意外と知らないセミナー受付時服装とマナー

公開日:2019.09.30

 

セミナーの受付を担当する際、どんな服装を選ぶべきなのでしょうか。
スーツが正解だとわかっていても、シャツやネクタイなど、もう少し具体的に知っておきたいですよね。お客様をお迎えする仕事だからこそ、失礼にならないようにしたいものです。

そこで今回は、セミナー受付時の服装とマナーについて解説します。

 

1.まずは基本から押さえたいセミナー受付時の服装

1-1.男女ともスーツが無難

セミナー受付時の服装はスーツが基本です。男女ともにスーツであれば、どんなシーンでも基本的にお客様の失礼にあたることはありません。

ただしスーツを着る場合、男性はカラフルなシャツを避け、なるべく白地のものを選ぶのがおすすめです。ネクタイも落ち着いた印象を与える青系や紫系を選びましょう。タイピンを付けると一層落ち着いた印象になります。また、女性も黒かグレー系のスーツに白地のシャツやブラウスを選びましょう。

 

1-2.女性のスーツ以外の服装

女性はスーツ以外でも派手すぎず落ち着いた服装であればOKでしょう。ただし、襟無しの服装は基本的にNGです。スーツ以外は白ブラウス(襟あり)に黒のタイトスカート、もしくは会社の制服など、自分の個性を主張しすぎない服装を選びましょう。

 

1-3.服装以外に注意すべきポイント

服装以外にも、アクセサリーや時計など小物にも注意しましょう。特に、指先は受付をする際にお客様が一番見る箇所です。爪先はきれいに整えておきましょう。女性の方は目立ちすぎるネイルはNGです。また、腕には派手でない腕時計やブレスレットをさりげなく身に着けるのがおすすめです。女性の方は、なるべく清楚で上品なメイクを心がけましょう。

 

 

2.セミナー受付時の押さえておきたいマナーと対応

服装を整えたら、次に受付でのマナーと対応方法を理解しましょう。

 

2-1.名刺受け取り時のマナー

セミナー受付では、受付の証として名刺をいただくシーンがあります。受付では多くの場合、受付担当者から名刺をお渡しすることはありません。名刺交換ではないため、名刺盆を用意しておき盆の上にお客様の名刺をお預かりしましょう。また、受け取った後は速やかにしまい、あとから整理ができるようにまとまった場所に揃えておきましょう。

 

2-2.受付名簿を用意する

受付では来場者数の集計やご案内のために受付名簿を用意します。名簿には、事前に下記情報を記入できるように準備しましょう。

 

【受付名簿の必要事項】

・氏名
・会社名
・受付完了のチェック欄
・懇親会参加の可否
・メモ欄

 

なお、名簿には事前に申し込みリストから氏名を入力しておくと便利です。最近では便利な受付アプリを使用するケースも増えてきました。予算やセミナー内容などにあわせて、最適な受付方法を検討しましょう。

 

2-3.その他に必要なこと

その他、冬場であればコートをお預かりするクローク対応が必要です。また、立食形式のセミナーであればお荷物をお預かりする場合もあるでしょう。そのような場合は事前にクロークスペースと荷物札を用意し、荷物預かりのフローも整理しておく必要があります。

また、試供品などお渡しするものがある場合は渡すタイミングが重要です。セミナーで使用するものであれば受付時に、お土産としてお渡しする場合はセミナーの最後にお渡ししましょう。セミナーの中でお渡しするのは、セミナーの進行に影響する可能性があるためなるべく避けた方がよいです。

 

NG事項や緊急対応

セミナーでは開始時間直前に受付が混雑することがあります。混雑を避けるには受付と誘導係が連携して、来場者をなるべく分散して会場内の席へ誘導することが重要です。特に入口付近の席は早く埋まりがちになるので、最前列や真ん中の席が空席にならないよう対応しましょう。また、遅刻されてきた方へはセミナーの妨げとならないように空いた席へ速やかに誘導するか、スペースが空いていれば新たに席を用意するのがおすすめです。また、有料セミナーの場合、受付時の混雑を避けるために事前に参加費をいただいておきましょう。

 

差をつけるTPOに合わせたセミナー受付の服装

受付は来場されるお客様をおもてなしする大切な仕事です。受付の良し悪しがセミナーの満足度を左右することもあります。セミナーの内容や業界のカラーに合わせて服装を選ぶのも良いでしょう。例えば、ITベンチャー系のイベントであれば新しさを感じるカジュアルな服装が良い場合もあります。製品の紹介セミナーなら、製品のロゴをプリントしたTシャツを着用するのもおすすめです。

 

ニューズベースでは、これまでに開催された多くのイベント事例を紹介しています。こちらも参考にしてみてください。

 

 

4.まとめ

このようにセミナーでは服装やマナー、注意事項など細かな配慮が必要です。お客様に「来てよかった」と思われるセミナーにするには、細部まで気を使うようにしましょう。セミナーをもっと盛り上げたいけど、人手が足りない・・。そんな場合はプロに相談するのがおすすめです。セミナー代行会社であれば、細かい対応も全てお任せすることができます。煩雑な受付などの対応は代行会社に任せるのもよいでしょう。

 

 

参考

セミナー代行業者、依頼する際知っておくべき重要なポイントとは|newsbase,inc ブログ