その仕事いつ終わるの?業務の生産性を向上させる3つの習慣

ビジネスサプリ

「1週間前に頼んだ、あの件ってどうなった?」
「あ…、すみません。まだ終わってないです。」
「まじか!?あれくらいの業務なら、2日もあれば終るだろう。。。。」

部下が想定していた生産性を発揮してくれない。このような体験をされた事はありませんか?部下の生産性向上に悩んでいる管理職は、作業効率を高める習慣を身につけさせましょう。

個人の生産性向上のために必要なのは、効率的な作業習慣の定着

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作業効率を高める習慣を見につけることによって、個人の生産性は向上します。

なぜなら個人の生産性の高さは、日々のタスク処理量に比例するからです。

労働生産性とは「アウトプット(労働の成果)」を「インプット(投入量)」で割ったものです。時間あたりのタスク処理量が増えることは、1日あたりのアウトプット量の増加が見込めます。その結果、生産性が高くなります。

時間あたりのタスク処理量を増やすには、タスクを整理して継続的に行動を計測します。さらに、行動結果を数値化してボトルネックを明らかにし、改善していく事が重要です。

例えば、業務手順を体系立てて可視化した手順書やマニュアルを元に、詳細のタスク処理にかかった時間を計測し、時間のかかる内容について、業務分担の再設計やIT化の推進をするなどが考えられます。

また、成果と習慣化という点は密接に関係しています。かのドラッカーも「成果をあげることは一つの習慣である。習慣的な能力の蓄積である。習慣的な能力は、常に習得に努めることが必要である。習慣になるまで、いやになるほど反復しなければならない。」と言っているとおり、体が勝手に動けるようになるまで習慣づけるというのが成果を上げるために重要なことと考えられています。

このことから筆者は、日々の生産性向上のためには、組織としては業務の効率化に取り組み、個人としては組織から与えられた業務を習慣づけるべきと考えます。

従業員に効率的な働き方の習慣をクセつけることの重要性がわかったところで、上司として部下に与えた業務をいかに習慣づけてもらうのか?という観点から上司が取るべき指示内容をご紹介させていただきます。

1つのタスクに集中させよ

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マルチタスクは生産性が悪いので、1つのタスクに集中させましょう。

働き方改革によって効率的な業務の遂行を求められる日本人にとって集中してタスクをこなす事が肝要です。

マイクロソフトの基礎研究機関マイクロソフトリサーチ様が発表した論文によると、マルチタスクをすれば集中力が40%減少するという研究結果が出ています。また、スタンフォード大学で行われた研究でも一度に1つのことを行う、シングルタスクよりも、マルチタスクの方が生産性が低いことがわかりました。

脳は一度に1つのことにしか集中できません。 マルチタスクを行えば、生産性を下げてしまいます。部下にマルチタスクをさせないように、シングルタスクを習慣付けさせるには4つの要素が必要です。

 1.集中力が低下する外的要因を減らす。
仕事中に邪魔が入らないようにメールのポップアップ機能をOFFにして
メールを対応する特定の時間を決めましょう。

 2.シングルタスクを前提とした予定を立てさせる。
一日の予定を洗い出し、タスク一覧にしてスケジューリングしましょう。タスクは細かく分けて「◯◯の件」といった抽象度の高い表現ではなく「○○さんに電話でxxの件について催促する」具体的な行動をリスト化しましょう。

 3.突発的な案件に対応させる。
例えば、客先から緊急の電話や上司からの急な仕事のように
いきなり降ってきた仕事は「今すべき」か緊急度を確認してからスケジュールしたリストに入れましょう。

 4.小休憩して集中力を持続させる
集中力が減少すると、注意が散漫になり他のタスクが気になり始めます。
定期的に休憩を取り、自分が立てたスケジュールを見直して、
いつまでに終わらせたいのか、それはなぜか、などを振り返り集中力を取り戻させます。

午前中はデスクワークをさせよ

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作業効率が良い時間帯は、一般に午前中であると言われています。この時間を有効的に使わせるために、午前中は企画書を作ったり、資料を揃えるなど、頭を使うような仕事や、他人の進捗に影響を与える作業、期限の迫った案件対応などの緊急度と優先度の高いデスクワークをさせましょう。

残業を禁止する企業が日本でも増えています。午後に業務が偏り残業が増えないようにするためにも、作業効率の最も良い午前中に仕事をさせる必要があります。

株式会社NTTデータ経営研究所様が調査した「仕事の生産性とワークスタイル」によると、ビジネスパーソンが1日の中で、「効率性・集中力」「発想力・創造性」が高まる時間帯は、ともに午前中であるという結果が出ています。

伊藤忠商事様は、作業効率が良い時間帯に働く習慣を推進するために「朝方勤務」制度を導入されています。20時以降の夜間の勤務を原則禁止し、早朝勤務時間は、インセンティブとして深夜勤務と同様の割増し賃金を支給し、8時前に始業した社員には朝食を提供する取り組みを2013年より始められています。

導入3年後の2017年は、朝8時の入館者は導入前の約20%から約45%に増え、業務が効率的な午前中に仕事をする社員の定着化に成功されました。また、朝型勤務を導入したことにより残業が減少し、残業手当が約10%削減して、朝方勤務のインセンティブなどの経費を差し引いても約6%のコスト削減になったそうです。

部下のタスクを整理せよ

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部下のタスクを「見える化」して、作業の効率化を図りましょう。

時間管理が出来ず、タスク漏れがあったり納期遅延を頻繁に起こす部下のタスク管理は、まずタスクの定量化を行う必要があります。

効率的な働き方が身についていない部下は「仕事の全体像と量の把握」ができていません。開始時刻の決まっている「アポイントメント」を管理できている人は多いですが、それでも予定が狂うのはタスクや割り込み仕事の管理ができていないからです。

タスクを管理してもらうことと同時に、割り込み仕事にうまく対応してもらうために、すべての仕事を「見える化」する必要があります。

業務全体を可視化するためには、全ての業務をリスト化して業務構造を把握しなくてはなりません。そして、各タスクにかかった時間を計測して定量化し、それを分析して改善ポイントを絞り込み、業務を効率化させていきます。

■部下のタスクを可視化する際に便利なツールをご紹介致します。

タイム トラッキング ツール「toggl」
togglはワンクリックでタイム トラッキングを開始でき、計測したデータはレポートにまとめてくれるので、どのような作業にどのくらいの時間が使われているのを簡単に計測してくれます。タスクと時間の計測に便利です。
詳しい使い方はコチラになります。

また、「エクセル」でタスク管理をする場合に便利なのが
Microsoftから公式で提供されているテンプレートです。
コチラから無料でダウンロードが可能です。

まとめ

今回ご紹介した内容が、部下の生産性向上に悩む管理職様のマネジメントの一助になれば幸いです。

参考文献

How To Make Your Workday More Productive(THRIVE GLOBAL)

労働生産性の国際比較 2017年版(公益財団法人 日本生産性本部)

労働生産性とは?混同しがちな定義と計算式をわかりやすく解説(BOWGL)

業務改善とは具体的に何を指すのか? 目的と手順について解説(freee)

人間とは?集中力が高まる時間帯を知って効率的に仕事したい!(ゆるぽわ情報)

もっとも集中できる時間帯は?【集中力についてのアンケート】(Doctors Me)

マルチタスクの罠に陥らずに生産性を高める方法(徳本昌大の書評ブログ!毎日90秒でワクワクな人生をつくる。)

部下の残業時間を減らし、生産性を高めるタイムマネジメント(Power of Work)

「タスク管理」をもっとラクに!ツール9選&活用事例・使い方【23記事まとめ】(SELECK)