企業イベントは「会場選択」が重要!失敗しないイベント会場の探し方

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イベント実務担当者となり、会場予約をする際に、アクセスの良い会場が抑えられない。どのぐらいの広さの会場を用意するのが良いのかイメージがつかない。いざ借りてみたら欲しかった機材が無かった。準備に時間がかかり、会場の費用が上がってしまった。などでお困りになったことはありませんか?

時間をかけて練りに練ったアイデアを表現するためにも会場は不可欠です。
イベントの成否は会場に決まるといっても過言ではありません。

今回は、何故会場選びがイベントの成否に関わるのかというのを紐解きながら
失敗しないイベント会場選びのコツをご紹介させていただきます。

会場選びがイベント成否のカギとなる理由

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1、 計画初期段階でイベント会場を押さえなければいけない状況

最近は、ホテルや会議室といったオーソドックスな会場に加えて、廃校や倉庫、レストランなどユニークなイベント会場も増えてきています。

ですが、アクセス面やコスト面、見栄えなどで人気のある会場は集中しており、その数には限りがあります。

したがって、「良い日取り」で「良いアクセス」といった好条件の会場を押さえることは、多くの主催者の間で「早い者勝ち」となってしまっている側面があります。

そのため、実施が決まったタイミング=イベント実施計画のごく初期段階で会場を予約するというのが一般的な慣習になっています。

2、イベントの詳細は準備段階で決まっていく

初期段階においては集客プランや実施コンテンツの大枠を決めていきますが、細かなオペレーション計画(レイアウト、スケジュール、運用方法など)は準備を進めながら各所と調整して決めていく形が取られます。

集客状況が予想より好調で会場を拡張する、基調講演のゲストスケジュール都合で時間を変更する、遠方からいらっしゃる参加者が予想よりも増えるのでクロークを拡張するなどは実施準備の段階ではよくある調整事項です。

したがって、予約した会場がそのような変更にどの程度まで対応できるかというのを事前にある程度予測しておく必要があります。

3、イベント会場は高コスト

イベントを実施するには、プロジェクトに関わる方達のコスト、集客プロモーションコスト、映像や印刷物などのクリエイティブコスト、機材や什器などの備品コスト、ゲストの出演コスト、当日運営の人員コストなど多くのコストが発生します。

その中で会場の費用というのは(面積にもちろん関係しますが)、相対的に高いコストになる傾向があります。

また、会場は予約した時点からキャンセルチャージの対象になるため、準備が進んでいく中で多少変更があったからと言って、費用の兼ね合いから中々キャンセルしづらいものです。

これらのことから、計画初期段階で構想した目的やコンテンツに適し、且つ柔軟性のある会場を押さえることは、イベント成否を決めるカギと考えられるのです。

では、失敗しないイベント会場選びのコツとはどういったポイントがあるのでしょうか?

具体的にアクセス、施設、利用時間、利用料金、予約の5つのポイントからご紹介いたします。

1、アクセス

15_(6).jpg前述でも申し上げましたが、都内近郊でイベントを企画される方の多くが、アクセス面やコスト面、見栄えなどで人気のある街、東京、品川、新宿を選ばれます。

しかし、その地域にある会場は、大変人気があるため予約が困難な場合も多いのが実情。

そこで、おすすめなのが、視野を広げて横浜や舞浜にある会場施設を検討してみることです。

交通アクセスのイメージから、イベント会場候補地から外されがちですが、実際は東京や品川から、横浜や舞浜は電車で20分程の近距離にあります。

また、成田、羽田空港からのアクセスも良く、都内移動とさほど変わりません。観光客が良く訪れる地域ということもあり、宿泊施設も豊富です。

・関西からの来場者が多い
・来客者の大部分が空路を利用する
・イベント後の懇親会のような、アフターコンベンションが必要

どれかに当てはまる場合は、あえて、都心にある会場を候補地から外してみるのも一手でしょう。

2、施設

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集客する人数や用途によって会場規模は変わってきます。

イベントのスタイルによって適正な会場の広さというのは変わってきますが、想定集客人数に対する、会場の広さの目安を表記致します。

・立食スタイル:収容人数=会場面積×1.1
・スクール形式:収容人数=会場面積×0.7
・シアター形式:収容人数=会場面積×0.9

また、会場を検討する場合は、希望するコンテンツがその施設で対応可能か、施設環境もチェックしなければなりません。

例えば「動画がプロジェクションできるスクリーンなどの映像機材、マイクなどの音響機材、照明設備があるか?」など、機材や設備の有無も含めて検討する必要があります。

もし、必要な設備が無い場合は、その設備をレンタルした場合の費用がどの程度かも把握しておくべきでしょう。

加えて、無視できないのが、クロークやトイレです。

集客人数分のコートや手荷物を管理するクロークの広さは十分か、多くの方の利用が想定されるトイレの数は十分かも考慮しなければ、満足度の高いイベントにはつながりません。

3、利用時間

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初めて、イベントを実施される担当者の方は、そのイベントを実施するのに、どの程度の時間、会場を借りなければいけないのかというイメージが沸かない方もいらっしゃると思います。

イベント会場施設の使用時間には、ステージなどの場所を作る設営、リハーサル、本番、撤収する時間も含まれます。

1つの会場を使って、前半3時間セミナー、その後1.5時間パーティという形式のイベントの例では下記のようなスケジュールが考えられます。

設営・準備 2h
リハーサル 1.5h
受付    0.5h
セミナー  3h
休憩・転換 1h
パーティー 1.5h
撤去    1.5h
合計    11h
 
設営やリハーサル、撤去といった本番以外の時間は、イベントの内容によって変わりますが、本番時間だけで予約してしまうと、本来やりたいことが出来なくなる場合もあります。

問い合わせ時には、本番時間だけでなく、その前後の時間の空き状況も合わせて確認する必要があります。

4、利用料金

15_(5).jpg会場使用料についてですが、HPに費用が提示されている会場と、そうではない会場があります。

会場によっては、「区分」貸しなど会場特有の課金形態が存在している場合もあるため注意が必要です。

会場には予約窓口を設けていることが多いので、料金を把握する際は、
イベントでやりたいこととスケジュール感を伝えた上で見積を取り寄せるのがポイントになるでしょう。

5、予約

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予約をする際には、会場施設の繁忙期を把握しておくと便利です。

・季節の繁忙期
  4月:経営方針発表会
  6月:株主総会
9 ~11月:展示会、複合セミナー
  3月:会社説明会

・日取りの繁忙期
     金曜日:企業パーティ
 土曜日、日曜日:結婚式

季節の繁忙期によっては、シーズン毎にイベントを企画している団体や企業が、特定の施設を例年押さえているために、予想以上に会場の空き状況が芳しくない時があります。

また、土曜日、日曜日にホテルで実施を検討する際には、結婚式とバッティングする場合があります。

ホテルによっては、結婚式のニーズに応えるために企業への貸出を控えたり、通常レートとは違う価格テーブルでの案内をされることもあります。

まとめ

・企画初期段階で、会場を予約しなければならない点。

・イベントの詳細は準備段階で決まっていく点。

・イベント会場は高コストだという点。

イベント実務担当者は、この3つの前提を踏まえて頂き

1,アクセス 2,施設 3,利用時間 4,利用料金 5,予約

上記5つのポイントを参考に、失敗しないイベント会場を探して頂けたら幸いです。

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(2018年10月25日追記)

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