など、1つ1つ挙げればきりがありません。

セミナー代行業者であるニューズベースは、これらの業務を高い品質で提供するノウハウを持ち合わせており、これまで数々の企業セミナー開催に貢献してきました。

セミナー業務の部分的な委託からワンストップの委託まで代行してきた多数の実績を生かして、スピード感を持って最適なオペレーション設計を提案いたします。

貴社の課題にスピード感を持って対応させていただきますので、セミナー運営に課題を感じている担当者の方は、ぜひお気軽にご相談ください。