「自社製品のPRの場所となるセミナーイベントを成功させたい」

しかし、研修やセミナー初心者では進行がスムーズにいかなかったり、計画通りにいかなかったりして失敗してしまうことも見受けられます。

今回の記事では、セミナー初心者の方でもセミナーが円滑に進行できるセミナー進行表のテンプレート(タイムテーブル・アナウンス)や、プロが実際に使っているおすすめのテンプレートを紹介します。

 

 

1.セミナー進行表作成のポイント

ポイントを決める

セミナーの目的やゴールに応じて、セミナーの日時・場所・参加者・議題の順序(時間配分を含む)・配布資料に至るまで、セミナーに関わるポイントを細分化して決めていくことで、テンプレートの大まかな枠組みを構築することができます。

時間配分はゆとりをもって作成

当日イベントが予定通りに進むとは限りません。
そのため、セミナーの進行表を作成する段階では、時間が押した場合も想定して時間配分はゆとりを持って作成することがおすすめです。

会場の動線や配置を確認する

セミナーを滞りなくスムーズに運営するためには、会場の動線や設備等の配置を事前に確認しておくことが進行表作成の精度を高めることに繋がります。参加者の入退場や司会・登壇者の経路はもちろん、スタッフの最適な配置や備品・機材のセッティングに至るまで、一つ一つの動作がスムーズに行えることがセミナーの進行には必要不可欠になります。

進行表の作成時に気をつけること

セミナーの内容がどれだけ良くても進行表の質が高くなければ、参加者にセミナーの内容が伝わりにくくなります。そのため、進行表の作成は、セミナーを滞りなくスムーズに運営するためにとても重要なことです。

 

進行表の作成時に気を付けることは以下のことです。

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伝える内容を明確にする

セミナーの参加者に伝えたい内容は明確にすることが重要です。なぜなら、内容を明確にすることで、セミナーの参加者のニーズに応えやすくなるからです。セミナーで知れる内容が一つだけだと、参加者は一つのことについて説明を聞けるため、説明が頭に入りやすくなります。そのため、セミナーで伝える内容を明確にすることが重要です。

 

一人ではなく複数人で作成する

進行表は複数人で作成しましょう。進行表を一人で作成する場合と複数人で作成する場合で、情報量に大きな差が発生します。情報が多いほど厳選した良い情報をセミナーで伝えることができます。また、複数人で作成することでミスを防げます。そのため、進行表は複数人で作成するようにしましょう。

 

唯一無二の内容を作成する

他社にはない内容で作成することで参加者のニーズに応えやすくなります。セミナーの参加者は、そのセミナーでしか知れない情報を学びに来ています。しかし、他社のセミナーと同じような内容だった場合、参加者のニーズには答えられません。そのため、進行表の作成する際、唯一無二の内容を作成することがとても重要になります。

 

 

2.セミナー進行表テンプレート(タイムテーブル)

セミナーをスムーズに進行させる上で、事前にタイムテーブルのテンプレートを作成しておく必要があります。

 

13:00 ｜スタッフ：機材セッティング、受付準備、配布物準備

14:00 ｜進行者：会場入り打ち合わせ・スタンバイ/スタッフ：リハーサル・機材チェック

14:30-15:00 ｜スタッフ：受付(会場への誘導)

15:00 ｜進行者：開会の挨拶

15:10 ｜進行者：セミナー内容

16:00 ｜進行者：休憩、スタッフ：休憩対応

16:05 ｜進行者：セミナー内容②

16:45 ｜進行者：質疑応答・閉会の挨拶

17:00 ｜スタッフ：閉場、お見送り、片付け

18:00 ｜全員：完全撤退

 

 

3.セミナー進行表テンプレート(会場アナウンス)

開会前のアナウンス

開会前のアナウンスの際には、セミナーが滞りなく進行するように注意してほしいことやお手洗いの場所、緊急時の避難方法などをアナウンスします。この際に、強制するような強い言葉ではなく、優しい言葉で伝えるようにしましょう。

 

［例文］

本日はお忙しい中お集まりいただき、誠にありがとうございます。

セミナーが始まりましたらお足元が暗くなりますので注意してください。また会場内では飲食・喫煙は禁止となっております。

緊急時の際は落ち着いてアナウンスに従い、○○の方向へ避難してください。

 

開会の挨拶

始まりの挨拶の際には、「第一印象の良さ」や「参加者へのお礼＋自己紹介」といった流れを意識して挨拶文を考えるようにしましょう。

 

［例文］

本日はお忙しい中お集まりいただき誠にありがとうございます。

本日司会を務めさせていただきます〇〇と申します。

 

会場の案内・注意事項

会場の案内や注意事項に関するアナウンスも進行の重要な役目になります。
会場の使い方に関してトラブルが生じないように、事前に参加者に対して伝えることがポイントです。

 

［例文］

まもなくセミナーが開会となりますが、お足元が暗くなるのでご注意ください。

会場内には非常口が○つございますので、必ずご確認ください。また会場内では飲食・喫煙は禁止となっております。大変お手数ですが、

 

セミナーの概要説明

参加者にセミナーの内容が伝わりやすくするため、セミナーを行う内容について簡単に説明します。

 

［例文］

本日はお忙しい中お集まりいただき誠にありがとうございます。

今回のセミナー内容は○○です。

質問等がありましたら質疑応答のタイミングでお願いします。

 

登壇者紹介

セミナーの概要説明の後は、登壇者の紹介をしましょう。この際に、登壇者のプロフィールを簡単に紹介しましょう。

 

［例文］

今回のセミナーで登壇する方は○○さんです。

○○さんは、○年に○○大学卒業後~

 

休憩時間の案内

休憩時間のアナウンスを行う際は、参加者が戸惑わないように休憩時間や再開時間に関して事前にしっかりと伝えておきましょう。

 

［例文］

本セミナーは○構成となっており、○部がスタートするまでに休憩時間が〇分ございます。

再開時間は〇〇分からとなっておりますので、それまでに御着席ください。

 

質疑応答

質疑応答のアナウンスを行う際は、時間を気にしながら行うようにしましょう。質問をしたい参加者が多い場合は、良いタイミングで「お時間になりました」などと言い、質疑応答を終わりましょう。

 

［例文］

質疑応答の時間になりました。質疑応答がある方はいらっしゃいますか。

お時間になりました。次の質問で質疑応答を終了いたします。

 

閉会の挨拶

閉会の挨拶は、参加者や講演者に対して謝意を表す内容を盛り込み、アンケートを書いてもらう場合は、提出を促す言葉を入れることも忘れないようにしましょう。

 

［例文］

本日はお忙しい中、〇〇セミナーにご参加くださり誠にありがとうございます。

長時間にわたってご清聴、貴重なご意見をお寄せ頂き心より感謝申し上げます。

これにて〇〇セミナーを終了致します。皆様お気をつけてお帰り下さいませ。

 

4.セミナー進行表作成のオススメツール

セミナーの業種や内容、規模に応じて進行表も変わってきます。

簡易的な進行表(タイムスケジュール)テンプレートや、キューシートであれば「進行表さん」という会員登録不要のシステムを使って簡単に作成することが可能です。

進行表さんを使えば、進行表の他にも自動計算や地図準備も自動で作成できるため、多岐にわたるセミナー業務を簡略化させることができます。

ただし、セミナーの規模や内容によっては、準備にかかる工数や進行の仕方、リスクヘッジなどが違ってきますので、イベントのプロデュースやプランニングを専門に扱うプロ(専門業者)に相談することをおすすめします。

 

 

5.進行表の作成をアウトソースしてみるのはいかがでしょうか

今回の記事ではセミナーの進行に関する一例を挙げましたが、セミナーの内容や業種、規模によってタイムテーブルやアナウンスはそれぞれ異なってきます。そのため、セミナーごとにオーダーメイドで合わせる必要があり、プロの専門会社に相談することも一つの手段になります。

弊社では、これまでに開催された企業様の成功事例を多く取り揃えておりますので、参考にしてみてください。

 

 

セミナーだけでなく、イベント全般に関する詳細な内容について知りたい担当者の方は是非弊社までお気軽に問い合わせ下さい。