その報連相って必要ですか?ホウレンソウしてくれない人の対処法

赤提灯マネジメント

今回のプロジェクトで困っていることがある。

一人の部下が報告・連絡・相談をしてくれない。

ホウレンソウってそんな難しいか?

何回も注意しているが、なかなか直してくれない。

どうすればホウレンソウしてくれるようになってくれるだろうか?

そんなことを考えながら歩いていたら、赤提灯につられて

今夜もつい、いつもの居酒屋に立ち寄ってしまった。


【登場人物】

佐藤(30才):電子機器メーカー開発 新米係長 

鈴木(50才):製薬会社 海外営業部 営業本部長  


「佐藤君は注意はしてるって言ってるけど、他に対策してないの?」

「対策ですか?プロジェクト管理のガントチャートは共有していますし、タスクも付与しているので、そのスケジュールに合わせてホウレンソウして欲しいだけなんですけど。」

「それじゃ、ホウレンソウしてこないヤツは直らないだろうね。」

「どうすれば、良いんでしょうか?」

「要するに、進捗報告が欲しいんだろ?」

「ええ、そうですね。進捗が分からなければプロジェクト管理できないわけですから。」

勝手にホウレンソウが生まれてくる仕組みにすれば良いんだよ。

「どういうことですか?」

「強制的に進捗を報告させる時間を作れ。」

「日報で進捗報告させるとかですか?」

「まあ、そういうことかな。部下からホウレンソウが上がってこない場合に考えられる要因の一つは、上司が常に忙しそうで話かけ難い雰囲気を出していること。」

「僕はそんなに話しかけ難いタイプじゃないと思うんですが。」

「まあ、聞けよ。入ったばかりの新人だと上司は近づき難く感じるもんさ。それに君だって人間なんだから、家庭の事情やプライベートの問題で機嫌が悪くなる時だってあるだろ?」

「そりゃあ、まあ。つい感情的になってしまう時もあるかもしれません。鈴木さんだって、そうでしょ?」

「俺はいつも機嫌が良いから、部下が話しかけ難いなんてことない。それは置いといて、上司に話かけ難いから、ホウレンソウが億劫だって新人は多いような気がする。」

「僕もそうだったかなあ。最初は話しかけるタイミングが掴めないんですよね。あと、機嫌悪い時に、良くない報告すると怒り出す感情的な上司がいたりして。」

「怒られるんじゃないかってビクついちゃうんだよな。だから、俺は会社で機嫌悪そうにしてる奴は嫌いなんだよ。話しかけやすい人には、仕事も情報も自然と集まるのに。」

上司の顔色をみたり、話しかけるタイミングを図らなくても、ホウレンソウできるように日時を決めるって事ですね。」

「そうそれ。あとは、ホウレンソウの重要性を分かっていない、バカ野郎でも必ず時間がくれば進捗報告してくれるっていう上司側のメリットもある。」

「重要性かあ。これくらいなら報告しなくてもいいかなあ、なんて勝手に自己判断してるのかな?」

「今、俺らが話してたような理由でホウレンソウができない部下には、例えば、毎日17時には報告・連絡・相談を行うというルールを設定すれば良いかもね。けどね、そもそもなんだけど、その部下からのホウレンソウって、本当は必要ないのかもよ。」

「え?それは、どういうことですか?」

「その部下がホウレンソウしたくてもできない部下だった場合は違った対策が必要だ。」

「ホウレンソウしたくてもできない部下というと。」

「さっき言った対処法は、本来ならホウレンソウできるけど、していない部下には有効だけどさ。佐藤君が困っているって部下はホウレンソウしたいけど、できないタイプなんじゃないかなって思ったんだ。その彼は、そもそも仕事が遅いんじゃない?」

「はい、全体的にタスクが遅れがちですね。」

「仕事が遅い部下によくあるのが、仕事の段取りが悪くて効率も悪いから作業スピードに遅れが出るタイプ。もっと悪いのが仕事の目的とゴールを理解してなくて自爆して、こちらにも被害が出るタイプだ。

「まさに、そのタイプかもしれません。」

「分かった?理解した?って聞いても返事だけ良かったりしない?」

「そうなんですよね。分かったって言ってるのに、実は全く理解してなかったりして。」

「そのタイプの部下を、今の業務でホウレンソウできるように育成するのって、根気と時間が凄いかかるんだよ。」

「でも、部下を育成するのが上司の務めですよね?」

「すべての部下に、それが当てはまるとは思わない。例えば、君が今困っている部下を、ホウレンソウできるように育成するとしたら、君がその部下の作業内容を棚卸して、業務を細かくタスクに分けてフローを作成して、各タスクの終了時間を見積もって、時間を計測してやって進捗を確認する、その都度アドバイスを伝えれば改善されるかもしれないな。どう?やる?」

「…そんなに、ガチガチに管理しなくちゃダメですか?」

「面倒だよね?そこまで君が時間をかけて管理してあげても、作業スピードが3倍、4倍に劇的に改善することは望めないだろ?せいぜい、人並みになるかどうかだよ。それでやっと君が望む形でホウレンソウできるようになるだろう。これって費用対効果が悪くない?」

「うーん。」

我々、上司や管理職者の役目は、会社の人材(部下)・設備・資金等のリソースを使って成果を上げることだ。君が困っている部下への投資はハイリスクでローリターンなんじゃないかと思うんだ。

「でも、ホウレンソウしたくてもできなくて悩んでいる部下を見捨てるんですか?」

「見捨てるのとは違うよ。視点を変えて対応すれば良いんだ。君の部下と今のポジションにミスマッチがある場合、会社にとっても部下にとっても不幸だ。」

「視点を変えるって、配置転換って事ですか?」

「そのパターンもある。佐藤君がその部下を見捨てたくないと考えているのならばね。例えば、そういうタイプの人材はホウレンソウがいらないような決められたフォーマットで作業に集中させるとハイパフォーマンスを発揮するかもしれない。」

「なるほど、彼の能力が発揮できる場所を探すんですね。」

「ただ、もし、その部下がチームにいることで悪影響を広めるような問題社員なのであれば、その時は毅然とした態度をとることも必要だよ。プロジェクトを成功させて成果を上げるのが君の仕事なんだから。」

「いや、彼は仕事は遅いですけど、真面目だし、性格も良いのでチームから好かれているんですよ。」

「そういうヤツは見捨てちゃダメだな。組織の士気に影響するかもしれないからね。」

「そうですよね。例えば鈴木さんなら、投資する部下としない部下の見極め方はどうしてるんですか?」

「1年まではどんな部下にも平等に育成する。1年経って、無礼なヤツ、性格合わないヤツは見捨てる。だって面倒くさいし。」

「なるほど、鈴木さんらしいですね。でも気の合う合わないで判断するのは、真理をついてる気がします。」

「でも、他の同僚の半分以下のパフォーマンスでも真面目で性格の良いヤツは見捨てるんじゃなくて、配置転換や役割変更を考えて成長できるフィールドがないか模索するよ。」

「鈴木さんは、どんな人でも見捨てない気がします。」

「いや、そんな事はない。相談してきて、ちゃんと答えたのに、相談料を払わないヤツは、俺は躊躇なく見限るよ。分かるだろ?な、佐藤君。」

またしても、奢らされてしまった。

余計な出費が増えてしまったが、今日もおじさんと話せて良かった。

―今日も居酒屋の赤提灯は煌煌と夜に浮かんでいた。

~続く~

 本記事は、赤提灯居酒屋で、企業戦士たちの談話を肴に、お酒を嗜むことを趣味とする筆者が、居酒屋で耳にした実話と、仕事上の体験談を、プライバシー保護を目的に編集、再構成したフィクションです。