展示会受付の主な業務内容とは?担当者が心がけておくべきことや効率化する方法も紹介!

展示会を開催するにあたって、受付を設置することがほとんどです。
受付は、来場者が第一印象を決める非常に重要な役割を果たしていると言えるでしょう。
そこで本記事では、展示会受付の主な業務内容や担当者が心がけておくべきこと・展示会の受付を効率化する方法について紹介します。
目次
展示会受付の主な業務内容
展示会受付の主な業務内容は、以下の通りです。
- 来場者の名前の確認
- 資料やノベルティの配布
- 次のアクションの提示
- 質問対応
順番に解説します。
来場者の名前の確認
展示会受付で最初に行う業務として、来場者の名前の確認が挙げられます。
このときの対応によって、展示会に対する来場者の第一印象が決まるといっても過言ではありません。
そのため、予約リストを確認しながらスムーズに対応し、明るくハキハキとした口調を心がけましょう。
資料やノベルティの配布
展示会では、どのような商品・サービスを展示しているのかをわかりやすく把握してもらうために、受付の段階で資料やノベルティを配布することがほとんどです。
混雑を防ぐためにも、効率よく配布することが求められます。
効率よく配布するためにも、あらかじめ資料やノベルティを整理・整頓して、来場者が受け取りやすいようにしておきましょう。
次のアクションの提示
名前の確認や資料・ノベルティの配布が完了したら、次のアクションを提示します。
具体的には、どこにどのようなブースがあるのかを説明したり、何時にセミナーが開催するのかを伝えたりしましょう。
そうすることで、来場者の迷いを解消し、注目すべきコンテンツが明確となり、満足度の向上に期待ができます。
質問対応
展示会の受付では、来場者からトイレや喫煙所の場所を聞かれたり会場周辺の情報について質問されたりすることがあります。
そのような質問にも迅速かつわかりやすく回答できるよう、事前に情報収集をしておきましょう。
展示会受付の担当者が心がけておくべきこと
展示会受付の担当者に選ばれた場合には、以下の内容を心がけましょう。
- 言葉遣い
- 服装
- 名刺の取り扱い
- 受付カウンターの整理整頓
一つずつ解説します。
言葉遣い
展示会受付の担当者に選ばれたのであれば、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
丁寧な言葉遣いをすることによって、来場者に対してプロフェッショナルなイメージを与えられます。
展示会の第一印象を左右することもあるため、日頃から練習しておくのがおすすめです。
服装
心理学の法則である「メラビアンの法則」によると、コミュニケーションを図る際に相手に影響を与える割合として最も多いのが、視覚情報(55%)であることが証明されています。
そのため、展示会受付の担当者を行うにあたって、服装も心がけたいポイントの一つです。
名刺の取り扱い
展示会受付を行うにあたって、来場者から名刺を渡される場合があります。
名刺のやり取りは、ビジネスマナーにおいての基本ですので、取り扱いには十分に注意しましょう。
最低限、以下のポイントは覚えておきましょう。
- 相手の目を見ながら基本は両手で受け取る
- 指で会社名や氏名の部分は隠さないようにする
- 受け取った名刺は指定の場所に保管する
受付カウンターの整理整頓
受付カウンターにものが散乱している状態では、来場者の第一印象を損ねてしまう可能性があります。
そうならないようにするためにも、受付カウンターには必要最低限のものだけを置くようにして、それ以外は来場者が見えない位置に保管するようにしましょう。
展示会の受付を効率化する方法
展示会の受付を効率化する方法は、以下の通りです。
- マニュアルを作成する
- 受付システムを導入する
- アウトソーシングを活用する
順番に解説します。
マニュアルを作成する
展示会の受付を効率化したいのであれば、マニュアルを作成してみましょう。
マニュアルを作成することで、属人化が起きず、業務の標準化につながります。
これにより、全体的な受付対応の品質を向上させ、正確かつスムーズな受付が可能になります。
受付システムを導入する
受付システムを導入するのもおすすめです。
受付システムとは、これまで受付担当者が行っていた業務を自動化できるシステムのことです。
メリットやデメリット・注意点を表にまとめました。
メリット | デメリット・注意点 |
・受付業務を自動化できるため、業務の効率化につながる ・1人あたりの受付にかかる時間を短縮できる ・受付担当者を配置する必要がなくなるため、コストカットになる ・来場者の管理がしやすくなり、セキュリティ対策の強化にも期待ができる |
・導入にあたってコストがかかる ・システムトラブルやエラーが生じる恐れがある ・適切な操作が行えるよう、受付担当がシステムの仕様について把握しておく必要がある |
受付システムにはメリットだけでなくデメリット・注意点もあるので、それぞれをしっかりと把握する必要があります。
また、受付システムには数多くの種類があるため、以下のポイントを比較した上で慎重に選びましょう。
- 導入実績はどれくらいあるか
- 必要な機能は備わっているか
- セキュリティ対策は万全か
- 誰でも容易に操作できるか
- サポート体制は充実しているか
- 導入コストやランニングコストはどれくらいかかるか
アウトソーシングを活用する
展示会の受付を効率化したいのであれば、アウトソーシングの活用も検討してみましょう。
アウトソーシングを活用することで、受付業務そのものを委託できるため、担当者を別の業務に割り当てることが可能です。
その結果、効率化につながります。
アウトソーシングのスタッフは受付業務におけるプロのため、業務クオリティの向上にも期待ができます。
アウトソーシング会社は数多くあるので、以下のポイントを比較した上で慎重に選びましょう。
- これまでの実績は豊富にあるか
- どこまでの業務を依頼できるか
- サポート体制は充実しているか
- 担当者とのスムーズなコミュニケーションは可能か
- 依頼するにあたって費用はどれくらいかかるか
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まとめ
本記事では、展示会受付の主な業務内容や担当者が心がけておくべきこと・展示会の受付を効率化する方法について紹介しました。
展示会受付の主な業務内容として、来場者の名前の確認や次のアクションの提示・質問対応などが挙げられます。
展示会受付の担当者に選ばれた際には、言葉遣いや服装・名刺の取り扱いなどに十分に注意しましょう。
展示会の受付を効率化したいのであれば、マニュアルを作成したり受付システムを導入したりするのがおすすめです。
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