AIで業務改善に取り組む企業が増えている理由とは？メリットや注意点も解説

最近では、さまざまなAIツールがリリースされたことで、業務の一部をAIに代替して業務改善をしたいと考える企業も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、AIを活用して業務改善に取り組む企業が増えている理由やAIで業務改善に向いている作業・AIを活用して業務改善するメリットについて解説します。

注意点についても説明しているので、ぜひ最後までご覧ください。

 

AIを活用して業務改善に取り組む企業が増えている理由

AIを活用して業務改善に取り組む企業が増えている理由として、以下の2つが挙げられます。

順番に解説します。

 

人手不足に陥っているため

近年、日本では少子高齢化に伴う労働人口の減少が深刻な問題となっており、人手不足が常態化している企業も少なくありません。

人手不足を解消するためには、現状よりも生産性を向上したりさらに多くの従業員を雇用したりする必要があります。

現状よりもさらに多くの従業員を雇用する場合、採用活動費やその後の人件費に膨大な費用がかかるため、AIを活用して業務改善に取り組む企業が増えてきているのです。

 

DX化を推進するため

AIを活用して業務改善に取り組む企業が増えている理由の一つとして、DX化の推進も挙げられます。

なお、DXとは「Digital Transformation」の略称であり、企業がデジタル技術を活用することでビジネスモデルそのものを変革することです。

DX化を推進する企業が増えている理由として、「2025年の崖」問題があります。

2025年の崖は、経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」で使用された言葉であり、日本企業のDX化が進まない場合には、2025年以降に年間12兆円の経済損失が発生する可能性があることを指します。

そのような事態を回避するためにも、AIを活用した業務改善が注目されているのです。

 

AIで業務改善に向いている作業

AIで業務改善に向いている作業について、以下の表でまとめてみました。

リサーチ	・自身が知りたい情報を綺麗にまとめてくれる ・AIツールによっては、最新の情報も反映することが可能
メール・企画書の作成	・的確なプロンプトを入力することで、人間以上のクオリティの高い文章をスピーディーに作成できる
ユーザーからの問い合わせ対応	・チャットボットによって、ユーザーからの問い合わせ対応を自動化できる ・24時間365日いつでも対応可能となる
画像の生成	・的確なプロンプトを入力することで、自身の要望に沿った画像を短時間で生成できる
コーディング	・コーディングの自動化が可能となるため、開発工数とリソースを大幅に削減できる
アイディア出し	・短時間で大量のアイディア出しが行える ・自身では思いつかないようなクリエイティブなアイディアの発想が可能 ・壁打ち相手としても最適

上記の内容は、あくまでも一例です。

今後もさまざまなAIツールがリリースされることで、さらに多くの作業をAIに任せられます。

 

AIを活用して業務改善するメリット

AIを活用して業務改善するメリットは、以下の2つです。

一つずつ解説します。

 

生産性の向上につながる

AIを活用して業務改善することで、メール・企画書の作成やユーザーからの問い合わせ対応など、多くの業務を自動化できます。

その結果、従業員は別の業務にリソースを充てられるようになるため、生産性の向上につながります。

生産性が向上することで、業務時間が短縮されて、人件費のコストカットにも期待ができるでしょう。

 

属人化を解消できる

AIを活用して業務改善することによって、属人化を解消できるのも大きなメリットです。

属人化を解消することで、業務クオリティの維持や向上につながり、担当者が休職や退職した場合でも滞りなく業務を遂行することが可能となります。

 

AIを活用して業務改善する際の注意点

AIを活用して業務改善する際には、以下の3点に注意しましょう。

順番に解説します。

 

目的を明確にする

AIを活用して業務改善をする際に目的が定まっていないと、AIの導入がゴールとなってしまう可能性があります。

その結果、せっかくAIを導入したのにもかかわらずうまく活用ができず、業務改善そのものが失敗に終わる恐れがあるため、「なぜAIを活用する必要があるのか？」目的を明確にしましょう。

 

AIを過信しすぎない

AIは非常に便利で優秀なツールではありますが、決して万能ではありません。

あまりにも複雑な業務や専門的な作業を任せてしまうと、ミスやエラーが発生する恐れがあります。

AIにも向き・不向きがあるため、AIを過信しすぎないようにしましょう。

特に最初の頃であれば、AIを使用した場合にミスやエラーが発生していないか、必ず確認することをおすすめします。

 

著作権・商標権などの権利を侵害する可能性がある

AIを活用すると、知らないうちに著作権・商標権などの権利を侵害している場合があるため、十分に気をつけましょう。

特に生成AIを活用する場合には、Web上に公開されている情報を基に生成されるため、注意が必要です。

 

業務改善のことならニューズベースにお任せください

業務改善を行うことで、業務の効率化やコストの削減・業務クオリティの向上など、さまざまな効果に期待ができます。

しかし、業務改善を行うにあたって、業務の可視化や課題の整理・施策の実行など、やるべきことが数多くあるため、「業務改善を行いたくても通常の業務で忙しくてリソースを確保できない」という企業も多いのではないでしょうか。

そのような場合には、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、事務業務支援サービスを提供しており、業務マニュアルの作成や問い合わせ対応・データ入力・営業資料の作成など、さまざまな業務のサポートを行っています。

そのため、株式会社ニューズベースが提供している事務業務支援サービスを活用することで、現状のリソースを業務改善に割くことが可能です。

年間400案件以上の運営実績があり、これまで中小企業から大手企業・大学・官公庁まで、業界業種問わずにサービスを提供してきたため、安心して依頼いただけます。

無料見積もりを行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

まとめ

本記事では、AIを活用して業務改善に取り組む企業が増えている理由やAIで業務改善に向いている作業・AIを活用して業務改善するメリットなどについて解説しました。

人手不足やDX化の推進から、AIを活用して業務改善に取り組む企業が増えてきています。

AIを活用して業務改善することで、生産性の向上や属人化の解消に期待ができますが、AIは決して万能なツールではありません。

そのため、AIを活用して業務改善をする際には、AIを過信しすぎないようにしましょう。

また、目的を明確にして、著作権・商標権などの権利を侵害しないよう、注意が必要です。

もし、業務改善でお困りの場合には、株式会社ニューズベースにお気軽にご相談ください。