アウトソーシングが可能な業務を全て解説してみた

アウトソーシング

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これまでアウトソーシングについて様々な視点から、メリット・デメリットをご紹介してきましたが、今回は実際どのようなアウトソーシング業務があるのか、できない業務は何かを一覧化しました。パートナーの選定方法も解説していますので、これまでのアウトソーシング記事と合わせてぜひお役立てください。

目次

1. アウトソーシングできる業務はどのような業務?

1-1.企業の業務改善の方法

1-2.アウトソーシングの導入状況

2. アウトソーシングのメリット・デメリット

2-1.アウトソーシングのメリット

2-2.アウトソーシングのデメリット

3. アウトソーシングがでる業務一覧

4. アウトソーシングができない業務一覧

4-1.法律的に抵触するもの、物理的に不可能なもの

4-2.判断や高度な思考が必要なもの

4-3.責任や倫理がともなうもの

5. パートナーの選定方法

5-1.コストとスピード

5-2. 品質と実績

5-3.セキュリティー

6.まとめ






1. アウトソーシングできる業務はどのような業務?

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社会全体に少子化による若手の人材減少や高齢化に伴う段階の世代に代表される人材の引退など、今後も人材不足が続くと予想されます。企業価値を上げて売り上げをアップするためには人材不足を前提として企業施策を考えることは必要不可欠です。






1-1.企業の業務改善の方法

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理想としては企業の付加価値を上げるために新技術の導入や新たな業態への変換といった起死回生の一手が打てれば良いのですが、なかなかそうも行かないものです。現在ある社内リソースの活用として社員1人1人の能力開発による生産性の向上も考えられますが、それも限界があります。

また、より手軽に取り組める方法として、機械化やフロントエンド・バックエンドへのIT技術の導入も考えられます。しかし、導入の費用対効果が不明なことやなによりも導入に際してのコストが大きく、増益傾向にある企業でなければ逆に経営環境を悪化させてしまう懸念もあります。

そこで必要になるのが人的資産やノウハウなどの外部リソースの導入、つまり「アウトソーシング」です。






1-2.アウトソーシングの導入状況

経済産業省の調査によると、日本のアウトソーシング導入は年々その比率があってきています。 ただ業務の中身により人材不足企業のアウトソーシング活用状況は違ってきます。

2016年にみずほ情報技研が行った調査によると、繁忙期における通常業務をアウトソーシングする企業の割合は全体の約30%、高度専門業務をアウトソーシングする企業の割合は全体の約22%、非中枢業務や非差別化業務のアウトソーシングを行う企業の割合は全体の約12%となっています。

ただこの数字は人材不足でありながら増益を達成している企業のものです。減益が続いている企業では通常業務のアウトソーシングが約22%、高度専門業務のアウトソーシングが約15%。非差別化業務のアウトソーシングが約7%と若干低くなっています。






2. アウトソーシングのメリット・デメリット

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アウトソーシングには多くのメリットがありますが、同時に、僅かではありますがデメリットも存在します。 デメリットが与える影響は企業の実情により変わってきます。サービスの導入前にはメリット・デメリット両方の要素を確認した上で自社にとりアウトソーシングが必要かどうかを考えていくようにしましょう。

2-1.アウトソーシングのメリット
アウトソーシングを導入するメリットとしては以下のようなものがあります。
・業務の繁忙期、閑散期対応や日常の業務量の軽減など社員の負担減少
・外部企業の設備や、専門的ノウハウを活用することによるコスト減や効率化
・自社の業務の整理及び、力を入れるべきコア業務の明確化
・人員の整理や調整

共通して言えることは業務の効率化の無駄なコストカットです。加えて外部の専門的ノウハウを活用することで、 総合的な企業競争力をアップできるという大きなメリットが生まれます。






2-2.アウトソーシングのデメリット


アウトソーシングのデメリットは、換言すると外部企業に業務を委託する際のマイナスポイントです。導入の際に社内で問題になる点でもあるので押さえておきましょう。

・業務の洗い出しや標準化作業の手間がかかる
アウトソーシングに際しては、それまで暗黙の内に行われていた業務を一つ一つ洗い出し、外部の委託先にも分かりやすく体系的にまとめる業務が発生します。普段意識しないことまでマニュアルにまとめるのは、外部委託する際の大きな追加業務であり、ハードルが高いと感じる部分です。

・ガバナンス(企業統治)が弱体化する
業務の遂行に社内と外部のメンバーが関わるということはセキュリティ面も含めた統制面が弱体化する可能性があります。

・業務ノウハウの蓄積が困難になる
外部に委託する業務がコア業務でないことが多いアウトソーシングですが、スタッフや記録を通じて業務のノウハウの蓄積ができなくなることはマイナスの一つです。得に業務を管理する現場にとっては気になるところです。







3. アウトソーシングができる業務一覧

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前述のように、幾つかのデメリットはありますが、アウトソーシングはさまざまな企業で導入されています。経済産業省の調査では、大企業の6割以上が何らかの形で導入しているという結果がでてきます。

アウトソーシングは自社の基幹事業を除いた業務を任せるのがセオリー。そしてメリットの一つが「業務の繁忙期・閑散期対応や日常の業務量の軽減など社員の負担減少」です。

主な業務には以下になります。

・物流関連の業務(在庫管理や商品の梱包、配送業務なども含む)
・資材調達及び提供業務
・店舗運営業務(管理やスタッフの教育も含む)
・事務作業や受付業務(オペレーターなども含む)

以上の業務の中にはパートやアルバイトが行う比較的簡素な業務も含まれます。しかし、最近では人事や法務、会計や情報システムや求人の採用代行といった専門知識や経験が求められる高度な業務をアウトソーシングすることも可能です。






4. アウトソーシングができない業務一覧

business-outsoucing5.jpgアウトソーシング可能な業務が増加している一方、アウトソーシングができない業務も存在します。「法律的に抵触するもの、物理的に不可能なもの」「判断や高度な思考が必要なもの」「責任や倫理がともなうもの」と分けることができます。






4-1.法律的に抵触するもの、物理的に不可能なもの

弁護士や会計士、税理士など資格が必要な業務はアウトソーシングすることができません。これには相談や書類作成も含まれます。また、店舗やオフィスでの1名体制の業務は偽装請負とみなされる可能性があるため、アウトソーシング不可能なケースになります。ほかにも一名で総務や経理など複数の業務を行っている場合も同様です。

「物理的に不可能なもの」、とは前任者が退職し、後任が決まるまでの期間限定業務です。アウトソーシングには早くて一カ月、長ければ半年の準備期間が必要です。ですから、期間限定の業務はアウトソーシングすることができません。






4-2.判断や高度な思考が必要なもの

アウトソーシングは基本的にあらかじめ標準化されて、決められた方法の中で行うものです。ルールにないことが発生した場合の判断が必要な業務や企画立案業務は本来の趣旨に合わないため行うことができません。






4-3.責任や倫理がともなうもの

企業の基幹業務となるコア業務は企業価値の根幹となるものの一つです。アウトソーシングできない、というよりも行わない方がよいという方が正しいでしょう。






5. パートナーの選定方法

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アウトソーシングのパートナー選びにはポイントがあります。ポイントは大きく分けて3つ、「コストとスピード」「品質と実績」「セキュリティー」です。






5-1.コストとスピード

業務を外部に委託するのはサービスを購入することです。購入の際に大切なのは費用対効果です。「安かろう、悪かろう」を選ばないようにしましょう。また、ビジネスではスピードも重要な要素の一つ。滞っている業務を依頼するのであれば導入期間の短さを、短時間で終了する必要がある場合には、処理スピードを重視して選びましょう。






5-2. 品質と実績

アウトソーシングは標準化された業務を担当しますが、実際の業務は人が行います。ということは、担当するスタッフの習熟度によって業務の品質に影響がでてしまいます。運用する担当者や全体を管理する人材との意思疎通や、やり取りが上手くいかなければ品質のクオリティを疑った方がよいでしょう。

また、品質を見極める一つの方法が過去の実績です。さまざまな業種・規模のクライアントとのやり取りや専門性の高いプロジェクトなど質と量があれば契約の可否を決める際の良い判断材料になります。






5-3.セキュリティー

セキュリティーの質を判断するポイントは3つあります。「ハード面」「ソフト面」「緊急時の対応」です。ハード面は施設への入退室や電子機器へのアクセス制限やログ管理、機器自体のセキュリティーを指します。

ソフト面はハードを運用する人間への教育のことです。ハード・ソフトに共通することとして、情報漏えいの発生など緊急時の対応フローがしっかりと整備されていることも重要です。

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6. まとめ


業務のアウトソーシングは人材不足解消のための有効な手段の一つです。最近は繁忙期の人材補充や簡単な業務だけでなく、人事や労務といった高度な知識や経験が求められる業務を依頼することも可能になっています。

ただ、中には法律的、物理的、倫理的に外部に依頼できない業務もあるので注意が必要です。業務依頼のプロフェッショナルを選ぶ基準はコストや経験、万が一のセキュリティー対策など幾つかありますが、任せたい業務や規模、予算などとのバランスをとり最適なパートナーを見つけてください。


参考サイト
平成 28 年度 中小企業・小規模事業者の 人材確保・定着等に関する調査作業報告書|みずほ情報創建株式会社(中小企業庁委託事業)
http://www.meti.go.jp/meti_lib/report/H28FY/000222.pdf 


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