業務改善において社内アンケートを実施する際の手順や質問例などを解説！

これから業務改善を行うのであれば、まずは社内アンケートを実施して既存業務の課題について把握することをおすすめします。

しかし、どのように社内アンケートを実施すればよいのかわからないという方もいるはずです。

そこで本記事では、業務改善において社内アンケートを実施する際の手順や質問例・作成する際の注意点について解説します。

 

業務改善において社内アンケートを作成する目的

そもそも業務改善とは、業務で自社が抱えている問題点を改善することで、従業員のモチベーションアップや生産性の向上・コスト削減につながる取り組みのことを指します。

そのため、業務改善において社内アンケートを作成することで、従業員が既存の業務に対してどのような不満を抱えているのかを把握したり、現状の課題について可視化したりすることができます。

 

業務改善において社内アンケートを実施する際の手順

業務改善において社内アンケートを実施する際の手順は、以下の5ステップです。

順番に解説します。

 

1.アンケートを実施する目的を設定する

まずはアンケートを実施する目的を設定しましょう。

設定した目的が曖昧だと、質問内容が抽象的となったり的外れな質問内容となったりしてしまい、自分たちが知りたい内容を聞き出せない可能性が出てくるため、注意が必要です。

そのため、目的を明確に設定することが大切です。

 

2.質問項目を作成する

アンケートを実施する目的を設定したら、質問項目を作成します。

なお、質問項目が多すぎると回答者はストレスを感じて、次第に集中力が切れてしまいます。

その結果、後半の質問になるにつれて有力な回答を得られない可能性があるため、5〜10問程度にとどめておくのがおすすめです。

質問例については、次項で例をいくつか記載しておりますので、参考にしてみてください。

 

3.アンケートを実施する

質問項目を作成したら、アンケートを実施しましょう。

アンケートの実施方法については、アンケート用紙を配布する方法とオンライン上で回答してもらう方法の2通りがあります。

どちらでも問題ありませんが、その後の集計や分析を効率よく行いたいのであれば、オンライン上で実施するのがおすすめです。

 

4.アンケート結果を集計・分析する

アンケートを実施したら、アンケート結果を集計していきます。

集計が完了したら、わかりやすいようにグラフや表を用いて可視化しましょう。

その後、年齢や性別・役職など、さまざまな観点からアンケート結果を分析していきます。

 

5.アンケート結果をもとに業務改善を行う

アンケート結果の集計・分析が完了したら、それらの内容をもとに業務改善を行います。

改善すべき点が数多くある場合には、取り組みやすいものから一つずつ業務改善をしていきましょう。

 

業務改善における社内アンケートの質問例

業務改善における社内アンケートの質問例をいくつか紹介しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

業務改善における社内アンケートを作成する際の注意点

業務改善における社内アンケートを作成する際には、以下の注意点を意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

なるべく多くの従業員を対象にアンケートを実施する

業務改善を成功させるためには、さまざまな観点から業務における問題点を見つけ出して改善することが重要です。

そのため、業務改善における社内アンケートを行う際には、なるべく多くの従業員を対象に実施するようにしましょう。

 

匿名性は必ず守る

「正直なことを書いてしまうと、特定されるのではないか」と不安に感じる従業員も少なくありません。

そのような状態でアンケートを実施してしまうと、従業員の本音を引き出せず、結果として業務改善につながらなくなります。

そのため、アンケート作成時には個人情報の記載を最低限にして、匿名性は必ず守るようにしましょう。

 

質問内容によって回答方式を変更する

質問内容によっては、複数の選択肢のなかから自身に当てはまる回答を全て選んでもらったほうがよい場合もあれば、自由に文章として記載してもらったほうが好ましい場合もあります。

そのため、質問内容によって回答方式を適宜変更するようにしましょう。

なお、回答方式は以下の4種類があります。

 

質問内容に専門用語や略語は使わない

業務改善における社内アンケートは、多くの従業員を対象にして実施します。

そのため、全員が質問内容を理解して回答できるよう、専門用語や略語は使わないようにしましょう。

誰もが理解できるよう、シンプルな表現を用いることをおすすめします。

 

特定の答えを誘導するような質問内容にしない

「〇〇の業務にはマニュアルがあったほうがよいと思いますか？」

上記のような質問内容にしてしまうと、回答の幅を狭めてしまい、回答者の本音を引き出せない可能性があります。

そのような事態を防ぐためにも、言い回しを変えて特定の答えを誘導するような質問内容にしないことを意識しましょう。

 

まとめ

本記事では、業務改善において社内アンケートを実施する際の手順や質問例・作成する際の注意点について解説しました。

業務改善において従業員が既存の業務に対してどのように思っているのか、本音の部分を引き出すためにも、社内アンケートは欠かせません。

社内アンケートを実施する際には、匿名性を必ず守ったり、質問内容によって回答方式を変更したりするなどの注意点を意識するようにしましょう。

 

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